Papierpost, E-Mail-Flut, manuelles Sortieren – der Posteingang ist in vielen Unternehmen bietet echtes Digitalisierungspotential. Mit der richtigen Kombination aus intelligenter Technologie und smarter Software wird er zum automatisierten Herzstück digitaler Organisation. Genau hier setzt TANTZKY an: mit der perfekten Symbiose aus RICOH Multifunktionssystemen, STREAMLINE NX® All-in-One-Software und DocuWare DMS mit KI-Unterstützung.

Egal ob Briefe, Rechnungen oder Formulare: Der Eingang eines Papier-Dokuments startet meist am Multifunktionssystem. Hier übernehmen die Scanner der RICOH Multifunktionssysteme den ersten Schritt – sie digitalisieren zuverlässig alle eingehenden Unterlagen. Mit nur einem Knopfdruck wird der Posteingang in den digitalen Workflow eingespeist.

Die STREAMLINE NX® All-in-One-Suite sorgt im nächsten Schritt dafür, dass diese Scans automatisch richtig zugeordnet und verteilt werden. Regeln, Workflows und Sicherheitsvorgaben sind zentral gesteuert – so landet jedes Dokument in der richtigen Abteilung bzw. im passenden Prozess.

Anschließend kommt DocuWare KI ins Spiel: Die Künstliche Intelligenz analysiert den Inhalt, erkennt automatisch die Dokumentart (z. B. Rechnung, Vertrag oder Bestellung). Sie liest relevante Daten wie Beträge, Lieferanten, Kundennummern oder Projektreferenzen aus. Im Hintergrund startet automatisch den richtigen Workflow – zum Beispiel Freigabe, Buchung oder Archivierung. 

So entsteht ein fließender, intelligenter Posteingang, der vom ersten Scan bis zur Ablage komplett digital gesteuert wird.

Gemeinsam digital erfolgreich

Die Einsparungen kommen nicht nur durch „schnelleres Scannen“ z.B. Vorder- und Rückseite eines Dokuments in einem einzigen Durchlauf, sondern insbesondere durch intelligente Prozessverkettung. Von der Erfassung über die Erkennung bis zur Ablage übernimmt die Künstliche Intelligenz – das ist ein wahrer Effizienzhebel.

Dank DocuWare KI wird jedes eingehende Dokument automatisch analysiert: Sie erkennt, ob es sich um eine Rechnung, Bestellung oder einen Vertrag handelt – noch bevor ein Mitarbeiter eingreifen muss.

➡️ Ergebnis: manuelles Vorsortieren entfällt, keine Fehlzuordnungen, keine Zeitverschwendung.

Die KI liest relevante Inhalte wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant oder Kundennummer direkt aus dem Dokument – zuverlässig und fehlerfrei.
Was früher manuell abgetippt wurde, ist jetzt in Sekunden automatisch im System.

➡️ Ergebnis: Bis zu 80 % weniger Eingabezeit und drastisch reduzierte Fehlerquote.

Die Kombination aus RICOH MFPs, STREAMLINE NX® und DocuWare sorgt dafür, dass jedes Dokument automatisch den richtigen Weg nimmt:
Die KI erkennt den Vorgang, STREAMLINE NX® verteilt ihn an die richtige Abteilung, DocuWare startet die passende Freigabe – alles ohne manuellen Klick.

➡️ Ergebnis: Durchlaufzeiten halbiert, Mitarbeiter entlastet, Prozesse transparent.

Softwarekomponenten sind nur so stark wie der Prozess, der sie steuert. Deshalb entwickelt TANTZKY zu jeder Lösung maßgeschneiderte Workflows, die im Hintergrund die Fäden ziehen – präzise abgestimmt auf die Abläufe, Freigabewege und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Gemeinsam mit unseren Kunden gestalten wir Digitalisierungsprozesse, die funktionieren – praxisnah, effizient und mit echtem Mehrwert. Als Spezialisten für Druck-, Dokumenten- und Digitalisierungsmanagement stehen wir für praxiserprobte Lösungen, die sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren.

Unsere Workflows sorgen dafür, dass digitalisierte Dokumente nicht einfach nur ankommen, sondern gezielt und sicher verarbeitet werden:

• Automatische Weiterleitung an die richtigen Personen oder Teams
• Prüf- und Freigabelogiken, die exakt zu Ihrer Struktur passen
• Buchungsvorschläge für ERP- oder FiBu-Systeme
• Benachrichtigungen und Erinnerungen, wenn ein Vorgang stockt
• Dynamische Indexierung für sekundenschnelles Wiederfinden

So entstehen aus den einzelnen „Instrumenten“ – RICOH Druck- und Multifunktionssyteme, Streamline NX® und DocuWare – ein intelligentes, vernetztes System, das TANTZKY mit individueller Prozesslogik orchestriert. Das Ergebnis: keine Insellösungen, keine Doppelarbeit, sondern ein durchgängiger, audit­sicherer Informationsfluss vom Dokumenteneingang bis zur Archivierung.

Die Effizienzsteigerung zeigt sich nicht nur in der Beschleunigung der Abläufe, sondern ebenso bei dem enormen Einsparungpotenzial. Laut anerkannten Benchmarks (u.a. APQC, Ardent Partners, BME) kostet die manuelle Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt ca. 14 – 20 € pro Dokument. In automatisierten Prozessen mit KI sinkt dieser Wert auf ca. 5 – 7 €, in Best-Cases sogar bis 3 €.

1. Praxisbeispiel: 250 Rechnungen pro Monat
   • Manuell (15 € pro Rechnung) : ca. 3.750 €
   • Digital (6 € pro Rechnung): ca. 1.500 €
   • Ersparnis: rund 2.250 € pro Monat bzw. über 27.000 € pro Jahr
   
   
2. Praxisbeispiel: 1.000 Rechnungen pro Monat
   • Manuell (15 € pro Rechnung) : ca. 15.000 €
   • Digital (6 € pro Rechnung): ca. 6.000 €
   • Ersparnis: rund 9.000 € pro Monat bzw. über 100.000 € pro Jahr

Diese Werte verdeutlichen, wie schnell sich eine  Umstellung auf digitalen Posteingang amortisiert – und warum Künstliche Intelligenz im Büroalltag mehr als nur ein Trend ist.

TANTZKY kombiniert die Stärken dreier führender Technologien und bündelt sie mit dem richtigen Workflowseinsatz zu einem durchgängigen Gesamtsystem:

Durch diese Kombination entsteht ein nahtloser Datenfluss – von der physischen Post bis zur automatisierten digitalen Verarbeitung.
TANTZKY sorgt dafür, dass alle Komponenten optimal zusammenspielen und auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens abgestimmt sind.

Unsere Kunden schätzen die ganzheitliche Betreuung – von der strategischen Analyse über die Prozessgestaltung bis zur operativen Umsetzung. Wir denken Workflows neu, automatisieren Abläufe und verbinden Systeme intelligent – ob DMS, ERP, DATEV oder SAP.

Digitale Workflows schaffen Freiräume für das Wesentliche. Mit unserem Power-Trio: RICOH Hardware, DocuWare DMS und STREAMLINE NX® geben wir Ihnen die leistungsfähigsten Werkzeuge an die Hand – und mit uns den passenden Partner, um sie erfolgreich einzusetzen.

Lassen Sie uns sprechen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Effiziente Prozesse sind das Rückgrat moderner Unternehmen – besonders im Einkauf und in der Rechnungsverarbeitung. Entlang der gesamten Vorgangskette, von der Bedarfsmeldung bis zur endgültigen Zahlung, schaffen wir mit unserer DocuWare-DMS-Schnittstelle zu abas ERP Ordnung, Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit in Ihren Purchase-to-Pay-Prozess.

Als erfahrener Partner und vielen erfolgreich abgeschlossenen DMS/abas ERP-Projekten analysieren wir genau jeden einzelnen Schritt, identifizieren relevante KPIs, sprechen Handlungsempfehlungen aus und implementieren im einfachsten Fall unsere Best Practices Lösungen. Hier verfügen wir zwischenzeitlich über eine Vielzahl erprobter Lösungswege und Prozessmuster, die wir an Ihre jeweiligen Kundenbedürfnisse und individuellen Strukturen anpassen können. 
Das Ergebnis: effizientere Abläufe, weniger manuelle Aufgaben, schnellere Freigaben, bessere Steuerung des Cashflows und geringere Kosten.

• Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
• Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf u.v.m.
• Übernahme / Import ihrer durch Sie bereitgestellten Archivdaten

• Alle digitalisierten Belege in abas
• DocuWare Funktionen in abas
• Datenübernahme aus DMS-Altsystem

Der Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess umfasst alle Schritte vom ersten Bedarf bis zur Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen. Ein digitalisierter P2P-Ablauf vermeidet Medienbrüche, verbindet unternehmensweit Abteilungen, beschleunigt Freigaben und reduziert Fehler.

1. Bedarfsanforderung & Genehmigung
   Interne Anfragen für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen werden digital gestellt.  Die Genehmigung erfolgt durch autorisierte Personen – je nach Unternehmensstruktur auch über automatisierte Workflows.
2. Lieferantenauswahl & Bestellung
   Die Bestellung wird im abas ERP-System mit Mengen, Preisen und Lieferbedingungen erfasst und automatisch archiviert.
3. Waren- oder Dienstleistungseingang
   Der Wareneingang wird dokumentiert und mit Bestellung abgeglichen.
4. Rechnungsabgleich & Freigabe
   DocuWare prüft automatisiert Übereinstimmungen (3-Wege-Abgleich).
5. Zahlung & Archivierung
   Nach Freigabe erfolgt die Zahlung – alle Belege sind revisionssicher archiviert.

Mit Hilfe unserer Schnittstelle können Sie nicht nur Abläufe digitalisieren, sondern auch datenbasiert verbessern. Folgende Kennzahlen (KPIs) lassen sich direkt über DocuWare und abas auswerten:

• Durchlaufzeit von Bestellungen: Zeitspanne von der Genehmigung der Bedarfsmeldung bis zur Erstellung und Versendung der Bestellung. Lange Durchlaufzeiten verzögern die Lieferung und können Geschäftsprozesse behindern.

• Bearbeitungszeit und Genauigkeit bei Eingangsrechnungen: Wie lange dauert es von Rechnungseingang bis zur Freigabe? Wie häufig gibt es Fehler oder Abweichungen zu Bestellung/Lieferung? Verzögerungen und Fehler erhöhen das Risiko von Mahnungen und Zusatzkosten.

• Quote automatisch geprüfter Rechnungen: Je höher der Anteil automatisch übereinstimmender Rechnungen (z. B. durch digitalen 3-Wege-Abgleich), desto effizienter ist der P2P-Prozess.

• Lieferantenperformance (Termintreue, Qualität): Lieferzeit = Zeit zwischen Bestellung und Lieferung. Ergänzt durch: Termintreue, Qualität, Rückmeldungen. Diese KPIs helfen bei der Lieferantenauswahl und -bewertung.

Mit diesen Kennzahlen lassen sich schnell Handlungsfelder identifizieren, Ressourcen planen und fundierte Entscheidungen treffen.

Unsere Schnittstelle verbindet das Dokumentenmanagementsystem DocuWare mit dem ERP-System abas und bildet dabei die gesamte Vorgangskette ab:

• Belegverknüpfung: Bestellung, Lieferschein und Rechnung sind intelligent miteinander verknüpft.
  
  
• Standardisierte Workflows:  mit klaren Genehmigungshierarchien
  
  
• Positionsgenaue Datenanzeige: Such- und Filtermöglichkeiten bis auf Positionsebene.
  
  
• Automatische Archivierung: ERP-Daten und Belege werden medienbruchfrei übernommen.
  
  
• Direkte Anzeige: DocuWare-Dokumente sind direkt aus abas aufrufbar.

Sie möchten mehr über die Integration von DocuWare DMS und abas ERP erfahren? Ausführliche und detaillierte Informationen haben wir Ihnen in den nachfolgenden Beiträgen zusammengestellt. Selbstverständlich zeigen wir Ihnen die Lösung auch direkt im Einsatz – sprechen Sie uns gerne an.

So funktioniert die smarte Schnittstelle zwischen DocuWare & abas ERP – voll integriert, effizient und nachvollziehbar.

Automatisierter 3-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung mit DocuWare DMS & abas ERP – so funktioniert moderne Rechnungsverarbeitung in der Praxis.

Die Einkaufsabteilung erstellt eine Bestellung in abas ERP. Diese wird anschließend automatisch in DocuWare archiviert, inklusive aller relevanten Daten:

• Lieferant
• Bestellnummer
• Artikelnummer
• Artikelbezeichnung
• Menge und Einheit (z. B. Stück / Kilogramm)
• Preis und Konditionen
  

Alle Bestelldaten werden an DocuWare übergeben und stehen dort tabellarisch zur Verfügung.

Sobald die Ware eintrifft, wird der Lieferschein erfasst und ebenfalls in DocuWare archiviert. Auch Angaben auf Papierdokumenten werden per OCR-Technologie ausgelesen und indexiert. Dabei werden erneut folgende Daten erkannt:

• Lieferant
• Bestellnummer
• Artikelnummer
• Bezeichnung
• Menge und Einheit

Sobald alle Belege vorhanden sind, startet im Hintergrund ein DocuWare-Workflow, der automatisch folgende Prüfschritte durchführt:

• Stimmen die gelieferten Mengen mit den bestellten Positionen überein?
• Gibt es bereits eine zugehörige Eingangsrechnung zur Bestellung?

Sind alle Angaben zwischen Bestellung und Lieferschein konsistent, wird bei Eintreffen der Rechnung der Abgleich automatisiert durchgeführt. Stimmen auch hier die Positionsdaten, wird:

• die Rechnung freigegeben,
• ein qualifizierter Buchungsvorschlag erzeugt
• und dieser an abas ERP übergeben.

Gleichzeitig werden die Statusinformationen in beiden Systemen aktualisiert – in DocuWare und im abas ERP.

Sollten Unstimmigkeiten festgestellt werden – etwa abweichende Mengen, falsche Artikelnummern oder ein fehlender Beleg – greift der definierte Prüfprozess:

• Der DocuWare-Workflow erkennt die Abweichung automatisch.
• Zuständige Stellen, z. B. die Buchhaltung oder der Einkauf, werden zielgerichtet benachrichtigt.
• Die Klärung erfolgt innerhalb des digitalen Workflows – vollständig dokumentiert und nachvollziehbar.

Fazit: Durch diese automatisierte Vorgehensweise wird der gesamte Rechnungsprozess schneller, sicherer und nachvollziehbarer – und spart dabei eine erhebliche Menge manuellen Prüfaufwands.

TANTZKY liefert mehr als nur Technik. Als erfahrener Integrationspartner entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die Prozesse vereinfachen und echten Mehrwert schaffen.

Sie möchten Ihre P2P-Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten?

Termin vereinbaren & Live reinfühlen

Der schnellste und einfachste Weg um ein Gefühl für das perfekte Zusammenspiel beider Anwendung zu bekommen, ist eine Live-Präsentation. Hier zeigen wir genau wie die DocuWare DMS & abas ERP-Integration funktioniert.

Sie sind interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Es ist offiziell: TANTZKY ist auch in dieser Saison Partner des Karlsruher SC III. Zur Banner-Übergabe haben Patricia und ich nicht nur unsere Freude über die Partnerschaft gezeigt, sondern auch gleich die neuen TANTZKY-Schirme eingeweiht.☔

Doch genau das macht es aus: Leidenschaft für den Sport, unser Herz für die Region und echter Teamgeist kennen kein Wetter. Ob Sonne oder Regen – wir stehen hinter dem KSC III, weil uns die Förderung der regionalen Vereinskultur genauso wichtig ist wie erfolgreiche Zusammenarbeit auf und neben dem Platz.

Wir freuen uns auf viele packende Spiele, spannende Momente und wünschen dem gesamten Team eine Saison voller Erfolg, Spaß und Leidenschaft.

#LÄUFT bei uns.
⚽💙🤍💙⚽

Mit Stolz dürfen wir verkünden: TANTZKY ist zertifizierter Partner von Securepoint, einem der führenden Anbieter für IT-Sicherheitslösungen „Made in Germany“.

Wir bieten Ihnen professionelle Firewalls, Virenschutz, VPN-Lösungen, E-Mail-Security, Endpoint Protection und Mobile Security – alles aus einer Hand.

Unsere Techniker sind speziell geschult, um Ihre Infrastruktur abzusichern und Angriffsrisiken frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bieten wir maßgeschneiderte IT-Security-Konzepte, die einfach funktionieren – und gleichzeitig höchste Standards erfüllen.

Bei der offiziellen Zertifikatsübergabe wurde erneut bestätigt, dass wir über das aktuelle Know-how und die technischen Voraussetzungen verfügen, um unsere Kunden mit zuverlässigen, DSGVO-konformen IT-Security-Lösungen zu unterstützen.

Offizielle Zertifikatsübergabe mit Marcus, Ingo und Erdem von Securepopint (v.l.n.r.)

Als zertifizierter Partner bieten wir Ihnen Zugriff auf das gesamte Securepoint-Portfolio, einschließlich:

• UTM-Firewalls – leistungsstarke All-in-One-Lösungen mit integriertem Virenschutz, Content-Filter, VPN & mehr
• E-Mail-Archivierung & Mail-Security – rechtssicher und spamfrei
• Endpoint Protection – schützt Arbeitsplatzrechner zuverlässig
• Mobile Security – Sicherheit auch für unterwegs und im Homeoffice
• VPN & Network Access – sichere Standortvernetzung

Unsere IT´ler sind geschult und geprüft – und setzen diese Lösungen individuell für Ihre Umgebung um, vom Konzept über Installation bis zur laufenden Betreuung.

Unser Expertenteam rund um die Managed IT Services arbeitet seit vielen Jahren erfolgreich mit den Produkten und Lösungen von Securepoint. Wir begleiten Unternehmen verschiedener Größen und Branchen – Schritt für Schritt – auf dem Weg zur Digitalisierung.

TANTZKY bündelt Erfahrungen und Kompetenzen aus den Bereichen Druck-, IT-, Dokumenten- und Informations-Management und erleichtert den Einstieg in die digitale Transformation. Für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer IT Sicherheitsstrategie bieten wir alle Services rund um Beratung, Analyse, Implementierung, Programmierung und Schulungen. Mit TANTZKY finden Sie den richtigen Partner, um Ihr  Digitalisierungsvorhaben professionell, zeitnah und sicher umzusetzen.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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Vorbeikommen und Ausprobieren.