Als Teil der Gesellschaft sehen wir uns von TANTZKY in der Verantwortung, unsere Umwelt zu achten und zu erhalten. Diese Verantwortung zeigt sich in der Unternehmensphilosopie, in unseren Zielen und innerhalb unserer Prozesse. Von Anfang an nehmen wir alle gebrauchten Systeme zurück und überprüfen diese auf Wiederverwendung, Aufbereitung bzw. Verwertung. Eine Entsorgung kommt grundsätzlich erst nach vollständiger Ausschöpfung des Wertstoffgehalts in Betracht.

Gemäß dem Sprichwort: "Wird man alt wie ein Kuh - lernt man immer noch dazu!", besuchten wir das Aufbereitsungszentrum von RICOH Europa. Wow. Es war echt beeindruckend, das weitläufige Werksgelände im beschaulichen Colmar zu besuchen. Trotz der 35°C Grad Außentemperatur folgten wir den Sicherheitsvorschriften und schlüpften in die feuerbeständigen Besuchermäntel.

2,5 Stunden führte uns der französische Werksleiter durch die Aufbereitungsstraßen von RICOH Europa. Alle gebrauchten Systeme von RICOH werden hier auf Herz und Niere geprüft, gesäubert und für die zweite Runde aufbereitet. Genauso machen wir das auch bei TANTZKY – eben nur kleiner :-) ...

Wir alle sind stolz auf unseren ressourcenschonenden, nachhaltigen und wertschätzenden Umgang mit den Produkten. Mit einer starken Gemeinschaft kann man eben doch einen Beitrag leisten. 

Gemeinsam #LÄUFT es immer besser.
Mit Herz und Verstand für mehr Nachhaltigkeit.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Samstag, 04. Mai 2024: Unser Team TANTZKY #LÄUFT das erste Mal beim 27. Bruchsaler Hoffnungslauf mit. Coole Sache, unsere gelaufenen Kilometer für den guten Zweck: #laufendhelfen - gemeinsam Familien unterstützen. Darüber hinaus sind wir auch noch stolzer Sponsor und überall auf den Plakaten zu sehen. Weil wir gemeinsam stärker sind, schaffen wir zusammen 41 Runden. Danke, TEAM TANTZKY! #LÄUFT ;-) 

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Vorbeikommen und Ausprobieren.

Für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form fordern die Finanzbehörden neben einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System (DMS) auch eine Verfahrensdokumentation, die den korrekten und nachvollziehbaren Einsatz des DMS belegen muss. 

Laut GoBD sollte jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Diese beschreibt gesamtheitlich die organisatorischen und technischen Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens. 

Wer immer also geschäftlich tätig ist, ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens, kommt an einer Verfahrensdokumentation nicht vorbei. 

Eine Verfahrensdokumentation ist nach den Grundsätzen des GoBD zu führen. Somit muss darüber die Erfüllung aller Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen nachgewiesen werden. Auch die Regelungen für ein eindeutiges Wiederfinden von Daten, deren maschinelle Auswertbarkeit sowie die Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Reproduktion sind in den GoBD genau geregelt.

Die IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist dabei stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss. Nach den GoBD muss für jedes IT-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des IT-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (siehe GoBD-Kapitel 10, Rz. 151ff.).

Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat die Dokumentation stets den in der Praxis eingesetzten Komponenten und Prozessen des IT-Systems zu entsprechen, umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch so »gelebt werden«. Die Zielsetzung einer Verfahrensdokumentation besteht letztlich im Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze.

Die Verfahrensdokumentation bietet auch viele Chancen für Unternehmer. Durch eine korrekte und ausführliche Dokumentation aller Prozesse und Systeme lassen sich zum Beispiel Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definieren.

Alle dokumentierten Abläufe können über die Verfahrensdokumentation in Bezug auf deren Effektivität, Effizienz und Transparenz optimiert werden. Das Grundprinzip der Verfahrensdokumentation hat seinen Sinn für Unternehmer also nicht nur in einer Absicherung und Zeitersparnis für den Fall einer etwaigen Steuer- bzw. Betriebsprüfung, sondern bringt auch für innerbetriebliche Prozesse praktikable Vorteile mit sich, wie beispielsweise:  

• Steigerung der Effizienz dank revisionssicherer Schnittstellensysteme 
• Optimierung eigener Prozesse und Strukturen 
• Schaffung einheitlicher Standards für Prozesse 
• Realisierung von mehr Transparenz im Unternehmen 
• Aufdecken innerbetrieblicher Risiken

Mit der Verfahrensdokumentation wird nachgewiesen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. 

Schließlich hilft eine gute Verfahrensdokumentation auch als Kontrollmechanismus und bei der Nachweispflicht in Haftungsfällen. Vor allem bei produzierenden und beratenden Unternehmen ist es wichtig, dass ihre Prozesse entsprechende Richtlinien einhalten, beispielsweise bei der Qualitätsnorm EN ISO 9001. Im Haftungsfall muss Ihr Unternehmen gegebenenfalls nachweisen, dass sich die Abläufe an diesen Normen orientieren. Eine gute Verfahrensdokumentation ist daher im Schadensfall Gold wert, denn sie erlaubt die kontinuierliche Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte. Dies ist vor allem beim Einsatz von IT-Systemen zur Prozessunterstützung relevant. Denn durch den Einsatz von IT werden einzelne Schritte im Ablauf automatisiert. Ohne eine verfügbare Verfahrensdokumentation ist eine komplette Nachvollziehbarkeit deshalb oft schwieriger als bei analogen Prozessen. 

Praktische Tipps für das Erstellen einer Verfahrensdokumentation liefert die Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Auch die AWV hat als Anleitung und Hilfestellung beim Erstellen der individuellen Verfahrensdokumentation eine passende Mustervorlage für die geordnete Belegablage veröffentlicht. 

Um eine Verfahrensdokumentation zu verfassen, laden Sie sich am besten das Muster der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes herunter. Diese „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ wurde bereits im März 2014 nach den finalen GoBD-Regeln erstellt. 

Muster-Verfahrensdokumentationen können jedoch nur als Vorlage dienen, um unternehmens- und branchenspezifische Angaben zu dokumentieren. Denn diese Prozesse sind immer sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage sowie den Umfang der Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Prozessdokumentation gibt es daher leider nicht. 

Vereinfacht lässt sich das Erstellen einer Verfahrensdokumentation wie folgt darstellen: 

1. Erstellen eines Systemüberblicks: Identifikation der steuerrelevanten Systeme und Prozesse. 
2. Sichtung bestehender Dokumentationen: Vorhandene Dokumentationen und Prozesse werden zusammengetragen und gesichtet. 
3. Aufnahme der Ist-Prozesse und des internen Kontrollsystems: Vorhandene steuerrelevante Prozesse werden durch Befragung und Dokumentation aufgenommen. Der Personenkreis wird für das IKS definiert. 
4. Anpassung nicht optimaler oder unzulässiger Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben: Sollten einzelne Prozesse nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, so sollten alternative Prozess geprüft werden und diese als neue Prozessvorgabe definiert werden. 
5. Wirtschaftliche Prozessoptimierung: Bereits im Rahmen der Prozessaufnahme oder später auch im Rahmen einer Optimierung sollten Prozessoptimierungspotenztiale eingearbeitet werden. 
6. Verfahrensdokumentation: Am Ende der Aufnahme entsteht die erste Verfahrensdokumentation, wenn Sie so wollen, das Qualitäts-Management-Handbuch Ihrer steuerlichen Verwaltungs-Prozesse. Künftig notwendig werdende Änderungen müssen aufgenommen werden und sollten revisioniert dargestellt werden. 

Unser erfahrenes Spezialisten-Team rund um die Managed Digital Services begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. 

Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. Ebenso leicht lässt sich DocuWare in wichtige Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionssysteme integrieren, um Papier mühelos in digitale Informationen zu verwandeln.

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Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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