TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.
Mit RICOH, STREAMLINE NX® und DocuWare
Unternehmensprozesse revolutionieren
In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt sind effiziente, strukturierte Workflows der Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit. Analoge Prozesse stoßen schnell an ihre Grenzen – besonders wenn es um Dokumentenmanagement, Vertragsverwaltung oder abteilungsübergreifende Freigaben geht. Genau hier setzen digitale Workflows an: Sie automatisieren Abläufe, sparen wertvolle Zeit und sorgen für maximale Transparenz.
Das Power-Trio für Ihre Prozesse:
RICOH Multifunktionssysteme & STREAMLINE NX® & DocuWare DMS
Wir begleiten unsere Kunden mit gebündeltem Know-how – von der Analyse über die Programmierung bis hin zur Implementierung und Schulung.
- RICOH Multifunktionssysteme: Höchste Performance für Ihre Arbeit mit den Duplex-Scan-Einheiten der neuen RICOH IM C XX10A-Klasse scannen 150 Einzel- bzw. 300 Doppelseiten pro Minute in einem Durchlauf. Das spart ernorme Arbeitszeit.
- STREAMLINE NX®: Die All-in-One-Lösung für multifunktionale Scan-Workflows direkt am RICOH-Multifunktionsgerät. Dokumente werden digitalisiert, automatisiert verschlagwortet und direkt an das DMS oder ERP übergeben.
- DocuWare: Das führende Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht die zentrale Verwaltung, automatische Verschlagwortung und revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Unterlagen.
1. Eingang der Rechnung
Der Workflow beginnt mit dem Eingang der Rechnung. Diese kann auf unterschiedliche Weise ins Unternehmen gelangen – als Papierdokument, per E-Mail oder über ein automatisiertes System. In modernen Unternehmen wird die Rechnung oft digital eingereicht, was den gesamten Prozess beschleunigt.
2. Scannen und Erfassung der Rechnung
Falls die Rechnung in Papierform vorliegt, wird sie in der Regel zunächst mit einem Multifunktionsgerät oder Scanner digitalisiert. Das eingesetzte STREAMLINE NX® spielt hierbei eine wichtige Rolle, indem es den Scan-Prozess direkt in einen vordefinierten Workflow integriert.
Bei der Digitalisierung wird durch Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) der Inhalt der Rechnung automatisch erfasst. Dies umfasst wichtige Informationen wie:
- Rechnungsnummer
- Betrag
- Lieferant
- Fälligkeitsdatum
Diese Daten werden direkt an das DocuWare Dokumentenmanagement-System übermittelt und gespeichert.
3. Automatische Verschlagwortung und Archivierung
Nach der Erfassung werden die Dokumente automatisch verschlagwortet und in einem zentralen digitalen Archiv abgelegt. Hier greift die automatisierte Verschlagwortung durch das DocuWare DMS, bei der Schlagwörter wie „Rechnung“, „Lieferant X“ und „Betrag Y“ zugeordnet werden. Dies erleichtert später die Suche und Archivierung von Dokumenten.
4. Überprüfung der Rechnung
Sobald die Rechnung im System gespeichert ist, wird sie in einem Workflow zur Überprüfung weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter in der Buchhaltung erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine neue Rechnung zur Prüfung ansteht. Der Workflow stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter die Rechnung zur Prüfung erhalten.
In einem automatisierten Workflow könnte eine erste Prüfung auf Übereinstimmung mit bestehenden Bestellungen oder Verträgen erfolgen. Dies bedeutet, dass das System automatisch prüft, ob die Rechnung dem vorab vereinbarten Betrag und den bestellten Waren/Dienstleistungen entspricht. Falls Unstimmigkeiten vorliegen, wird der Prozess angehalten, und der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung zur weiteren Klärung.
5. Genehmigung der Rechnung
Nachdem die Rechnung überprüft wurde, erfolgt die Genehmigung. In einem digitalen Workflow wird diese Genehmigung meist über ein System wie DocuWare abgewickelt, das es den zuständigen Vorgesetzten ermöglicht, die Rechnung elektronisch zu genehmigen oder abzulehnen.
Je nach interner Struktur könnte dies mehrere Freigabeschritte umfassen, zum Beispiel:
- Teamleiter freigibt für den nächsten Schritt
- Finanzabteilung gibt die Zahlung frei
Das System speichert jeden Schritt und die Entscheidung für die Nachverfolgbarkeit.
6. Zahlung und Archivierung
Nach der Genehmigung wird die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet. Der Workflow sorgt dafür, dass alle notwendigen Informationen an die Buchhaltung übermittelt werden, um die Zahlung zu veranlassen. Diese wird häufig mit einer Zahlungsfrist und einem Zahlungshinweis versehen, um sicherzustellen, dass Zahlungen rechtzeitig erfolgen.
Gleichzeitig wird die Rechnung im digitalen Archiv gespeichert, sodass alle relevanten Dokumente jederzeit verfügbar sind. Bei Bedarf können auch Zahlungserinnerungen oder Berichte erstellt werden, um die Übersicht zu behalten.
7. Abschluss des Workflows
Nach erfolgter Zahlung wird der gesamte Prozess abgeschlossen. Der Workflow stellt sicher, dass alle Dokumente korrekt archiviert und mit den entsprechenden Metadaten versehen sind. Dies stellt sicher, dass der gesamte Vorgang später nachvollziehbar und auditierbar bleibt.
Die Dokumente bleiben für zukünftige Audits oder als Referenz verfügbar und können mit wenigen Klicks über eine Volltextsuche im DMS wiedergefunden werden.
Vertragsmanagement: Verträge werden digital abgelegt, mit Wiedervorlagen versehen und fristgerecht bearbeitet.
- zentraler Speicherort aller digitalisierten Verträge
- vollständigen Überblick über die verschiedenen Vertragspartner, Laufzeiten, Zahlungs- und Kündigungsfristen
- Automatisierung durch digitale Workflows, z.B. Erinnerungs-, Freigabe- bzw. Berechtigungsmanagement
- Digitale Signatur
Personalakten: Mitarbeiterdokumente werden verschlüsselt archiviert und revisionssicher gespeichert.
- zentraler Speicherort aller digitalisierten Dokumente einer "klassischen" Personalakte
- Schnittstelle in bestehende HR- / Personal-Verwaltungs- o. Lohnbuchhaltungs-Software
- Automatisierung durch digitale Workflows, z.B. Gehaltsabrechnung, Urlaub, Krankenmeldung
Praxis-Beispiel
Effiziente Rechnungsfreigabe innerhalb eines Tages
Als Spezialisten Druck-, Dokumenten- und Digitalisierungsmanagement stehen wir für praxiserprobte Digitalisierungslösungen mit Mehrwert. Unsere Kunden schätzen die ganzheitliche Betreuung – von der strategischen Analyse bis zur operativen Umsetzung. Wir denken Prozesse neu, automatisieren Workflows und integrieren nahtlos in bestehende IT-Landschaften sowie in DMS, ERP, DATEV oder SAP.
Ihre Vorteile mit uns:
• Jahrzehntelange Erfahrung im Dokumenten- und Informationsmanagement
• Technisches Know-how rund um RICOH-Systeme & Managed Print Services
• Maßgeschneiderte Schulungen & persönlicher Support
• Schnelle Projektumsetzung dank erprobter Standards
