1. Scannen
Für den reinen Digitalisierungsprozess gibt es verschiedene Lösungsansätze, wie sich die Dokumente intelligent und schnell scannen lassen. Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit! Für große Digitalisierungsvorhaben besteht auch die Möglichkeit spezielle Scandienstleister zu beauftragen.
2. Scansoftware
Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden. Des Weiteren lassen sich auch weitere Funktionen / Einstellungen zu Dokumenten-Größe, revisionssichere Datei-Typen, OCR-Auslesen, Leerseitenlöschung, Auflösung u.v.m. ebenfalls vorbelegen. Das vereinfacht weiterhin das Arbeiten.
3. Mobiler Arbeitsplatz / Homeoffice
Mobile Scan-Lösungen über App / Software integrieren Handy bzw. Tablet oder Laptop und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.
Der Zugriff auf digitale Personalakten kann auch mit mobilen Geräten erfolgen – was den Nutzen der digitalen Personalakte weiter erhöht. Informationen sind genau dann verfügbar, wenn ein Mitarbeiter diese benötigt, unabhängig vom verwendeten Endgerät. Mitarbeiter können so deutlich flexibler arbeiten, auch auf Dienstreisen.
4. Schnittstelle in bestehende HR- / Personalverwaltungs- oder Lohnbuchhaltungs-Software
Die Verknüpfung der HR-Software mit anderen Programmen, etwa mit der Lohnabrechnungs-Software, bietet zahlreiche Vorteile. Bei miteinander synchronisierten Systemen können die betreffenden Daten lückenlos und sicher untereinander ausgetauscht werden. Dank der Automatisierung zyklischer Prozesse werden zudem zeitliche Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle frei werden und gewinnbringend eingesetzt werden können.
5. Systemvoraussetzungen
Für eine schnelle Datenübertragung der gescannten Dokumente an das Dokumenten-Management-System benötigen Sie entsprechende Kapazitäten, Übertragungsraten und Serverseitige Voraussetzungen – abhängig von Cloud- oder serverbasierten Anwendungen.
Beim Betrieb einer Lösung im eigenen Rechenzentrum ist das Unternehmen selbst für die Sicherheit der Daten und Softwareaktualität verantwortlich. Hier haben Cloud-Systeme den Vorteil, dass der Anbieter der Lösung in der Pflicht steht.