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Digitale Workflows
Verfahrensdokumentation
Für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form fordern die Finanzbehörden neben einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System (DMS) auch eine Verfahrensdokumentation, die den korrekten und nachvollziehbaren Einsatz des DMS belegen muss.
Laut GoBD sollte jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Diese beschreibt gesamtheitlich die organisatorischen und technischen Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens.
Wer immer also geschäftlich tätig ist, ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens, kommt an einer Verfahrensdokumentation nicht vorbei.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist nach den Grundsätzen des GoBD zu führen. Somit muss darüber die Erfüllung aller Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen nachgewiesen werden. Auch die Regelungen für ein eindeutiges Wiederfinden von Daten, deren maschinelle Auswertbarkeit sowie die Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Reproduktion sind in den GoBD genau geregelt.
Die IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist dabei stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss. Nach den GoBD muss für jedes IT-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des IT-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (siehe GoBD-Kapitel 10, Rz. 151ff.).
Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat die Dokumentation stets den in der Praxis eingesetzten Komponenten und Prozessen des IT-Systems zu entsprechen, umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch so »gelebt werden«. Die Zielsetzung einer Verfahrensdokumentation besteht letztlich im Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze.
Was sind die Vorteile einer Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation bietet auch viele Chancen für Unternehmer. Durch eine korrekte und ausführliche Dokumentation aller Prozesse und Systeme lassen sich zum Beispiel Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definieren.
Alle dokumentierten Abläufe können über die Verfahrensdokumentation in Bezug auf deren Effektivität, Effizienz und Transparenz optimiert werden. Das Grundprinzip der Verfahrensdokumentation hat seinen Sinn für Unternehmer also nicht nur in einer Absicherung und Zeitersparnis für den Fall einer etwaigen Steuer- bzw. Betriebsprüfung, sondern bringt auch für innerbetriebliche Prozesse praktikable Vorteile mit sich, wie beispielsweise:
- Steigerung der Effizienz dank revisionssicherer Schnittstellensysteme
- Optimierung eigener Prozesse und Strukturen
- Schaffung einheitlicher Standards für Prozesse
- Realisierung von mehr Transparenz im Unternehmen
- Aufdecken innerbetrieblicher Risiken
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Mit der Verfahrensdokumentation wird nachgewiesen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Wie hilft mir eine Verfahrensdokumentation im Haftungsfall?
Schließlich hilft eine gute Verfahrensdokumentation auch als Kontrollmechanismus und bei der Nachweispflicht in Haftungsfällen. Vor allem bei produzierenden und beratenden Unternehmen ist es wichtig, dass ihre Prozesse entsprechende Richtlinien einhalten, beispielsweise bei der Qualitätsnorm EN ISO 9001. Im Haftungsfall muss Ihr Unternehmen gegebenenfalls nachweisen, dass sich die Abläufe an diesen Normen orientieren. Eine gute Verfahrensdokumentation ist daher im Schadensfall Gold wert, denn sie erlaubt die kontinuierliche Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte. Dies ist vor allem beim Einsatz von IT-Systemen zur Prozessunterstützung relevant. Denn durch den Einsatz von IT werden einzelne Schritte im Ablauf automatisiert. Ohne eine verfügbare Verfahrensdokumentation ist eine komplette Nachvollziehbarkeit deshalb oft schwieriger als bei analogen Prozessen.
Wie erstellt man eine Verfahrensdokumenation?
Praktische Tipps für das Erstellen einer Verfahrensdokumentation liefert die Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Auch die AWV hat als Anleitung und Hilfestellung beim Erstellen der individuellen Verfahrensdokumentation eine passende Mustervorlage für die geordnete Belegablage veröffentlicht.
Um eine Verfahrensdokumentation zu verfassen, laden Sie sich am besten das Muster der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes herunter. Diese „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ wurde bereits im März 2014 nach den finalen GoBD-Regeln erstellt.
Muster-Verfahrensdokumentationen können jedoch nur als Vorlage dienen, um unternehmens- und branchenspezifische Angaben zu dokumentieren. Denn diese Prozesse sind immer sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage sowie den Umfang der Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Prozessdokumentation gibt es daher leider nicht.
Vereinfacht lässt sich das Erstellen einer Verfahrensdokumentation wie folgt darstellen:
- Erstellen eines Systemüberblicks: Identifikation der steuerrelevanten Systeme und Prozesse.
- Sichtung bestehender Dokumentationen: Vorhandene Dokumentationen und Prozesse werden zusammengetragen und gesichtet.
- Aufnahme der Ist-Prozesse und des internen Kontrollsystems: Vorhandene steuerrelevante Prozesse werden durch Befragung und Dokumentation aufgenommen. Der Personenkreis wird für das IKS definiert.
- Anpassung nicht optimaler oder unzulässiger Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben: Sollten einzelne Prozesse nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, so sollten alternative Prozess geprüft werden und diese als neue Prozessvorgabe definiert werden.
- Wirtschaftliche Prozessoptimierung: Bereits im Rahmen der Prozessaufnahme oder später auch im Rahmen einer Optimierung sollten Prozessoptimierungspotenztiale eingearbeitet werden.
- Verfahrensdokumentation: Am Ende der Aufnahme entsteht die erste Verfahrensdokumentation, wenn Sie so wollen, das Qualitäts-Management-Handbuch Ihrer steuerlichen Verwaltungs-Prozesse. Künftig notwendig werdende Änderungen müssen aufgenommen werden und sollten revisioniert dargestellt werden.
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Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
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