DocuWare - abas-Schnittstelle im Purchase-to-Pay-Prozess
Go digital!
DocuWare DMS & abas ERP
im Purchase-to-Pay-Prozess
Effiziente Prozesse sind das Rückgrat moderner Unternehmen – besonders im Einkauf und in der Rechnungsverarbeitung. Entlang der gesamten Vorgangskette, von der Bedarfsmeldung bis zur endgültigen Zahlung, schaffen wir mit unserer DocuWare-DMS-Schnittstelle zu abas ERP Ordnung, Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit in Ihren Purchase-to-Pay-Prozess.
DocuWare DMS & abas ERP – nahtlos integriert
Als erfahrener Partner und vielen erfolgreich abgeschlossenen DMS/abas ERP-Projekten analysieren wir genau jeden einzelnen Schritt, identifizieren relevante KPIs, sprechen Handlungsempfehlungen aus und implementieren im einfachsten Fall unsere Best Practices Lösungen. Hier verfügen wir zwischenzeitlich über eine Vielzahl erprobter Lösungswege und Prozessmuster, die wir an Ihre jeweiligen Kundenbedürfnisse und individuellen Strukturen anpassen können.
Das Ergebnis: effizientere Abläufe, weniger manuelle Aufgaben, schnellere Freigaben, bessere Steuerung des Cashflows und geringere Kosten.
- Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
- Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf u.v.m.
- Übernahme / Import ihrer durch Sie bereitgestellten Archivdaten

Vorteile
- Alle digitalisierten Belege in abas
- DocuWare Funktionen in abas
- Datenübernahme aus DMS-Altsystem

Was ist der Purchase-to-Pay-Prozess?
Der Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess umfasst alle Schritte vom ersten Bedarf bis zur Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen. Ein digitalisierter P2P-Ablauf vermeidet Medienbrüche, verbindet unternehmensweit Abteilungen, beschleunigt Freigaben und reduziert Fehler.
Die fünf zentralen Schritte:

- Bedarfsanforderung & Genehmigung
Interne Anfragen für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen werden digital gestellt. Die Genehmigung erfolgt durch autorisierte Personen – je nach Unternehmensstruktur auch über automatisierte Workflows. - Lieferantenauswahl & Bestellung
Die Bestellung wird im abas ERP-System mit Mengen, Preisen und Lieferbedingungen erfasst und automatisch archiviert. - Waren- oder Dienstleistungseingang
Der Wareneingang wird dokumentiert und mit Bestellung abgeglichen. - Rechnungsabgleich & Freigabe
DocuWare prüft automatisiert Übereinstimmungen (3-Wege-Abgleich). - Zahlung & Archivierung
Nach Freigabe erfolgt die Zahlung – alle Belege sind revisionssicher archiviert.
Wichtige KPIs zur Prozessoptierung
Mit Hilfe unserer Schnittstelle können Sie nicht nur Abläufe digitalisieren, sondern auch datenbasiert verbessern. Folgende Kennzahlen (KPIs) lassen sich direkt über DocuWare und abas auswerten:
- Durchlaufzeit von Bestellungen: Zeitspanne von der Genehmigung der Bedarfsmeldung bis zur Erstellung und Versendung der Bestellung. Lange Durchlaufzeiten verzögern die Lieferung und können Geschäftsprozesse behindern.
- Bearbeitungszeit und Genauigkeit bei Eingangsrechnungen: Wie lange dauert es von Rechnungseingang bis zur Freigabe? Wie häufig gibt es Fehler oder Abweichungen zu Bestellung/Lieferung? Verzögerungen und Fehler erhöhen das Risiko von Mahnungen und Zusatzkosten.
- Quote automatisch geprüfter Rechnungen: Je höher der Anteil automatisch übereinstimmender Rechnungen (z. B. durch digitalen 3-Wege-Abgleich), desto effizienter ist der P2P-Prozess.
- Lieferantenperformance (Termintreue, Qualität): Lieferzeit = Zeit zwischen Bestellung und Lieferung. Ergänzt durch: Termintreue, Qualität, Rückmeldungen. Diese KPIs helfen bei der Lieferantenauswahl und -bewertung.
Mit diesen Kennzahlen lassen sich schnell Handlungsfelder identifizieren, Ressourcen planen und fundierte Entscheidungen treffen.

„Unsere Kunden arbeiten mit abas ERP – und haben oft klare Strukturen, aber fehlende Verbindung zwischen den Belegen. Mit der passenden DocuWare-Integration entsteht daraus ein durchgängiger digitaler Prozess.
Und genau den setzen wir gemeinsam um – Schritt für Schritt, bis alles reibungslos #LÄUFT.“Patricia Kofler, Senior Account Managerin
Wie funktioniert die Integration – Best Practices

Unsere Schnittstelle verbindet das Dokumentenmanagementsystem DocuWare mit dem ERP-System abas und bildet dabei die gesamte Vorgangskette ab:
- Belegverknüpfung: Bestellung, Lieferschein und Rechnung sind intelligent miteinander verknüpft.
- Standardisierte Workflows: mit klaren Genehmigungshierarchien
- Positionsgenaue Datenanzeige: Such- und Filtermöglichkeiten bis auf Positionsebene.
- Automatische Archivierung: ERP-Daten und Belege werden medienbruchfrei übernommen.
- Direkte Anzeige: DocuWare-Dokumente sind direkt aus abas aufrufbar.
Sie möchten mehr über die Integration von DocuWare DMS und abas ERP erfahren? Ausführliche und detaillierte Informationen haben wir Ihnen in den nachfolgenden Beiträgen zusammengestellt. Selbstverständlich zeigen wir Ihnen die Lösung auch direkt im Einsatz – sprechen Sie uns gerne an.
Digital. Durchdacht. DocuWare & abas
So funktioniert die smarte Schnittstelle zwischen DocuWare & abas ERP – voll integriert, effizient und nachvollziehbar.
-
Wenn ERP und DMS verschmelzen: So automatisieren wir die abas-Vorgangskette
Juli 2025
Im Interview: Wie unsere Senior Account Managerin Patricia gemeinsam mit dem Digitalisierungsteam von TANTZKY die Vorgangsketten bei Kunden mit abas ERP optimiert – durch unsere clevere Schnittstelle verbinden wir DocuWare mit abas, die Prozesse werden automatisiert, Abläufe vereinfacht und Dokumente intelligent verknüpft.
Zuhören, verstehen und genau die Lösung bauen, die wirklich hilft – so geht Digitalisierung mit Praxisbezug.
-
DocuWare DMS & abas ERP - Perfect Match!
Karlsruhe | Februar 2025
Im Interview mit Markus Beck: Markus spricht über unsere Erfahrungen, Vorteile, moderenen Arbeitsweisen und erklärt wie die DocuWare DMS & abas ERP-Integrationen funktioniert.
Erfahren Sie alles zur nahtlosen, intelligenten Dokumentenverwaltung direkt im abas ERP-System. Nutzer profitieren von einer vollständigen Einbindung des DMS ohne Medienbrüche.
-
Karl Hess GmbH & Co. KG digitalisiert mit DocuWare & abas ERP
November 2024
Direkte Schnittstelle in abas ERP-System, digitale Workflowautomatisierung und Prozessoptimierung in folgenden Unternehmensbereichen:
- Buchhaltung
- Einkauf
- Vertrieb Projektmanangement
- Personalmanagement
- Geschäftsleitung
„Die Volltextsuche über alle in DocuWare archivierten
Dokumente nach beliebigen Schlagworten ist ein absoluter Mehrgewinn für das ganze Unternehmens.“ -
abas ERP & DocuWare DMS
Karlsruhe | März 2024
Perfect Match – nahtlose Integration von DocuWare Dokumenten-Management in abas ERP:
- alle Dokumente und Belege auf einen Klick
- Zugriff innerhalb der abas ERP-Oberfläche
- Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
- Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf u.v.m.
- Übernahme / Import Ihrer durch Sie bereitgestellten Archivdaten
Einblicke aus der Praxis:
"Was, wenn sich Ihre Rechnung selbst freigibt?"
Automatisierter 3-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung mit DocuWare DMS & abas ERP – so funktioniert moderne Rechnungsverarbeitung in der Praxis.
01: Bestellung im Einkauf
Die Einkaufsabteilung erstellt eine Bestellung in abas ERP. Diese wird anschließend automatisch in DocuWare archiviert, inklusive aller relevanten Daten:
- Lieferant
- Bestellnummer
- Artikelnummer
- Artikelbezeichnung
- Menge und Einheit (z. B. Stück / Kilogramm)
- Preis und Konditionen
Alle Bestelldaten werden an DocuWare übergeben und stehen dort tabellarisch zur Verfügung.

02: Wareneingang
Sobald die Ware eintrifft, wird der Lieferschein erfasst und ebenfalls in DocuWare archiviert. Auch handschriftliche Angaben auf Papierdokumenten werden per OCR-Technologie ausgelesen und indexiert. Dabei werden erneut folgende Daten erkannt:
- Lieferant
- Bestellnummer
- Artikelnummer
- Bezeichnung
- Menge und Einheit

03: Automatischer Abgleich & Workflow
Sobald alle Belege vorhanden sind, startet im Hintergrund ein DocuWare-Workflow, der automatisch folgende Prüfschritte durchführt:
- Stimmen die gelieferten Mengen mit den bestellten Positionen überein?
- Gibt es bereits eine zugehörige Eingangsrechnung zur Bestellung?
Sind alle Angaben zwischen Bestellung und Lieferschein konsistent, wird bei Eintreffen der Rechnung der Abgleich automatisiert durchgeführt. Stimmen auch hier die Positionsdaten, wird:
- die Rechnung freigegeben,
- ein qualifizierter Buchungsvorschlag erzeugt
- und dieser an abas ERP übergeben.
Gleichzeitig werden die Statusinformationen in beiden Systemen aktualisiert – in DocuWare und im abas ERP.

Was passiert bei Abweichungen?
Sollten Unstimmigkeiten festgestellt werden – etwa abweichende Mengen, falsche Artikelnummern oder ein fehlender Beleg – greift der definierte Prüfprozess:
- Der DocuWare-Workflow erkennt die Abweichung automatisch.
- Zuständige Stellen, z. B. die Buchhaltung oder der Einkauf, werden zielgerichtet benachrichtigt.
- Die Klärung erfolgt innerhalb des digitalen Workflows – vollständig dokumentiert und nachvollziehbar.
Fazit: Durch diese automatisierte Vorgehensweise wird der gesamte Rechnungsprozess schneller, sicherer und nachvollziehbarer – und spart dabei eine erhebliche Menge manuellen Prüfaufwands.

TANTZKY:
Ihr Digitalisierungs-Partner für durchdachte ERP-Integration
TANTZKY liefert mehr als nur Technik. Als erfahrener Integrationspartner entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die Prozesse vereinfachen und echten Mehrwert schaffen.
Sie möchten Ihre P2P-Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten?
Termin vereinbaren & Live reinfühlen
Der schnellste und einfachste Weg um ein Gefühl für das perfekte Zusammenspiel beider Anwendung zu bekommen, ist eine Live-Präsentation. Hier zeigen wir genau wie die DocuWare DMS & abas ERP-Integration funktioniert.
Sie sind interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom
Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom.
Vorbeikommen und Ausprobieren.
Weiterlesen … DocuWare - abas-Schnittstelle im Purchase-to-Pay-Prozess
- Aufrufe: 711