- Auch nach der Speicherung von Dokumenten in digitaler Form dürfen nicht alle originalen Papiervorlagen gelöscht werden. So müssen beispielsweise Arbeitsverträge oder Kündigungen in physischer Schriftform vorhanden sein.
- Eingescannte Dokumente haben nicht immer als Urkundenbeweise rechtlichen Bestand. Vor allem in juristischen Auseinandersetzungen vor Gericht kann die Restriktion auf digitale Dokumente zu Beweisproblemen führen.
- Bei der Digitalisierung der Personalakten sollten die zu verarbeitenden Dokumente in Urkunden und Nicht-Urkunden unterschieden werden.
- Rechtliche Analysen vor der Digitalisierungsmaßnahme stellen sicher, welche Dokumente in die digitale Personalakte überführt werden dürfen und wer Zugriff darauf erhalten soll. Ebenso ist dadurch definiert, welche Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen.
Ein weiterer, wichtiger Meilenstein innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen betrifft den Personalbereich bzw. die HR-Abteilung.
Am Anfang steht die Unternehmens-spezifische Entscheidung, in welchen Bereichen die Transformation hin zu digitalen HR-Prozessen am sinnvollsten ist und daher zuerst implementiert werden sollte. Dabei bieten sich in der Regel zusammengefasst primär diese Segmente an:
- Digitale Personalakte
- Personalentwicklung / Recruiting
- Bewerbermanagement
- Personalverwaltung
- Mitarbeitergespräche
- Weiterbildung
- Performance- und Kompetenz-Management
Aus unseren Erfahrungen bildet die Ausgangsbasis – ganz klar, die "Digitale Personalakte". Hierbei werden alle Personaldokumente der Mitarbeiter in das Dokumenten-Management-System DocuWare integriert. Dabei werden alle papierbasierten Alt-Dokumente gescannt sowie aus anderen Softwareanwendungen übernommen und anschließend "intelligent" in die digitale Personalakte eingebunden.
Als essentieller Bestandteil der digitalen Transformation ermöglichen digitale Arbeitsabläufe, die mittels Workflows effizient automatisiert werden, erhebliche Arbeitserleichterungen in allen Bereichen. Beispiele aus der Praxis haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
Alle Informationen auf einen Klick abrufbar. Digitalisieren Sie Ihre Personaldaten und Dokumente und nutzen Sie die vielen Vorteile.
Mehr Produktivität im Arbeitsalltag. Verwalten Sie alle Mitarbeiterunterlagen in einem zentralen, sicheren Archiv.
Digitale Personalakte:
Vorüberlegung & Vorbereitung
DocuWare-Beispiel aus der Praxis: Übersicht aller zu Peter Sanders gespeicherten Bespieldokumente.
Scannen, automatisch Daten auslesen und archivieren
Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit!
Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden.
Archivierung direkt aus Microsoft Outlook
Auch das Ablegen neuer Dokumente ist denkbar einfach. Viele Unterlagen bekommen Sie ja inzwischen per E-Mail.
In Ihrem E-Mailprogramm rufen Sie direkt einen Ablagedialog auf, der schon wichtige Informationen automatisch ausfüllt:
- Absender
- Datum
- Betreff
Sie müssen nur noch minimale Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen und schon ist das Dokument in DocuWare archiviert.
Archivierung direkt aus Ihrer Anwendung z.B. Microsoft Office
Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.
Verbinden Sie Ihre gewünschte Anwendung mit DocuWare und archivieren Sie alle Dokumente direkt per Mausklick.
Dokumente, die Sie beispielsweise in Ihren MS Office-Anwendungen erstellen, legen Sie einfach über „Speichern Unter“ und der Explorer-Integration von DocuWare in der Personalakte ab.
Zentralisierter Standardprozess mit Fristenkontrolle
Hier setzt DocuWare mit einer zentralisierten Krankmeldung und mit einem standardisierten Prozess zur Fristenüberwachung an.
Die Mitarbeiter melden sich über ein zentrales Formular krank. Sollten sie bereits beim Arzt gewesen sein und über eine AU verfügen, können sie diese AU bereits mit der Krankmeldung hochladen. Dabei wird gleich mit angegeben, wann der Mitarbeiter voraussichtlich wieder zur Arbeit kommt.
Automatisierte Benachrichtigungen an alle Beteiligten
Auch hier startet mit der Ablage der Krankmeldung ein weiterer, standardisierter Prozess.
Zunächst werden die Führungskraft und die Personalabteilung per E-Mail darüber informiert, dass sich der Mitarbeiter krankgemeldet hat. Die Abwesenheit wird gleichzeitig auch in die Liste der abwesenden Mitarbeiter eingetragen, so dass Vorgesetzte und Abteilungsleiter über dieses Dashboard einen Überblick haben, auf wen sie heute nicht zurückgreifen können.
Zusätzlich bekommt die Personalabteilung eine Aufgabe, in der sie entscheidet, ob die AU korrekt vorliegt oder ggf. keine AU benötigt wird. In diesem Fall wird der Mitarbeiter darüber informiert, dass er alle Formalitäten vorbildlich erledigt hat.
Fehlende und auslaufende AU
Sollte die AU fehlen, wird der Mitarbeiter darauf hingewiesen, dass er bis zu einem Stichtag die AU ablegen muss. Am Stichtag erhält die Personalabteilung eine Erinnerung, um zu prüfen, ob jetzt alles ordnungsgemäß zur Verfügung gestellt wurde. Liegt die AU auch weiterhin nicht vor, informiert der Prozess den Mitarbeiter mit einer verschärften Mail über die fehlenden Unterlagen.
Läuft die erste AU aus, kann der Mitarbeiter eine Folgebescheinigung einreichen und die Krankmeldung damit bis zu einem neuen Termin verlängern. Auch darüber werden Vorgesetzter und Personalabteilung informiert.
Rückkehr zum Arbeitsplatz
Und zu guter Letzt melden sich die Mitarbeiter über dieses zentrale Formular auch wieder ordnungsgemäß zurück. Sind zu diesem Zeitpunkt alle vorgeschriebenen Unterlagen vorhanden, schließt die Personalabteilung den Vorgang.
Kind-Krankenmeldung
Im Falle, dass es sich um eine Kind-Krankmeldung handelt, wird zusätzlich auch das Lohnbüro informiert, damit die notwendigen Abschläge bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden können.
Mit diesem Prozess stellen Sie in der Personalabteilung sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Krankmeldungen abdecken. Zusätzlich wird für alle Beteiligten und Betroffenen die Abwesenheit von Mitarbeitern transparent und es können ggf. umgehend Maßnahmen zur Vertretung des kranken Kollegen getroffen werden.
Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen
Egal, ob Sie die Gehaltsabrechnungen selbst im Lohnsystem erstellen und drucken oder ob Sie über einen externen Dienstleister eine PDF-Datei mit allen Gehaltsabrechnungen bekommen: DocuWare importiert die Abrechnungen, separiert sie und legt sie automatisch in der Mitarbeiterakte ab.
Sobald die Gehaltsabrechnung archiviert wird, erhält jeder Mitarbeiter eine E-Mail über die neue Abrechnung und kann sie über den integrierten Link aufrufen. Ohne Aufwand und super schnell – einen besseren Service können Sie den Mitarbeitern nicht bieten. Und dazu sparen Sie noch jede Menge Zeit und Versandkosten.
Urlaubsanträge / Antrag auf Abwesenheit
Innerhalb von DocuWare DMS kann sich der jeweilige Mitarbeiter anmelden und hat Zugriff auf das entsprechende Formular. Nach Eingabe bzw. Auswahl der möglichen Daten wird der Antrag versendet.
Im Hintergrund startet der automatische Genehmigungsworkflow. Dabei erhält der Vorgesetzte ein E-Mail mit entsprechendem Link zum Antrag in DocuWare. Diesen kann er genehmigen oder ablehnen. Danach erhalten im positiven Fall der Antragsteller bzw. die Personalabteilung / HR eine automatisierte Informations-E-Mail mit den benötigten Informationen zur finalen Freigabe in DocuWare. Im Ablehnungsfall wird nur der Antragsteller informiert.
Das spart Arbeitszeit, beschleunigt die nachgelagerten Arbeitsschritte und erhöht die Transparenz.
