E-Mail-Archivierung
Go digital!
Elektronische Archivierung in MS Outlook
Seit der Einführung der GoBD verpflichtet der Gesetzgeber alle Unternehmen zu einer lückenlosen Belegbarkeit der Geschäftsvorgänge. Das bedeutet alle relevanten elektronische Belege müssen im Originalformat archiviert werden.
Für unseren Kunden haben wir eine elektronische, GOBD-konforme Archivierung aller relevanten E-Mails mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems umgesetzt. Des Weiteren nutzen alle Mitarbeiter begeistert die vielen Vorteile der elektronischen E-Mail Archivierung.
Effiziente GoBD-konforme E-Mail Ablage
Im gewählten Kundenbeispiel haben unsere Spezialisten rund um die Managed Document Services das Dokumenten-Management-System DocuWare für alle Mitarbeiter direkt in MS Outlook integriert.
Per Mausklick in MS Outlook können die Mitarbeiter entscheiden, welche E-Mails direkt revisionssicher erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.
Zusätzlich lässt sich z.B. das Team Finanzen / Buchhaltung mit automatisierten Workflows beim elektronischen Rechnungseingang unterstützen. Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch in das digitale Dokumenten-Archiv gespeichert und verschlagwortet.
Alle Mitarbeiter arbeiten wesentlich effizienter. Das spart natürlich Zeit und Geld!
Vorteile E-Mail Archivierung
- GoBD-konforme E-Mail Archivierung
- zentrale Speicherung
- Zuordnung zu Geschäftsvorgängen / Projekten
- Erhöhte Auskunftsfähigkeit und Transparenz
- Zugriff von überall
- Automatische Workflows
- digitales Backup
- Schutz vor Informationsverlust
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Dokumenten-Management in MS Outlook
DocuWare fügt sich mit einem eigenen Menüband und nahtlos in die gewohnte Outlook-Arbeitsumgebung ein.
Um eine E-Mail zu archivieren, markieren die Mitarbeiter unseres Kunden diese und klicken im Menüband auf Ablegen. Sie haben die Wahl, ob bei einer E-Mail mit Anhang nur der Anhang archiviert wird oder ob Anhang und E-Mail abgelegt werden.
Wird beides gespeichert, kann zudem festgelegt werden, ob sich zuerst der Anhang oder die E-Mail im Dokumenten-Management-System öffnet. E-Mails können in allen gängigen Formaten abgelegt werden: MSG (Outlook), DOC (Word), RTF, PDF und PDF/A (Langzeit-Archivierungsformat gemäß ISO-Norm).
Alle Anhänge werden in ihrem jeweiligen Originalformat archiviert.
Ablage per Mausklick – für ein- und ausgehende E-Mails
Eine Nachricht informiert Sie über die erfolgreiche Archivierung. Sie können die E-Mails auch in einem DMS-Briefkorb speichern, um sie dort zu sammeln und alle zusammen im Archiv abzulegen.
Oder Sie heften E-Mails zu einem DMS-Dokument zusammen. Auch kann die Software die E-Mails in einem Briefkorb automatisch Ordnungskriterien zuweisen. Mit dem Button Senden und Ablegen können Sie Ihre E-Mails gleichzeitig verschicken und archivieren. Das gilt für neue E-Mails genauso wie für das Beantworten und Weiterleiten von empfangenen E-Mails.
Besonders praktisch: Die Schaltfläche lässt sich in die Schnellzugriffsleiste von MS Outlook integrieren.
Index-Daten
Automatische Verschlagwortung war für unseren Kunden sehr wichtig:
- Automatische Indexierung
- Intelligente Verschlagwortung
- Maschinelles Lernen
- Indexkorrekturen
Intelligenter E-Mail-Import mit Infodaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus dem kundenspezifischen ERP können elektronisch indexiert werden.
Volltext-Suche
Wichtige Suchansichten sind direkt in MS Outlook eingebettet, so dass Sie Ihren E-Mail-Client nicht verlassen müssen, um zu recherchieren. Die Ergebnisse werden direkt angezeigt.
Alle Informationen aus den digitalisierten Dokumenten können schnell und übergreifend durchsucht werden.
In der Volltextsuche können alle relevanten Inhalte abgefragt werden. Das passende Dokument wird aufgerufen und die relevanten Information farblich markiert.
Gesetzliche Vorgaben wie z.B. Ao / HGB oder GoBD
Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.B. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher "vor einer Abänderung geschützt".
Die GoBD (Abkürzung: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen.
Papierbelege können digital archiviert, also ersetzende Scans sind ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.
Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.
Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften.
Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen.
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