Viele Unternehmen investieren konsequent in Digitalisierung. In diesem Zuge werden interne Arbeitsabläufe analysiert, optimiert und neu strukturiert. Besonders in historisch gewachsenen Prozessen zwischen E-Mail, Papier, ERP-Systemen, Excel und Archivlösungen zeigen sich Medienbrüche, die bislang als selbstverständlich galten.

Die Einführung moderner ERP- und Softwarelösungen eröffnet neue Möglichkeiten – entscheidend ist jedoch, diese Systeme durchgängig miteinander zu verbinden und Medienbruch im Unternehmen konsequent zu vermeiden.

Am Ende dieses Artikels finden Sie eine kompakte Checkliste zur Selbstanalyse – mit der Sie schnell erkennen, ob in Ihren Prozessen vermeidbare Medienbrüche bestehen.

Durchgängige Prozesse entstehen nicht automatisch durch neue Software. Erst wenn Informationen ohne manuelle Systemwechsel verarbeitet werden, entfalten digitale Lösungen ihr volles Potenzial.

Medienbruch im Unternehmen zu vermeiden bedeutet daher, Abläufe ganzheitlich zu betrachten – vom Dokumenteneingang über Freigabeprozesse bis zur Integration ins ERP-System. Wo Schnittstellen intelligent verbunden sind, entstehen Transparenz, Geschwindigkeit und messbare Effizienzgewinne.

Gemeinsam digital erfolgreich

Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Geschäftsprozesses zwischen unterschiedlichen Systemen oder Formaten manuell übertragen werden müssen. Das betrifft nicht nur den Wechsel von Papier zu digital. Auch der Übergang zwischen nicht integrierten Softwarelösungen – etwa zwischen Dokumentenmanagementsystem und ERP – stellt einen Medienbruch dar, wenn Daten erneut erfasst oder separat weitergeleitet werden müssen.

Jeder manuelle Systemwechsel unterbricht den digitalen Informationsfluss, erhöht den Bearbeitungsaufwand und steigert das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen im Prozess.

Medienbrüche entstehen selten spektakulär – sie entstehen im Alltag. Besonders deutlich werden sie in administrativen Prozessen wie z.B. dem Rechnungseingang, in der Buchhaltung oder bei internen Freigabeworkflows.

Ein weit verbreitetes Beispiel ist die Nutzung von Explorer-Ordnerstrukturen als vermeintliches „Digitalarchiv“. Dokumente werden manuell in verschachtelten Ordnern abgelegt – etwa nach Jahr, Lieferant, Projekt oder Kostenstelle. Was zunächst strukturiert wirkt, führt in der Praxis häufig zu:

• uneinheitlichen Ablagestrukturen
• doppelten oder mehrfach gespeicherten Dateien
• Versionskonflikten
• eingeschränkter Suchbarkeit
• fehlender Revisionssicherheit

Zudem besteht keine direkte Verknüpfung zu ERP-Systemen oder digitalen Workflows. Dokumente müssen manuell gesucht, geöffnet und relevante Informationen separat übertragen werden.

Eine Ordnerstruktur ersetzt keine Prozesslogik. Wo Dokumente lediglich abgelegt, aber nicht systemgestützt verarbeitet werden, entsteht ein digitaler Medienbruch.

Bedarfsmeldungen, Budgetfreigaben oder Investitionsanträge laufen häufig über E-Mail oder Excel-Listen. Mehrstufige Genehmigungen erfolgen per Weiterleitung oder Zuruf, bevor Bestellungen schließlich manuell im ERP-System erfasst werden. Typischer Ablauf mit Medienbruch:

Bedarfsmeldung per E-Mail → Budgetprüfung in Excel → mehrstufige Freigabe per Mail → manuelle ERP-Erfassung → Ablage im Explorer-Ordner.

Zwischen E-Mail, Excel, Dateiablage und ERP entstehen mehrere Systemwechsel – mit zusätzlichem Abstimmungsaufwand und fehlender Transparenz.

Eine Eingangsrechnung trifft per E-Mail ein, wird ausgedruckt, geprüft und anschließend manuell im ERP-System erfasst. Die Freigabe erfolgt per separater E-Mail oder telefonisch, bevor das Dokument im Archiv abgelegt wird. Zwischen E-Mail, Papier, ERP und Archiv entstehen mehrere Systemwechsel – jeder einzelne ein Medienbruch.

Rechnungsdaten werden aus PDFs manuell übertragen. Zahlungsinformationen werden separat geprüft. Rückfragen erfolgen per Mail, ohne dass der Status zentral dokumentiert ist. Das Ergebnis: zusätzlicher Abstimmungsaufwand, fehlende Transparenz und verlängerte Durchlaufzeiten.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist vorhanden, das ERP-System ebenfalls – doch ohne saubere Schnittstelle müssen Daten doppelt gepflegt werden. Dokumente werden digital archiviert, aber Buchungsinformationen erneut eingegeben. Der Prozess wirkt digital, ist aber nicht durchgängig.

Zur Übersicht werden Excel-Tabellen geführt, um den Status von Rechnungen oder Freigaben nachzuhalten. Diese Listen existieren parallel zum eigentlichen System – ein zusätzlicher Medienwechsel, der Fehlerquellen und Pflegeaufwand erhöht.

Medienbrüche wirken im Alltag oft geringfügig. Doch ihre wirtschaftliche Wirkung zeigt sich erst bei genauer Betrachtung. Nehmen wir ein mittelständisches Unternehmen mit rund 150 Bestellanforderungen oder Investitionsanträge pro Monat.

In vielen Unternehmen laufen Bedarfsmeldungen, Budgetfreigaben oder Investitionsanträge noch über E-Mail, Excel-Listen oder informelle Abstimmungen. Mehrstufige Genehmigungen erfolgen per Weiterleitung oder Zuruf, bevor Bestellungen schließlich manuell im ERP-System erfasst werden.

Typischer Ablauf mit Medienbruch:

 Bedarfsmeldung per E-Mail → Budgetprüfung per Excel → mehrstufige Freigabe per Mail → manuelle Erfassung im ERP → Rückfragen → separate Ablage.
Jeder dieser Schritte erzeugt Abstimmungsaufwand und Systemwechsel.

Ablauf mit Medienbruch:

Bedarfsmeldung per E-Mail → Budgetprüfung per Excel → mehrstufige Freigabe per Mail → manuelle Erfassung im ERP → Rückfragen → separate Ablage.
Jeder dieser Schritte erzeugt Abstimmungsaufwand und Systemwechsel – pro Vorgang:

+ 5 Minuten Abstimmung zu Budget oder Zuständigkeit
+ 5 Minuten Rückfragen im Genehmigungsprozess
+ 5 Minuten doppelte Datenerfassung im ERP

150 Vorgänge × 15 Minuten =  2.250 Minuten = 37,5 Stunden pro Monat
Das entspricht nahezu einer vollen Arbeitswoche – jeden Monat.

Bei einem internen Stundensatz von 45 € ergeben sich:
37,5 Stunden × 45 € = 1.687 € pro Monat = 20.250 € pro Jahr
Und das betrifft ausschließlich den direkten Mehraufwand durch Medienbruch.

• verzögerte Investitionsentscheidungen
• fehlende Transparenz über Budgets
• unklare Genehmigungsstände
• doppelte oder fehlerhafte Erfassungen
• erschwerte Nachvollziehbarkeit bei internen oder externen Prüfungen

Medienbruch im Bestell- und Investitionsprozess beeinflusst damit nicht nur operative Abläufe, sondern auch strategische Steuerung und Planung.

Gerade im Zuge einer Digitalisierungsstrategie ist jetzt der richtige Zeitpunkt, bestehende Medienbrüche konsequent zu beseitigen.

Wenn Prozesse ohnehin überprüft, ERP-Systeme modernisiert oder neue Softwarelösungen eingeführt werden, sollte die Durchgängigkeit der Abläufe von Anfang an mitgedacht werden. Wer Medienbruch gezielt eliminiert, schafft nicht nur effizientere Prozesse, sondern legt die Grundlage für Transparenz, Geschwindigkeit und nachhaltige Skalierbarkeit.

Aus unserer Erfahrung in zahlreichen Digitalisierungsprojekten wissen wir: Entscheidend ist nicht allein die Auswahl der richtigen Software, sondern die saubere Analyse und Gestaltung der Prozesse dahinter. Genau hier begleiten wir Unternehmen – von der strukturierten Prozessaufnahme über die Integration von DMS- und ERP-Systemen bis hin zur nachhaltigen Umsetzung im laufenden Betrieb.

Digitalisierung gelingt dann, wenn Technologie, Workflow und Organisation sinnvoll zusammenspielen – und niemand mit der Komplexität allein bleibt.

Ein gescanntes Dokument ist ein wichtiger erster Schritt in Richtung Digitalisierung. Es ersetzt Papier, vereinfacht die Ablage und schafft Transparenz im Zugriff.

Sein volles Potenzial entfaltet ein digitales Dokument jedoch erst dann, wenn es Bestandteil eines durchgängigen Prozesses wird. Werden Daten automatisiert erfasst, strukturierte Workflows gesteuert und Informationen nahtlos ins ERP-System integriert, entsteht echte digitale Effizienz.

Digitalisierung bedeutet daher nicht nur, Dokumente zu digitalisieren – sondern Abläufe intelligent zu verbinden. Genau hier wird aus einem digitalen Dokument ein wirtschaftlicher Mehrwert.

Durchgängige Prozesse entstehen, wenn Dokumente, Workflows und ERP-Systeme intelligent miteinander verzahnt sind. Ziel ist es, Informationen nur einmal zu erfassen – und systemgestützt weiterzuverarbeiten.

Am Beispiel des Bestell- und Genehmigungsprozesses bedeutet das: Ein medienbruchfreier Bestell- und Freigabeprozess beginnt strukturiert – und endet integriert. Statt E-Mail, Excel und manueller ERP-Erfassung wird der gesamte Ablauf systemgestützt gesteuert und transparent abgebildet.

Mitarbeitende erfassen Bestellanforderungen oder Investitionsanträge zentral im System. Pflichtfelder stellen sicher, dass alle relevanten Informationen – etwa Kostenstelle, Budgetbezug oder Lieferant – vollständig vorliegen.

Unvollständige Anträge und Rückfragen werden dadurch deutlich reduziert.

Budgets werden direkt systemseitig geprüft. Der aktuelle Budgetstand ist jederzeit einsehbar. Manuelle Excel-Abgleiche oder separate Budgetlisten entfallen vollständig.

Genehmigungen erfolgen rollenbasiert nach klar definierten Regeln. Mehrstufige Freigaben – beispielsweise durch Abteilungsleitung und Geschäftsführung – werden automatisch gesteuert. Eskalationen bei Fristüberschreitungen erfolgen systemseitig. Der Status eines Vorgangs ist jederzeit transparent einsehbar.

Nach erfolgter Freigabe werden alle relevanten Daten automatisch ins ERP-System übertragen. Doppelte Datenerfassung entfällt. Medienbrüche zwischen Workflow und ERP werden vollständig vermieden.

Alle Dokumente und Genehmigungsschritte sind nachvollziehbar dokumentiert. Prüfungen, Budgetkontrollen oder interne Abstimmungen können jederzeit auf eine konsistente Datenbasis zugreifen.

Durchgängige Prozesse im Bestell- und Investitionsprozess führen zu:

• Reduzierung von Abstimmungsaufwand
• klaren Verantwortlichkeiten
• Echtzeit-Transparenz über Budgets
• schnelleren Entscheidungsprozessen
• Vermeidung von Doppelerfassungen

Medienbruch wird nicht nur reduziert – er wird strukturell ausgeschlossen.

Unternehmen, die Prozesse konsequent ohne Medienbruch gestalten, profitieren doppelt: operativ durch Effizienzgewinne und strategisch durch bessere Steuerbarkeit.

• Transparente Workflows ermöglichen belastbare Kennzahlen.
• Klare Prozesse schaffen Vertretungssicherheit.
• Nahtlose Integration verbessert Liquiditätsplanung und Entscheidungsqualität.

Digitalisierung wird so vom IT-Projekt zur unternehmerischen Steuerungsgröße.

Medienbrüche sind kein Schicksal gewachsener Strukturen. Sie sind eine Gestaltungsaufgabe.

Wer im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie Prozesse ganzheitlich betrachtet, ERP- und DMS-Systeme integriert und Workflows sauber definiert, schafft nachhaltige Effizienz – und entlastet gleichzeitig die Organisation.

Nutzen Sie unsere Checkliste, um Ihre Abläufe systematisch auf Medienbrüche zu prüfen – oder sprechen Sie mit uns über eine strukturierte Prozessanalyse.

In vielen Unternehmen werden Medienbrüche erst sichtbar, wenn Abläufe systematisch analysiert werden. Wir begleiten Sie dabei – von der strukturierten Prozessaufnahme über die Integration Ihrer Systeme bis zur nachhaltigen Umsetzung im laufenden Betrieb.

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welches Potenzial in Ihren Dokumenten- und ERP-Prozessen steckt.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Die integrierte KI in DocuWare ermöglicht es Unternehmen, Dokumente automatisch zu erkennen, Inhalte zu verstehen und strukturiert weiterzuverarbeiten. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Projektunterlagen werden nicht nur archiviert – sie werden aktiv in Geschäftsprozesse eingebunden. Unabhängig von der Branche, DocuWare KI erkennt unter anderem: Dokumenttypen, relevante Inhalte wie Beträge, Laufzeiten oder Projektnummern, Zusammenhänge zwischen Dokumenten, Auslöser für Workflows u.v.m. So entsteht aus einem eingehenden Dokument ein automatisierter, nachvollziehbarer Prozess.

KI allein ist kein Digitalisierungskonzept. Erst in Verbindung mit klaren Workflows, Systemintegration und einer strukturierten Plattform entsteht echter Mehrwert. DocuWare fungiert als zentrale Dokumenten- und Prozessplattform: revisionssichere Archivierung, digitale Aktenstrukturen, transparente Freigabeprozesse sowie Integration in ERP und branchenspezifische Systeme. Ergänzend sorgen intelligente Software, wie z.B. STREAMLINE NX® für flexible Dokumentenlenkung mit Prozesssteuerung und individuelle Schnittstellenlogiken.

Viele Dokumente entstehen weiterhin in Papierform. Mit einer integrierten Outputflotte werden diese direkt beim Scannen automatisiert an DocuWare DMS übergeben. Bereits bei der Erfassung können: Dokumente klassifiziert, Metadaten vergeben, Workflows gestartet und digitale Akten aktualisiert werden. So beginnt die Digitalisierung dort, wo Dokumente entstehen.

Jede Branche hat eigene Anforderungen an Dokumentenprozesse. In unserer Blogserie zeigen wir praxisnah, wie DocuWare mit Künstlicher Intelligenz , names Intelligent Document Processing (IDP), branchenspezifisch eingesetzt werden kann.

Gemeinsam digital erfolgreich

Der Automobilhandel steht vor besonderen Herausforderungen: hohe Dokumentenvolumen, komplexe Abläufe und eine Vielzahl angebundener Systeme. Kaufverträge, Leasingunterlagen, Werkstattaufträge, Rechnungen, Herstellerdokumente  oder Garantiebelege müssen täglich verarbeitet, geprüft, archiviert und weitergegeben werden – häufig noch mit manuellem Aufwand und Medienbrüchen.

Diese Dokumente kommen per E-Mail, Portal, Scan oder in Papierform ins Unternehmen – und müssen schnell, korrekt und systemübergreifend verarbeitet werden.

Typische Herausforderungen:

- Manuelle Datenerfassung
- Medienbrüche zwischen Papier, DMS und ERP
- Fehlende Transparenz in Verkaufs- und Serviceakten
- Zeitintensive Prüf- und Freigabeprozesse

Genau hier setzt die DocuWare KI an: Intelligent Document Processing (IDP) in Kombination mit DocuWare ermöglicht hier eine durchgängige, praxisnahe Digitalisierung – vom ersten Scan bis zur Integration in SAP- und Dealer-Management-Systeme.

Auch in modernen Autohäusern entstehen viele relevante Dokumente weiterhin in Papierform – etwa bei Kundenunterschriften, Übergabeprotokollen oder Werkstattaufträgen. Eine integrierte Outputflotte bildet deßhalb hier den praktischen Einstieg in die Digitalisierung.

Dokumente werden direkt am Multifunktionsgerät gescannt, vorklassifiziert und automatisiert an DocuWare übergeben. Bereits an diesem Punkt lassen sich Prozesse steuern, Metadaten erfassen und Medienbrüche vermeiden. So wird aus einem einfachen Scan der Startpunkt eines digitalen End-to-End-Workflows.

Mit der integrierten KI in DocuWare werden Dokumente nicht nur abgelegt, sondern aktiv verarbeitet. 

Die DocuWare KI wird angelernt und erkennt automatisch:

• Dokumentarten (z. B. Kaufvertrag, Leasingvertrag, Rechnung)
• Kundendaten
• Fahrzeugdaten (z. B. FIN, Modell)
• Beträge, Laufzeiten und Vertragsnummern

Relevante Informationen werden strukturiert erfasst und stehen sofort für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung. So entstehen intelligente, durchgängige Workflows statt isolierter Archivlösungen.

KI erkennt Inhalte – Schnittstellen machen daraus echte Prozesse. DocuWare fungiert als zentrale Drehscheibe zwischen Dokumenten und Fachanwendungen und lässt sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren, zum Beispiel:

• Dealer-Management-Systeme wie incadea, CROSS Automotive oder AutoFluent

• SAP-basierte ERP- und Automotive-Lösungen

• angebundene Finanz- und Drittsysteme

In komplexeren Szenarien unterstützt STREAMLINE NX® dabei, Dokumentenprozesse systemübergreifend zu orchestrieren. Als Ergänzung zu DocuWare lassen sich damit Workflows, Datenübergaben und individuelle Prozesslogiken flexibel steuern – insbesondere dort, wo mehrere Systeme, Prüfregeln oder Sonderfälle zusammenspielen. So entstehen durchgängige Prozesse ohne manuelle Zwischenschritte.

Hier eine kleine Auswahl möglicher Anwendungsfälle...

Alle Dokumente rund um den Fahrzeugverkauf – vom Kaufvertrag bis zur Finanzierungsunterlage – werden automatisch erkannt und einer digitalen Verkaufsakte zugeordnet. Vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar.

IDP erkennt Vertragsarten, extrahiert Laufzeiten, Beträge und Vertragspartner und übergibt die Daten strukturiert an nachgelagerte Prozesse.

Serviceberichte, Aufträge und Protokolle werden automatisiert archiviert und dem jeweiligen Fahrzeug oder Kunden zugeordnet – ideal für Nachweise, Garantie- oder Reklamationsfälle.

Lieferantenrechnungen werden KI-gestützt ausgelesen, geprüft und in Freigabe- oder Buchungsworkflows überführt.

Ein unterzeichneter Kaufvertrag wird am Multifunktionsgerät gescannt. Die Outputflotte übergibt das Dokument automatisiert an DocuWare. STREAMLINE NX® steuert dabei die individuellen Prozessregeln und sorgt für eine saubere Datenübergabe in angebundene Systeme.  Die DocuWare KI erkennt Vertragsart, Kundendaten und Fahrzeuginformationen. Nach der digitalen Freigabe werden die relevanten Daten z.B. an SAP übergeben.  Der Vertrag wird revisionssicher archiviert und ist jederzeit digital verfügbar – oder bei Bedarf kontrolliert ausdruckbar. Ein durchgängiger Prozess ohne Medienbruch.

TANTZKY begleitet Autohäuser bei der Digitalisierung vom ersten Scan bis zur vollständigen Systemintegration. Unser Fokus liegt nicht auf einzelnen Tools, sondern auf funktionierenden Prozessen im Autohausalltag.

Wir verbinden:

• • • die Outputflotte als Digitalisierungsstarter

    • STREAMLINE NX® zur flexiblen Dokumenten-, Prozess- und Schnittstellensteuerung

    • DocuWare als zentrale Dokumentenplattform

    • KI-gestützte Dokumentenverarbeitung (IDP)

    • die Integration in ERP-, SAP- und Dealer-Management-Systeme

So entstehen Lösungen, die stabil, nachvollziehbar und langfristig erweiterbar sind – angepasst an die individuellen Anforderungen jedes Autohauses.

KI allein ist kein Digitalisierungskonzept. Erst im Zusammenspiel mit DocuWare, integrierten Workflows, angebundenen Systemen, STREAMLINE NX® und einer durchdachten Outputstrategie entsteht echter Mehrwert im Automobilhandel.

Vom ersten Papierdokument bis zum letzten Prozessschritt lassen sich Dokumentenprozesse heute ganzheitlich digitalisieren – effizient, transparent und zukunftssicher.

Wir zeigen Ihnen praxisnah, wie durchgängige Dokumentenprozesse erfolgreich umgesetzt werden.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Workflows entfalten ihren größten Nutzen dann, wenn sie im Alltag kaum auffallen – weil Prozesse reibungslos funktionieren, Informationen automatisch fließen und manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert werden. Genau hier liegt die Stärke digitaler Workflows von TANTZKY. Auf Basis von STREAMLINE NX®, DocuWare und leistungsfähiger RICOH Hardware entstehen individuell abgestimmte Dokumentenprozesse, die vom Eingang eines Dokuments bis zur Übergabe an ERP-, CRM- oder HR-Systeme durchgängig automatisiert sind.

Das Ergebnis sind transparente Abläufe, höhere Prozesssicherheit und eine spürbare Entlastung für Mitarbeitende – ohne Medienbrüche und ohne zusätzliche Komplexität.

Digitale Dokumentenprozesse entfalten ihren echten Mehrwert, wenn sie als durchgängige Prozessarchitektur gedacht werden. Genau hier setzen die Managed-Services-Konzepte von TANTZKY an: Dokumente werden nicht nur digitalisiert, sondern intelligent erkannt, klassifiziert, geprüft und gezielt weiterverarbeitet – immer eingebettet in bestehende Systeme und Abläufe.

Gemeinsam digital erfolgreich

TANTZKY denkt Digitalisierung ganzheitlich. Leistungsfähige RICOH Multifunktionssysteme und Scanlösungen bilden dabei den Einstieg in den digitalen Prozess. Sie sind integraler Bestandteil des TANTZKY Outputkonzepts, das Output, Erfassung und digitale Weiterverarbeitung konsequent zusammendenkt. Unterstützt durch KI-gestützte Erkennung und Klassifikation werden Dokumente bereits beim Eingang intelligent vorbereitet, strukturiert erfasst, klassifiziert und Daten extrahiert. DocuWare steuert als zentrale Plattform die Workflows, sorgt für revisionssichere Archivierung und ermöglicht die systemübergreifende Integration. Entscheidend ist dabei nicht die einzelne Technologie, sondern ihr Zusammenspiel. TANTZKY schafft bewusst keine technischen Einzelkomponenten oder Insellösungen, sondern durchgängige End-to-End-Prozesse – von der Erfassung bis zur Weiterverarbeitung.

Digitale Workflows entfalten ihren Nutzen dort, wo sie sich flexibel an bestehende Abläufe anpassen und unterschiedliche Anforderungen abbilden. Die folgenden Workflowkategorien zeigen typische Einsatzbereiche, in denen TANTZKY mit durchgängigen, systemübergreifenden Prozessen für Struktur, Transparenz und spürbare Entlastung sorgt.

Je nach Unternehmen, Branche und Systemlandschaft werden diese Workflows individuell kombiniert, erweitert und exakt auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten.

Eingangsrechnungen zählen zu den dokumentenintensivsten Prozessen im Unternehmen. Digitale Workflows automatisieren den gesamten Ablauf – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung im ERP-System.

• Scannen von Papierrechnungen und Verarbeitung digitaler Rechnungen
• KI-gestützte Belegerkennung (Lieferant, Betrag, Datum, Rechnungsnummer)
• Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen (3-Way-Match)
• Regelbasierte Freigabeprozesse
• Eskalationen bei Fristüberschreitungen
• Übergabe an ERP- oder FIBU-Systeme
• Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD

Im Wareneingang entscheidet sich, ob Prozesse sauber ineinandergreifen. Digitale Workflows sorgen für Transparenz und durchgängige Vorgangsketten.

• Scannen von Lieferscheinen direkt im Wareneingang
• Automatische Klassifikation und Indexierung
• Zuordnung zu Bestellungen oder Rechnungen
• Statussteuerung (offen, geprüft, abgeschlossen)
• Verknüpfung von Lieferschein, Rechnung und Bestellung
• Übergabe an das ERP-System

Angebote und Aufträge durchlaufen häufig mehrere Stationen. Digitale Workflows schaffen klare Zuständigkeiten und Nachvollziehbarkeit.

• Zentrale Archivierung eingehender Angebote
• Automatische Ablage nach Kunde, Projekt oder Vorgang
• Digitale Prüf- und Freigabeprozesse
• Versionierung von Dokumenten
• Übergabe freigegebener Aufträge an ERP oder CRM

Personalprozesse erfordern Struktur, Datenschutz und Transparenz. Digitale Workflows entlasten HR-Abteilungen spürbar.

• Digitale Personalakten
• Automatische Ablage nach Mitarbeiterstammdaten
• Bewerbungsprozesse (Eingang, Prüfung, Freigabe, Einstellung)
• Fristenüberwachung (Probezeit, Vertragsende)
• Rollenbasierte Zugriffsrechte gemäß DSGVO

Digitale Workflows reduzieren manuellen Aufwand bei Abrechnung und Prüfung.

• Digitale Erfassung von Reisekostenbelegen
• Automatische Zuordnung zu Mitarbeitern oder Projekten
• Digitale Freigabeprozesse
• Übergabe an Lohnbuchhaltung oder ERP
• Revisionssichere Archivierung

Verträge erfordern Übersicht und Verlässlichkeit. Digitale Workflows sorgen dafür, dass nichts übersehen wird.

• Zentrale Vertragsablage
• Automatische Indexierung
• Fristenüberwachung und Erinnerungen
• Verknüpfung mit Projekten oder Kostenstellen
• Rollenbasierter Zugriff

Ein zentraler digitaler Posteingang bildet die Grundlage effizienter Dokumentenprozesse.

• Digitalisierung des gesamten Posteingangs
• Automatische Dokumentklassifikation
• Regelbasierte Verteilung an Fachabteilungen
• Volltextsuche über alle Dokumente
• Einheitliche Ablagestrukturen

Im Qualitätsmanagement sind Nachvollziehbarkeit und Versionssicherheit entscheidend.

• Digitale Ablage von Prüf- und QM-Dokumenten
• Versionskontrolle und Freigaben
• Änderungshistorien
• Erinnerungen an Prüfintervalle
• Revisionssichere Archivierung

Der größte Mehrwert entsteht, wenn Systeme miteinander sprechen.

• Übergabe strukturierter Daten an ERP-, CRM- oder FIBU-Systeme
• Rückschreiben von Statusinformationen
• Systemübergreifende Vorgangsketten
• Vermeidung manueller Doppelerfassungen

Eine durchdachte Outputflotte ist der Startpunkt weiterer Digitalisierungsschritte. Auf Basis von Output Management, intelligenter Softwaretechnologie und klarer Prozessarchitektur lassen sich klassische und KI-gestützte Dokumentenprozesse nahtlos aufbauen.

Digitale Workflows sind für TANTZKY keine Aneinanderreihung technischer Einzelkomponenten, sondern Teil einer ganzheitlichen Prozessarchitektur. Der Fokus liegt immer auf den Prozessen, nicht auf isolierten Tools. Software, Hardware und KI werden gezielt dort eingesetzt, wo sie echten Mehrwert schaffen.

RICOH Systeme fungieren als Digitalisierungstarter, KI unterstützt bei Erkennung und Klassifikation, STREAMLINE NX® strukturiert die Erfassung und DocuWare steuert die Prozesse. So entstehen nachhaltige, skalierbare Workflows – ohne Insellösungen, aber mit klarer Struktur.

Im Rahmen des TANTZKY Outputkonzepts setzt TANTZKY auf aufeinander abgestimmte Technologiepartner. Statt punktueller Automatisierung entsteht eine durchgängige Output- und Digitalisierungsplattform, die sich flexibel in bestehende IT-Landschaften integrieren lässt und mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.

KI wird dabei bewusst und zielgerichtet eingesetzt – nicht als Selbstzweck, sondern als intelligenter Bestandteil funktionierender Prozesse.

Digitale Workflows entfalten ihren echten Mehrwert dann, wenn sie sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und den Arbeitsalltag spürbar vereinfachen. Mit dem TANTZKY Outputkonzept entstehen durchgängige Dokumentenprozesse ohne Medienbruch und ohne Insellösungen.
Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wo in Ihrem Unternehmen digitale Workflows wirken können – und wie sich Ihre Dokumentenprozesse nachhaltig optimieren lassen.

Digitale Workflows sind dann am besten, wenn sie im Hintergrund wirken und für spürbare Entlastung sorgen.

Lassen Sie uns sprechen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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Vorbeikommen und Ausprobieren.

Die Ausgangsbasis einer modernen und zukunftsfähigen Output- und Digitalisierungsstrategie bilden leistungsfähige Multifunktionssysteme. Diese verbinden wir mit intelligenter Softwaretechnologie und KI, für eine durchgängige Prozessarchitektur mit digitalen Dokumentenprozessen für DMS-, CRM-, ERP- oder HR-Systeme.

Dabei liegt unser Fokus ganz klar, auf der aktuell bestmöglichen, technologischen Unterstützung unserer Kunden. Dokumentenprozesse werden vereinfacht, Anwender:innen unterstützt und IT-Strukturen nachhaltig entlastet.

Wir verstehen darunter die strukturierte Gesamtsicht aller dokumentenbasierten Abläufe – vom Eingang eines Dokuments über die intelligente Verarbeitung bis hin zur automatisierten Weiterführung in DMS- und ERP-Systemen. Ziel ist eine durchgängige, nachvollziehbare und skalierbare digitale Prozesslandschaft, die sich an der realen Arbeitsweise in Unternehmen orientiert – nicht an technischen Einzelkomponenten.

RICOH kombiniert leistungsfähige Output-Technologie mit innovativen Hightech-Scan-, Sicherheits- und Integrationsfunktionen. In Verbindung mit dem Prozess-Know-how von TANTZKY entstehen Lösungen, die sich nahtlos in bestehende digitale Systeme integrieren lassen – vom Dokumentenmanagement bis hin zu ERP-Workflows.

Wir begleiten unsere Kunden Schritt für Schritt auf dem Weg zu einem strukturierten, zukunftssicheren und zunehmend digitalen Arbeitsplatz. Unsere Kunden schätzen die ganzheitliche Betreuung – von der strategischen Analyse über die Prozessgestaltung bis zur operativen Umsetzung.

Wir denken Workflows neu, automatisieren Abläufe und verbinden Systeme intelligent mit Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme.

Gemeinsam digital erfolgreich

Im "klassischen Verständnis" endet Output beim Drucken oder Kopieren. Im TANTZKY-MPS-Konzept beginnt dort erst der eigentliche Mehrwert für unsere Kunden. Eine moderne Outputflotte ist heute weit aus mehr: Einstiegspunkt für Informationen, Bindeglied zwischen Papier und digitalen Systemen und die Grundlage für automatisierte Dokumenten-Workflows. Deshalb planen bzw. wählen wir gemeinsam mit unseren Kunden die richtigen Druck- und  Multifunktionssysteme nach Leistungsklassen aus, insbesondere im Hinblick auf Arbeitsweisen, Dokumentenarten bzw. Digitalisierungszielen.

Das erstklassige RICOH Produktportfolio bietet dafür eine optimale Basis für professionelles Output Management – vielseitige Modelle und Ausstattungsvarianten für unterschiedliche Anforderungen innerhalb der digitalen Prozessstruktur.

Kleiner Auszug aus unserem Produktportfolio.

RICOH bietet erstklassige Scan-Komponenten direkt als Bestandteil des Multifunktionssystems. So wurde z.B. die brandneue "Seamless Digitisation" SD-Serie gezielt für anspruchsvolle Scan- und Digitalisierungsprozesse entwickelt. Mit einem geraden Papierweg steigern diese Multifunktionssysteme die Produktivität und eignen sich besonders für die Verarbeitung empfindlicher oder gemischter Medien. 

• Gerader Papierdurchlauf
• Verarbeitung gemischter Formate, z.B. Kassenbons, Ausweise, Umschläge, dicke & dünne Medien
• Schonende Verarbeitung empfindlicher Originale
• Automatische Scan-Korrektur, z.B. Schieflagen, Schatten, Verzerrungen
• Hohe Dokumentenvielfalt und Volumen
• Anspruchsvolle Weiterverarbeitung und Automatisierung

Ideal bei hohen Scan-Volumen, z.B. digitaler Posteingang oder zentrale Scanlösungen für Buchhaltung, Einkauf und Verwaltung 

Eine moderne und leistungsfähige Outputflotte braucht intelligente Softwaretechnologie, die Dokumentenprozesse vereinfacht, Anwender:innen unterstützt und IT-Strukturen nachhaltig entlastet. Die Rolle übernehmen STREAMLINE NX® und / oder Ricoh Smart Integration (RSI) gemeinsam als zentrale Steuerungs- und Orchestrierungsebene innerhalb der Prozessarchitektur. TANTZKY verfügt über eine erstklassige und praxiserprobte Softwareauswahl – geht nicht, gibt´s nicht. 

STREAMLINE NX® bildet die zentrale, prozessuale Software-Ebene innerhalb der Outputflotte. Sie verbindet Multifunktionssysteme mit Dokumentenmanagement- und ERP-Systemen und sorgt dafür, dass Dokumente strukturiert, sicher und nachvollziehbar in digitale Prozesse überführt werden.

Der Nutzen im Alltag:

• Zentrale Administration statt gerätebezogener Einzelkonfiguration
• Standardisierte Scan- und Ablageprozesse über Standorte hinweg
• Spürbare Entlastung der IT durch reduzierte Komplexität
• Geführte Workflows, die Anwender:innen sicher durch den Scan-Prozess leiten

➡️ Komplexe Technik tritt in den Hintergrund – Prozesse werden einfach nutzbar.

STREAMLINE NX®

All-In-One-Suite: Digitalisierung | Scannen | Authentifizieren | Datensicherheit u.v.m.

Ergänzend dazu bietet RICOH mit Ricoh Smart Integration (RSI) eine native Integrationsplattform direkt auf den Multifunktionssystemen. 

RSI eignet sich insbesondere für:

• Standardisierte Cloud-Anbindungen (z. B. SharePoint, OneDrive)
• Einfache Scan- und Ablagefunktionen
• Schnelle, gerätenahe Integrationen ohne hohen Administrationsaufwand

Im TANTZKY-MPS-Konzept setzen wir RSI gezielt dort ein, wo schlanke, standardisierte Integrationen den größten Nutzen bringen.

➡️ RSI ergänzt STREAMLINE NX – ohne dessen Rolle als zentrale Prozesssoftware zu ersetzen.

SMARTE INTEGRATION

Scan-Lösungen | Mobile, digitale Lösungen für Ihre Druck- und Dokumenteninfrastruktur

Eine durchdachte Outputflotte ist der Startpunkt weiterer Digitalisierungsschritte. Auf Basis von Output Management, intelligenter Softwaretechnologie und klarer Prozessarchitektur lassen sich klassische und KI-gestützte Dokumentenprozesse nahtlos aufbauen.

Auf dieser Basis entfaltet KI-gestützte Dokumentenverarbeitung ihren praktischen Nutzen: automatische Klassifizierung von Dokumenten, intelligente Datenextraktion relevanter Inhalte, Handwriting-Erkennung für handschriftliche Dokumente bzw. automatisches Dokumenten-Splitting bei Stapelscans, u.v.m.

➡️ Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

• Automatische Klassifizierung von Dokumenten
• Strukturierte, revisionssichere Ablage und Indexierung
• Transparente Freigabe- und Prüfprozesse
• u.v.m.

➡️ Dokumentenmanagement wird aktiv und prozessgetrieben.

• Übergabe von Belegen in ERP-Vorgänge
• Durchgängige digitale Prozessketten
• Weniger manuelle Dateneingaben
• u.v.m.

➡️ Dokumente werden Bestandteil der operativen Prozesse.

TANTZKY kombiniert im MPS-Konzept die Stärken der führenden Technologien und bündelt sie mit dem richtigen Workflowseinsatz zur strategischen Plattform für digitale Dokumentenprozesse. Unternehmen können damit ihre Dokumentenprozesse automatisieren, IT-Ressourcen entlasten und Anwender:innen nachhaltig unterstützen. So entsteht keine Sammlung einzelner Systeme, sondern eine zukunftssichere Prozessarchitektur, die mit den Anforderungen des Unternehmens wächst – heute und morgen.

Durch diese Kombination entsteht ein nahtloser Datenfluss – von der physischen Post bis zur automatisierten digitalen Verarbeitung.
TANTZKY sorgt dafür, dass alle Komponenten optimal zusammenspielen und auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens abgestimmt sind.

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen unterschiedlichster Größen bei der Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung moderner Managed-Print-Services-Konzepte. Ob mittelständisches Unternehmen, wachsende Organisation oder komplexe Systemlandschaft – unser Ansatz ist stets derselbe: TANTZKY verbindet Output-Systeme, intelligente Softwaretechnologie und KI zu einer durchgängigen Prozessarchitektur für digitale Dokumentenprozesse.

Skalierbar. Verständlich. Zukunftssicher.

Lassen Sie uns sprechen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.