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Schnittstellen & Integration

DocuWare DMS & abas ERP:
Perfect Match!
Im Interview mit Markus Beck

Seit vielen Jahren ist TANTZKY einer der führenden Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und die Digitalisierungsstrategie.

Das erfahrene Spezialisten-Team um die Managed Digital Service begleitet Unternehmen Schritt für Schritt. Seinen Kunden bietet TANTZKY alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. Die Anbindung an ERP, DATEV oder Spezialsoftware gehört mittlerweile zum täglichen Geschäft.

DocuWare & Tantzky sind ein starkes Team, wenn es darum geht, wertvolles Unternehmenswissen zu schützen. Seit Jahren höchstzertifiziert und unter den TOP 8 der DMS-Fachhändler in der DACH-Region.

Markus Beck, Bereichsleiter Managed Digital Service bei TANTZKY in Karlsruhe, berichtet über seine Erfahrungen bei den zahlreichen DocuWare DMS & abas ERP-Integrationen.

Markus Beck, Bereichsleiter Managed Digital Service

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Seit wann integriert Ihr DocuWare DMS in abas ERP?

Das erste Mal trat 2021 ein abas Kunde mit der Herausforderung an uns heran, dass sein DMS-Altsystem nicht mehr supportet wird. Sie waren auf der Suche nach einem Dokumenten-Management-System, dass die typischen Arbeitsweisen in abas unterstützt. Seitdem integrieren wir DocuWare DMS in abas ERP.

Unsere Kunden schätzen besonders die Voll-Integration. Das bedeutet, dass innerhalb der Original-abas-Oberfläche die jeweilig passenden Belege in die Kunden- bzw. Lieferanten-Akte zur Vorgangsbearbeitung integriert werden. DocuWare DMS arbeitet automatisiert im Hintergrund.

Wie unterstützt Ihr die Kunden im Speziellen?

Ein Riesenvorteil sind unsere enormen Erfahrungswerte aus den bereits umgesetzten Projekten. Im Grunde sind die Arbeits- und Prozessabläufe alle ähnlich gelagert. Hier setzen wir mit unseren Kunden auf Augenhöhe an und können entsprechend schnell unterstützen.

Darüber hinaus verfügen wir zwischenzeitlich über eine Vielzahl an Best Practice-Lösungen, die wir bequem an die jeweiligen Kundenbedürfnisse anpassen können. Ich sag unseren Kunden immer, wir müssen ja das Rad nicht neu erfinden und kommen dadurch deutlich schneller zum Ziel.

DocuWare und abas werden von uns so miteinander verbunden, dass sie Informationen austauschen, übergeben bzw. anzeigen. So können alle berechtigten Anwender die Änderungen z.B. am Status oder der Dokumenten-Versionierungen einsehen.

Was verändert sich für den Anwender in abas ERP?

Alle Anwender bestätigten den garantierten Mehrwert des digitalen Arbeitens mit den zusätzlichen DocuWare Funktionen. Jedem Anwender stehen die praktischen DocuWare Bearbeitungswerkzeuge, wie z.B. digitale Stempel oder Notizfunktion zur Verfügung und erleichtern plötzlich das digitale Arbeiten mit den Dokumenten.

Die Archivierung sämtlicher EK und VK Dokumente erfolgt aus abas mit automatischer Indexierung.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist, alle archivierten Dokumente eines Vorgangs werden an der richtigen Stelle im Programm angezeigt und können direkt dort bearbeitet werden. So können mehrstufige Genehmigungs- und Freigabeprozesse z.B. auch für eine Vertragsverwaltung hinterlegt werden und beschleunigen die digitale Arbeitsweise.

Wie und wo archivieren die Anwender die Dokumente?

Für den Anwender ändert sich nicht viel. Die Nutzung der bekannten abas Datei-Archivierung wird für die Archivierung in DocuWare genutzt. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Dokumente im Hintergrund automatisiert verschlagwortet werden. Super praktisch, da der Anwender Zeit und Arbeit spart.

Können wir alle Dokumente zu einer Vorgangskette in abas anzeigen lassen?

Klar, ist das möglich. Alle Dokumente zu einem Vorgang können übersichtlich innerhalb des Vorgangs angezeigt werden. Das ist im Speziellen für alle unsere abas Anwender ein besonderes Highlight.

Welche automatisierten Workflows können wir mit DocuWare in abas umsetzen?

DocuWare steht für digitales Arbeiten mit Workflow-Automatisierung. Hier können wir beispielsweise massive Erleichterungen innerhalb der Bestell-, Wareneingangs- bzw. im Rechnungsprozess schaffen.

Die meisten unserer Kunden arbeiten z.B. innerhalb der Rechnungs- und eRechnungsverarbeitung Abteilungs- bzw. Standortübergreifend. Hier verfügen wir über zahlreiche „Best Practice“-Lösungen, die wir mühelos, Template-basiert an die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen können.

Hier ein kleiner Auszug:

Automatische Belegerkennung
Intelligente Indexierung
Rechtskonformes Archiv

Automatisierter Workflow
Prüfung nach § 14 UstG
Dubletten Prüfung

Lieferantenprüfung
Skonti Überwachung
Rechnungsverteilung

Freigabelimits
Automatische Buchungsstapel
Integration in FiBu-Systeme

Wie bearbeitet der Anwender die Dokumente?

So wie bisher auch, nur eben digital. Das bedeutet, Stempel, Kontierungsnotizen oder handschriftliche Bearbeitungsvermerke können die Anwender mit den jeweiligen Funktionen bzw. per DocuWare-Stempel steuern. Ein weiterer Vorteil ist, dass durch diese Bearbeitungsvermerke z.B. weitere Prozessschritte automatisiert im Hintergrund starten können.

Wie lange braucht dein Team für die Umsetzung?

Zwischenzeitlich sind wir in der Umsetzung und Implementierung sehr schnell.

In Abhängigkeit, welches DocuWare-System zum Einsatz kommt, gebe ich erfahrungsgemäß,
von der Orientierung bis zur Umsetzung, folgende Zeiten an:

Vorkonfigurierte Cloud-Lösung – Umsetzung in ca. 1 – 2 Wochen*
individuelle Cloud-Lösung – Umsetzung in ca. 4 – 8 Wochen*
individuelle On Premise-Lösung – Umsetzung in ca. 6 – 10 Wochen*

*Bei einer typischen Anwendung für 15 bis 30 User

Dein Fazit, lieber Markus?

DocuWare & abas – Effizienz, Integration und Zukunftssicherheit

Die Integration von DocuWare DMS in abas ERP bietet Unternehmen einen entscheidenden Vorteil: eine nahtlose, intelligente Dokumentenverwaltung direkt im ERP-System. Nutzer profitieren von einer vollständigen Einbindung ohne Medienbrüche – Belege werden automatisch archiviert, verschlagwortet und innerhalb des Prozesses angezeigt. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern ermöglicht auch eine reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg.

Dank der langjährigen Erfahrung von TANTZKY und einer Vielzahl an erprobten Best-Practice-Lösungen erfolgt die Implementierung schnell und zuverlässig – je nach System in nur wenigen Wochen. Automatisierte Workflows für Rechnungsverarbeitung, Belegerkennung und Freigabeprozesse reduzieren manuelle Aufwände erheblich.

Kurz gesagt: Die DocuWare-Integration in abas ERP macht digitale Prozesse smarter, schneller und sicherer – und sorgt für eine zukunftssichere, rechtssichere und effizientere Arbeitsweise.

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Der schnellste und einfachste Weg um ein Gefühl für das perfekte Zusammenspiel beider Anwendung zu bekommen, ist eine Live-Präsentation.
Hier zeigen wir genau wie die DocuWare DMS & abas ERP-Integration funktioniert.

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