Branchentypisch hat unser Kunde täglich eine hohe Anzahl an elektronischen bzw. papierbasierten Dokumenten zu bearbeiten. Für jeden Patienten gibt es mehrere, unterschiedlichste Belege pro Tag, die gedruckt, gescannt, verteilt, archiviert bzw. in verschiedenen Abteilungen weiter bearbeitet werden müssen.
Zu den persönlichen Patienten-Daten in der Pflegesoftware kommen folgende Dokumenten-Typen - in alphabetischer Reihenfolge hinzu:
- Ablehnung HKP
- Abrechnung
- Anhang zum Pflegevertrag
- Ärztliche Delegation
- Bescheide / Anträge
- Entlassungsbericht
- Genehmigung HKP
- Kostenübernahme
- Laborbefunde
- Leistungsnachweise
- Medikamentenplan
- Schriftwechsel
Diese Belege erreichen die ambulante Pflegeeinrichtung sowohl in Papierform als auch auf elektronischem Weg.
Nach der Bearbeitung werden diese Dokumente in der Patientenakte im Archiv manuell abgelegt.
Patienten-Beispiel: SGBXI / SGBV Pflegenachweise – Frau Bauer
Frau Bauer erhält lt. aktuellem Heil- und Kostenplan (HKP) der Krankenkasse folgende Leistungen:
1. Medikamente verabreichen (2 x Tag / 7 x Woche)
2. Kompressionsstrümpfe anziehen (1 x Tag / 7 x Woche)
3. Kompressionsstrümpfe ausziehen (1 x Tag / 7 x Woche)
Im Datensatz von Frau Bauer befinden sich neben der persönliche Daten, Pflegevertrag usw. folgende, revisionssicher abgespeicherte Dokumente:
- jährliche Genehmigung der Krankenkasse über Heil- und Kostenplan (HKP)
- aktueller Medikamenten-Plan des Arztes
- entsprechende SGBXI / SGBV Vordrucke über täglich erbrachte Leistungen mit Patienten-Unterschrift
112 Dokumente pro Monat | 1.344 Belege pro Jahr
drucken, unterschreiben, scannen und speichern
Für die Abrechnung mit der Krankenkasse benötigt unser Kunde pro erbrachter Leistung den entsprechenden Vordruck mit Patientenunterschrift. Das bedeutet für Frau Bauer werden 112 Dokumente pro Monat / 1.344 Belege pro Jahr gedruckt, unterschrieben, gescannt und gespeichert.
Mit Barcode zum intelligenten Papier
Mit dem DocuWare Barcode & Forms wird diese massive Verwaltungsarbeit erheblich erleichtert und beschleunigt.
Jedes Dokument, dass von Patienten unterzeichnet werden muss, erhält beim Ausdrucken einen eigenen Barcode. Dieser beinhaltet individuelle, vordefinierte Daten. In unserem Beispiel ausgewählte Patienten-Informationen über Frau Bauer.
Stapelbearbeitung in einem Durchlauf
Nach erbrachter Pflegeleistung und Patientenunterschrift wird das Dokument zentral in der Pflegedienststelle gesammelt.
Am RICOH Multifunktionssystem werden in einem Durchlauf alle SGBXI / SGBV Vordrucke gescannt und als Stapel verarbeitet. Diese „intelligenten Papierdokumente“ erleichtern erheblich die Übergabe zurück in den digitalen Prozess.
Das Dokumenten-Management-System erkennt anhand des Barcodes, ab welcher Seite ein neues Dokument beginnt und speichert diese einzeln direkt an den gewünschten Speicherort.
Automatisches Auslesen Patientendaten
Die digitalisierten Pflegenachweise werden anhand der mitgegebenen Barcode-Informationen automatisch dem Datensatz von Frau Bauer zugeordnet.
Des Weiteren werden ebenso automatische Indexwerte, wie z.B. Patienten-Nr., Name, Dokumenten-Typ, Datum, etc. für die Verschlagwortung des Dokumentes an DocuWare übergeben und dort revisionssicher gespeichert.
Aktuell und abteilungsübergreifend
Innerhalb des Kundendatensatzes werden über einen separaten Reiter "DMS" alle digitalisierten Belege angezeigt.
Das spart enorm Arbeitszeit und beschleunigt die nachgelagerten Arbeitsschritte, wie z.B. die Leistungsabrechnung mit der Krankenkasse. Darüber hinaus haben unternehmensweit alle Berechtigten, Zugriff auf die entsprechenden Unterlagen, Bearbeitungsstände, Termine und Fristen usw.
Bearbeitungsstatus bis zum Zahlungseingang
Anhand von Aufgaben, verschiedenen Stempeln, Terminen mit Erinnerungsfunktionen können die Vorgänge optimal organisiert und überprüft werden.
Im Beispiel: Die monatliche Leistungsabrechnung von Frau Bauer wurde an die Krankenkasse übermittelt. Im Hintergrund übergibt automatisch, der im Dokumenten-Management-System hinterlegte Workflow, den Abrechnungsvorgang von der Leistungsabteilung in die Buchhaltung zur Überprüfung des Geldeinganges. Sobald dieser erfolgt ist, wird der Dokumentenstatus als abgeschlossen gekennzeichnet.
Lassen Sie sich alle Belege zu einem Klienten / Patienten anzeigen. Anhand der Patientennummer finden Sie schnell und einfach alle gespeicherten Dokumente von Frau Bauer – auf der linken Seite sehen Sie die Vorschauanzeige aller elektronisch archivierten Dokumente. Zum links ausgewählte PDF-Dokument (grau hinterlegt) sehen Sie auf der rechten Seite, das gescannte Schreiben der Krankenkasse. Das spart Zeit, Geld und beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse!