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Go digital!

Dokumenten-Management-System integriert in abas ERP –  On-Premise oder Cloud

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

DocuWare DMS & abas ERP – Ein perfektes Team

Als erfahrener Partner und vielen erfolgreich abgeschlossenen DMS/abas ERP-Projekten sind wir heute soweit, dass wir gemeinsam mit unseren Kunden ein Maximum an Arbeitseffizienz erreichen können.

Das elektronische DocuWare Archivsystem mit seiner modernen, webbasierten Systemarchitektur, einer BPM Workflowengine, der abas MS SQL Connector Schnittstelle und eine REST API Webschnittstelle ergibt sich eine nahtlose Integration in die Unternehmenssoftware abas ERP.

    • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
    • Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf u.v.m.
    • Übernahme / Import ihrer durch Sie bereitgestellten Archivdaten

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in abas
  • DocuWare Funktionen in abas
  • Datenübernahme aus DMS-Altsystem
Termin vereinbaren
Referenzbericht

Referenzbericht

Karl Hess GmbH & Co. KG digitalisiert mit DocuWare & abas ERP

Direkte Schnittstelle in abas ERP-System, digitale Workflowautomatisierung und Prozessoptimierung  in folgenden Unternehmensbereichen:

  • Buchhaltung
  • Einkauf
  • Vertrieb Projektmanangement
  • Personalmanagement
  • Geschäftsleitung

„Die Volltextsuche über alle in DocuWare archivierten
Dokumente nach beliebigen Schlagworten ist ein absoluter Mehrgewinn für das ganze Unternehmens.“

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von abas ERP

Komfortabel und effizient: Alle Dokumente in abas ERP zu einem z.B. Bestellvorgang in separatem "DocuWare-Reiter" anzeigen lassen.

DocuWare On-Premise oder Cloud:
gleiche Funktion & Design

Wählen Sie die Bereitstellung von DocuWare DMS, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. DocuWare Cloud und DocuWare als On-Premises-Lösung basieren auf dem gleichen Code. Beide Lösungen bieten Ihnen damit nahezu das Gleiche bei Funktionsumfang, intuitiver Benutzeroberfläche und Integrationsmöglichkeiten.

Perfektes Team: Nahtlose Integration von DocuWare Archivsystem in die Unternehmenssoftware abas ERP.

Belege archivieren & finden

DocuWare DMS bietet eine schnelle, zuverlässige und revisionssichere Archivierung, Verwaltung  und Organisation von Papierbelegen, Office-Dokumenten, E-Mails, Zeichnungen, Projektpläne und sonstigen Informationen Ihres Unternehmens.

Elektronische Dokumente können z.B. einfach per Drag & Drop in abas ERP archiviert werden. Papierbelege lassen sich mithilfe angebundener Multifunktionsgeräte einscannen und einem Vorgang zuordnen. Die optische Texterkennung (OCR) wandelt dabei die Bildinformationen in ein per Volltextsuche durchsuchbares Textformat um. Zusätzlich zur Volltextsuche lassen sich Dokumente mithilfe zahlreicher Suchmöglichkeiten und -kriterien in Sekundenschnelle finden.

Einblicke aus der Praxis

Beispielvideo (Länge: 1:15 min)

Geschäftsprozesse nahtlos integriert in abas ERP

Ob im Kundenservice, Vertriebsinnen- bzw. -außendienst, im Einkauf, in der Buchhaltung oder im Management - profitieren Sie von der tiefen Integration des Dokumentenmanagements in Ihre Geschäftsprozesse im ERP. Belege und Dokumente aus dem ERP-System werden beim Drucken automatisch indexiert und archiviert. Damit steht Ihnen die gesamte Belegkette an digitalen Dokumenten zu einem Geschäftsvorgang zentral zur Verfügung - von Anfrage, Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung über Lieferschein und Rechnung bis hin zur sämtlichen Korrespondenz.

Der Dokumentenaufruf erfolgt über die in abas ERP integrierte Vorgangs- und Dokumentenansicht. Sie betrachten eine Rechnung im ERP und erhalten somit automatisch, ohne aufwändige Suche, alle zugehörigen Belege direkt im ERP-Dashboard angezeigt.

abas ERP Screenshot im Vorgang und alle Belege werden angezeigt.

Abas ERP Eingangs- und Ausgangsdokumente archivieren

Ein zentrales Archiv ist die Basis jedes modernen und zukunftsfähigen ERP-Systems wie abas ERP. Zentrale Datenbanken verknüpfen alle Bereiche und Module einer ERP-Lösung, wie Warenwirtschaft, Produktion, Finanz- oder Personalwesen, indem sie jeder Anwendung die jeweils relevanten Daten und Dokumente zur Verfügung stellen.

Generell werden alle Kunden bzw. Lieferanten und Artikel als Stammdaten aus abas ERP mit DocuWare abgeglichen und vervollständigt, damit überall die gleiche Datenbasis zur Verfügung steht.

1. DMS-Integration im Einkauf

Im Einkauf fällt eine Vielzahl von Belegen an, diese Belege werden automatisch in DocuWare archiviert.

Ein Auszug sind:

  • EK Anfrage
  • EK Bestellung
  • EK Rahmenauftrag
  • EK Rücklieferschein
  • EK Lieferstornierung.

Folgende Belegarten können beispielhaft als externe Dokumente dem abas-ERP Vorgang über DocuWare zugeordnet werden.

Das sind:

  • EK Angebot
  • EK Auftragsbestätigung
  • EK Lieferschein
  • EK Rechnung
  • EK Gutschrift
  • EK Mahnung
  • EK Korrespondenz
  • Produktinformation.

Nicht zu vergessen sind natürlich sämtliche Verträge, die der Einkauf abschließt.

Mit der abas-DocuWare Schnittstelle finden Sie alle wichtigen Dokumente innerhalb eines Vorgangs und erleichtern das tägliche Doing.

2. DMS-Integration im Verkauf

Im Bereich Verkauf können aus abas-ERP oder auch aus einem CRM wie z.B. Genesis World oder SMARTCRM folgende Belegarten archiviert werden.

Ein Auszug sind:

  • VK Angebot
  • VK Auftragsbestätigung
  • VK Rahmenauftrag
  • VK Lieferschein
  • VK Rechnung
  • VK Gutschrift
  • VK Proforma Rechnung

Folgende Belegarten können beispielhaft als externe Dokumente dem abas-ERP Vorgang über DocuWare zugeordnet werden.

Das sind VK Anfrage, VK Bestellung, VK Korrespondenz, Produktinformation oder auch Rückläufer Dokumente (VK Lieferschein, VK Rücknahmeschein, VK Lieferstornierung), bei welchem bereits beim Druck aus abas-ERP ein Barcode angedruckt wurde, können gescannt und archiviert werden.

Auch hier werden Verträge, wie zum Beispiel NDA in DocuWare archiviert.

Direkte DocuWareverknüpfung innerhalb der abas ERP Projektvorgänge: Alle zugeordneten Belege innerhalb eines Vorgangs.

3. DMS-Integration in der Finanzbuchhaltung

Die FiBu spielt gerade bei der Rechnungsarchivierung eine große Rolle. Hier werden Genehmigungs- und Kontrollmechanismen aus DocuWare direkt mit abas ERP verknüpft. Der FiBu-Bereich kann bis zur Buchung voll automatisiert werden. Sämtliche produktionsrelevanten Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen können automatisiert über Prozesse gesteuert werden.

Intelligente Schnittstelle: Automatische Statusübergabe bei der z.B. Rechnungsfreigabe in DocuWare wird der Rechnungsstatus in abas ERP aktualisiert.

4. DMS-Integration in der Fertigung

Bearbeitet Betriebsaufträge und Fertigungskarten können selbstverständlich auch in der Produktion den Vorgängen nach der Fertigung zugeordnet werden.

5. DMS-Integration im Qualitätsmanagement

DocuWare unterstützt Sie dabei das Handbuch zu verwalten und aktuell zu halten, es stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Wie alle QM-Dokumente ist auch das Handbuch der Dokumentenlenkung unterworfen, d.h. jeder Teilschritt von der Erstellung über die Bearbeitung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung muss nachvollziehbar sein. Dank Workflowanbindung sorgt DocuWare für einen korrekten Lenkungslauf, dokumentiert alles ISO-konform und legt Ihre Dokumente ab. Alle Bearbeitungsschritte werden dann mit der jeweiligen Version zusammen gespeichert und Änderungen können transparent nachvollzogen werden.

6. E-Mail-Archivierung

Heute wird die Kunden- und Lieferantenkorrespondenz größtenteils per E-Mail umgesetzt und genau dann wird es schwierig, da die Postfächer persönlich verwaltet werden.

Mit Microsoft Outlook im Einsatz, erledigt das DocuWare Ad-In die E-Mail-Archivierung direkt vorgangsbezogen in Verbindung mit abas ERP. Sämtlich archivierten E-Mails stehen somit sofort allen berechtigten abas Anwendern zur Verfügung.

Einblicke aus der Praxis: 
z.B. Rechnungsworkflow

01: Digitaler Rechnungseingang

  • Neue Eingangsrechnungen gelangen zur Prüfung in den DocuWare Briefkorb.
  • Der digitale Rechnungseingang erfolgt über eine zentrale E-Mail-Adresse.
  • Neue Rechnungen werden in einer Aufgabenliste in DocuWare dargestellt.
  • Über einen elektronischen Stempel, erhalten die neuen Dokumente eine fortlaufende Nummer, die sie eindeutig kennzeichnet.

Produktvideo (Länge: 3:43 min)

02: Belegerfassung in abas

  • Bei der Belegerfassung in abas ERP werden die externe Belegnummer und die fortlaufende Nummer erfasst, um den Beleg eindeutig dem Datensatz in abas ERP zuzuordnen.
  • Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung, bzw. den Zahllauf gesperrt.

03: Rechnungsfreigabe

  • Aus dem in abas ERP vorgebuchten Beleg, übernimmt DocuWare den Status "zur Prüfung".
  • Der DocuWare Workflow zur Rechnungsprüfung wird gestartet und dem Prüfer zugewiesen.
  • Der Prüfer gibt die Rechnung frei oder lehnt diese ab, wodurch sich deren Status entsprechend ändert.
  • Der dadurch neue Status der Prüfung, "freigegeben" oder "abgelehnt", wird im Anschluss an abas ERP übergeben.

04: abas Statusübernahme

  • Der von DocuWare an abas ERP übergebene Status "freigegeben" bzw. abgelehnt, wird von abas ERP dem Datensatz zugeordnet.
  • Freigegebene Rechnungen lassen sich buchen, bzw. in den Zahllauf übergeben.

DocuWare in abas ERP:
Datenübernahme aus Alt-Archiven

Viele unserer DocuWare-abas ERP-Kunden hatten bereits ein Dokumentenmanagement im Einsatz. Um Dokumente aus dem DMS-Alt-Archiv in das DocuWare-Archiv zu überführen, müssen diese aus dem vorhandenen DMS exportiert werden. Eine automatisierte DMS-Migration umfasst die Vorbereitung, Extrahierung und Transferierung von Dokumenten & Metadaten.

Den Import nach DocuWare erledigt dann ein automatisierter Dateiimport. Dieser liest die Dokumente ein, erkennt die Indexdaten und archiviert die Dokumente im ausgewählten DocuWare-Archiv mit den zugewiesenen Indexdaten. 

Für die abas ERP Integration ist eine bewährte Standardlösung in DocuWare verfügbar. Auf Wunsch können natürlich individuelle Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden.

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Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zur Übernahme der Altdaten in Ihr neues Dokumenten-Management-System.

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