TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden Lösungsanbieter im  Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt sind effiziente, strukturierte Workflows der Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit. Analoge Prozesse stoßen schnell an ihre Grenzen – besonders wenn es um Dokumentenmanagement, Vertragsverwaltung oder abteilungsübergreifende Freigaben geht. Genau hier setzen digitale Workflows an: Sie automatisieren Abläufe, sparen wertvolle Zeit und sorgen für maximale Transparenz.

Gemeinsam digital erfolgreich

Ein Workflow ist ein definierter Arbeitsablauf, der aus einer Reihe von Aufgaben und Prozessen besteht, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen. z.B. Rechnungseingang – den detaillierter Workflow finden sie weiter unten im Beitrag. Bei manueller Ausführung kann es zu Verzögerungen, Fehlern und Ineffizienzen kommen. Digitale Workflows bieten eine Lösung, indem sie diese Prozesse automatisieren und so eine schnellere und fehlerfreie Ausführung ermöglichen.

Ein digitaler Workflow bildet einen festgelegten Prozessablauf ab, der durch Software gesteuert und automatisch ausgeführt wird. Statt Dokumente per Hand weiterzugeben oder Informationen manuell zu verarbeiten, übernimmt die Technologie diese Aufgaben – zuverlässig, nachvollziehbar und sicher.

Wir begleiten unsere Kunden mit gebündeltem Know-how – von der Analyse über die Programmierung bis hin zur Implementierung und Schulung.

• RICOH Multifunktionssysteme: Höchste Performance für Ihre Arbeit mit den Duplex-Scan-Einheiten der neuen RICOH IM C XX10A-Klasse scannen 150 Einzel- bzw. 300 Doppelseiten pro Minute in einem Durchlauf. Das spart ernorme Arbeitszeit.
  
• STREAMLINE NX®: Die All-in-One-Lösung für multifunktionale Scan-Workflows direkt am RICOH-Multifunktionsgerät. Dokumente werden digitalisiert, automatisiert verschlagwortet und direkt an das DMS oder ERP übergeben.
• DocuWare: Das führende Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht die zentrale Verwaltung, automatische Verschlagwortung und revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Unterlagen.

Der Workflow beginnt mit dem Eingang der Rechnung. Diese kann auf unterschiedliche Weise ins Unternehmen gelangen – als Papierdokument, per E-Mail oder über ein automatisiertes System. In modernen Unternehmen wird die Rechnung oft digital eingereicht, was den gesamten Prozess beschleunigt.

Falls die Rechnung in Papierform vorliegt, wird sie in der Regel zunächst mit einem Multifunktionsgerät oder Scanner digitalisiert. Das eingesetzte STREAMLINE NX® spielt hierbei eine wichtige Rolle, indem es den Scan-Prozess direkt in einen vordefinierten Workflow integriert.

Bei der Digitalisierung wird durch Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) der Inhalt der Rechnung automatisch erfasst. Dies umfasst wichtige Informationen wie:

• Rechnungsnummer
• Betrag
• Lieferant
• Fälligkeitsdatum

Diese Daten werden direkt an das DocuWare Dokumentenmanagement-System übermittelt und gespeichert.

Nach der Erfassung werden die Dokumente automatisch verschlagwortet und in einem zentralen digitalen Archiv abgelegt. Hier greift die automatisierte Verschlagwortung durch das DocuWare DMS, bei der Schlagwörter wie „Rechnung“, „Lieferant X“ und „Betrag Y“ zugeordnet werden. Dies erleichtert später die Suche und Archivierung von Dokumenten.

Sobald die Rechnung im System gespeichert ist, wird sie in einem Workflow zur Überprüfung weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter in der Buchhaltung erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine neue Rechnung zur Prüfung ansteht. Der Workflow stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter die Rechnung zur Prüfung erhalten.

In einem automatisierten Workflow könnte eine erste Prüfung auf Übereinstimmung mit bestehenden Bestellungen oder Verträgen erfolgen. Dies bedeutet, dass das System automatisch prüft, ob die Rechnung dem vorab vereinbarten Betrag und den bestellten Waren/Dienstleistungen entspricht. Falls Unstimmigkeiten vorliegen, wird der Prozess angehalten, und der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung zur weiteren Klärung.

Nachdem die Rechnung überprüft wurde, erfolgt die Genehmigung. In einem digitalen Workflow wird diese Genehmigung meist über ein System wie DocuWare abgewickelt, das es den zuständigen Vorgesetzten ermöglicht, die Rechnung elektronisch zu genehmigen oder abzulehnen.

Je nach interner Struktur könnte dies mehrere Freigabeschritte umfassen, zum Beispiel:

• Teamleiter freigibt für den nächsten Schritt
• Finanzabteilung gibt die Zahlung frei

Das System speichert jeden Schritt und die Entscheidung für die Nachverfolgbarkeit.

Nach der Genehmigung wird die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet. Der Workflow sorgt dafür, dass alle notwendigen Informationen an die Buchhaltung übermittelt werden, um die Zahlung zu veranlassen. Diese wird häufig mit einer Zahlungsfrist und einem Zahlungshinweis versehen, um sicherzustellen, dass Zahlungen rechtzeitig erfolgen.

Gleichzeitig wird die Rechnung im digitalen Archiv gespeichert, sodass alle relevanten Dokumente jederzeit verfügbar sind. Bei Bedarf können auch Zahlungserinnerungen oder Berichte erstellt werden, um die Übersicht zu behalten.

Nach erfolgter Zahlung wird der gesamte Prozess abgeschlossen. Der Workflow stellt sicher, dass alle Dokumente korrekt archiviert und mit den entsprechenden Metadaten versehen sind. Dies stellt sicher, dass der gesamte Vorgang später nachvollziehbar und auditierbar bleibt.

Die Dokumente bleiben für zukünftige Audits oder als Referenz verfügbar und können mit wenigen Klicks über eine Volltextsuche im DMS wiedergefunden werden.

Vertragsmanagement: Verträge werden digital abgelegt, mit Wiedervorlagen versehen und fristgerecht bearbeitet.

• zentraler Speicherort aller digitalisierten Verträge
• vollständigen Überblick über die verschiedenen Vertragspartner, Laufzeiten, Zahlungs- und Kündigungsfristen
• Automatisierung durch digitale Workflows, z.B. Erinnerungs-, Freigabe- bzw. Berechtigungsmanagement
• Digitale Signatur

Personalakten: Mitarbeiterdokumente werden verschlüsselt archiviert und revisionssicher gespeichert.

• zentraler Speicherort aller digitalisierten Dokumente einer "klassischen" Personalakte
• Schnittstelle in bestehende HR- / Personal-Verwaltungs- o. Lohnbuchhaltungs-Software 
• Automatisierung durch digitale Workflows, z.B. Gehaltsabrechnung, Urlaub, Krankenmeldung

Ein besonders gelungenes Beispiel für die Optimierung von Rechnungsprozessen zeigt eine große Unternehmensgruppe, die ihre Rechnungsverarbeitung vollständig digitalisiert hat. Das Unternehmen arbeitet mit mehreren Niederlassungen und einem hohen Aufkommen an Rechnungen und Lieferantenbelegen.

Durch die Einführung des neuen Workflows zur automatisierten Rechnungsprüfung und Freigabe, spart sich unser Kunde für die jährlich 50.000 Eingangsrechnungen außerordentlich viel Bearbeitungszeit. Die Rechnungsfreigabe erfolgt zwischenzeitlich in maximal einem Arbeitstag. Vor der Umstellung wurden die Rechnungen in Papierform zur Prüfung und Freigabe an die jeweilige Abteilung bzw. Außenstelle weitergeleitet und innerhalb einer Woche bearbeitet. 

Seit Einführung arbeiten damit täglich mehr als 70 Mitarbeiter aller Standorte in Karlsruhe, Mannheim, Heidelberg, Pforzheim und Bruchsal. Alle Abteilungen und Niederlassungen bis hin zur Zentrale profitieren von den vielen Vorteilen des digitalen Rechnungsworkflows.

Ausgangssituation:
• Dezentrale und manuelle Rechnungsbearbeitung
• Lange Durchlaufzeiten und Fehleranfälligkeit bei der Verarbeitung
• Schwierige Nachverfolgbarkeit von Rechnungen und Zahlungen

Lösung durch Tantzky:
• Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements auf Basis von DocuWare und STREAMLINE NX®
• Integration von Multifunktionssystemen für den Scanprozess direkt ins ERP-System
• Automatisierte Weiterleitung der Rechnungen zur Prüfung, Genehmigung und Archivierung

Ergebnis:
• Einheitlicher digitaler Workflow für die gesamte Rechnungsbearbeitung
• Automatisierte Verschlagwortung und Archivierung von Rechnungen
• Bis zu 80 % Zeitersparnis bei der Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
• Zentraler Zugriff auf alle Rechnungen und Dokumente für eine bessere Transparenz und Kontrolle
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit von Zahlungen und Status der Rechnungen

Als Spezialisten Druck-, Dokumenten- und Digitalisierungsmanagement stehen wir für praxiserprobte Digitalisierungslösungen mit Mehrwert. Unsere Kunden schätzen die ganzheitliche Betreuung – von der strategischen Analyse bis zur operativen Umsetzung. Wir denken Prozesse neu, automatisieren Workflows und integrieren nahtlos in bestehende IT-Landschaften sowie in DMS, ERP, DATEV oder SAP.

Ihre Vorteile mit uns:

• Jahrzehntelange Erfahrung im Dokumenten- und Informationsmanagement
• Technisches Know-how rund um RICOH-Systeme & Managed Print Services
• Maßgeschneiderte Schulungen & persönlicher Support
• Schnelle Projektumsetzung dank erprobter Standards

Digitale Workflows schaffen Freiräume für das Wesentliche. Mit unserem Power-Trio: RICOH Hardware, DocuWare DMS und STREAMLINE NX® geben wir Ihnen die leistungsfähigsten Werkzeuge an die Hand – und mit uns den passenden Partner, um sie erfolgreich einzusetzen.

Lassen Sie uns sprechen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Seit vielen Jahren ist TANTZKY einer der führenden Lösungsanbieter im Bereich Druck- und Dokumenten-Management sowie Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungsstrategie.

Das erfahrene Spezialisten-Team um die Managed Print Service begleitet Unternehmen Schritt für Schritt. TANTZKY bietet alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. Die Anbindung an ERP, DATEV oder Spezialsoftware gehört mittlerweile zum täglichen Geschäft.

STREAMLINE NX® & TANTZKY bedeuten geballte Power, wenn es darum geht, Ihr Druck-, Scan- bzw. Flottenmanagement bestens zu organisieren.

Seit Jahren höchstzertifiziert und seit Produkteinführung Top 1 der RICOH STREAMLINE NX®-Fachhändler.

Daniel Gernandt, Bereichsleiter Managed Print, IT  & Communications Service bei TANTZKY in Karlsruhe, ist der STREAMLINE NX®-Flüsterer und unsere Koryphäe auf seinem Gebiet. Hier berichtet er über seine Erfahrungen aus 14 Jahren STREAMLINE NX®.

Daniel Gernandt | Bereichsleiter Managed Print & IT Service

Klar! STREAMLINE NX® ist die! All-in-One-Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumenten- und Druckprozesse optimieren möchten. Es verbindet Druck- und Multifunktionssysteme mit der bestehenden IT und ermöglicht eine zentrale Steuerung von Druck-, Scan-, Fax- und Authentifizierungsprozessen.

Besonders IT-Administrator:innen profitieren von der enormen Arbeitsersparnis und dem daraus resultierenden Zeitgewinn. STREAMLINE NX® ermöglicht die zentrale Konfiguration sämtlicher Geräteeinstellungen – von Netzwerkanbindung über Protokolle bis hin zu Tönen und Energieoptionen. Auch Firmware-Updates lassen sich bequem ausrollen. Für die Anwendenden erleichtert STREAMLINE NX® das tägliche Doing, insbesondere bei der digitalen Dokumentenablage, Verschlagwortung und Zuordnung im DMS, ERP etc.

Die erstklassige Softwarelösung bietet neuste und aktuellste Technologiestandards, wie mobiles Drucken (z.B. Airprint), mobiles Scannen per App, unterstützt LDAP/S, Kerberos, Azure Sync oder volle M365 Integration.

Meines Erachtens gibt es keine vergleichbare Alternative am Markt!

Seit Produkteinführung im Jahre 2011 haben wir zwischenzeitlich mehr als 1.000 Installationen durchgeführt. Wir begleiten STREAMLINE NX® seit Version 1.1 und feiern jede Weiterentwicklung und Optimierung der All-in-One-Suite. Das RICOH Entwicklerteam bringt die Software Lösung kontinuirlich und mit Herzblut voran – das unterstützen wir gerne, stehen zusammen im Austausch und werden gehört. Besonders wichtig ist mir an dieser Stelle, die enorme Stabilität der Software-Lösung zu betonen – und das von Anfang an. Auf STREAMLINE NX® & TANTZKY ist Verlass!

Für ein erstes Kennenlernen der Software laden wir unsere Kunden gerne persönlich in unseren Showroom ein. Klar, geht das auch remote, aber für ein erstes persönliches Reinfühlen, find ich es vor Ort besser.

Dann gebe ich einen Überblick über die enorme Funktionsvielfalt und stelle den STREAMLINE NX®-Baukasten mit seinen Möglichkeiten vor. Da nehmen wir uns gerne Zeit! 😉

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen, daher ist eine individuelle Konfiguration wichtig. Wir helfen unseren Kunden, STREAMLINE NX® optimal in ihre bestehende Infrastruktur sowie Arbeitsweisen zu integrieren und ihre Workflows damit effizienter zu gestalten. Dank unserer Erfahrung geht das auf Augenhöhe und zwischenzeitlich sind wir echt schnell in der Umsetzung.

Im Fokus steht die maximale Unterstützung der Anwendenden. Wie ist es am einfachsten zu arbeiten? STREAMLINE NX® übernimmt und löst die Aufgabe der Verarbeitung von Dokumenten. Wer einmal damit arbeitet, möchte es im Business-Alltag nicht mehr missen!

Besonders beliebt sind Print-to-Me, also das sichere Abrufen von Druckjobs an jedem Standort, und die einfache Authentifizierung über Netzwerkanmeldung, Chip, PIN oder Karte. Viele Unternehmen schätzen auch die Möglichkeit per Tastenwahl am MFP, gescannte Dokumente direkt in Microsoft SharePoint, OneDrive oder andere ERP- bzw. DMS-Systeme zu übertragen.

Wir bieten die volle Flexibilität in der Integration der Software. Geht nicht, gibt’s nicht! Wie hätten Sie es gern?

In dem Projekt ging es um eine Autohausgruppe mit über 30 Standorten und rund 300 Multifunktionsgeräten. Ziel war es, sechs unterschiedliche Dokumententypen, standortgenau, in die zentrale Rechnungslegung zu scannen – und das möglichst automatisiert. Denn manuell wäre das völlig unpraktikabel: Pro Standort gibt’s sechs Scanziele, das wären über 1.800 Konfigurationen – bei etwa drei Minuten pro Ziel kommt da schnell eine ganze Arbeitswoche zusammen.

Unsere Lösung mit STREAMLINE NX® war, jedem MFP einen eindeutigen Hostnamen mit Standortkennung zu geben – also zum Beispiel A123p01 bis A123p99. Dieser Hostname wird beim Scannen automatisch mitgeschickt. Jeder Dokumententyp hat seine eigene Taste am Gerät, also einen klar definierten Workflow.

Im Workflow selbst passiert dann alles automatisch: Leerseiten werden entfernt, das Dokument wird per OCR in ein durchsuchbares PDF/A konvertiert – und dann kommt der entscheidende Schritt: Der Hostname wird per RegEx auf die Standort-ID gekürzt und gegen eine zentrale Ersetzungstabelle geprüft. Diese gibt den korrekten Zielpfad zurück, und STREAMLINE NX® legt das Dokument exakt dort ab.

Das Ganze ist nicht nur effizient, sondern auch extrem wartungsfreundlich: Wenn ein Standort neu dazukommt oder ein Server umzieht, reicht es, eine einzige Zeile in der Ersetzungstabelle zu ändern – und schon ist alles wieder sauber verbunden. Keine Rollouts, keine Anpassung am Gerät, kein Stress!

STREAMLINE NX® übernimmt die zentrale Administration der gesamten Druck- und Multifunktionsflotte. Einmal eingerichtet #LÄUFT die Lösung und bietet enorme Arbeits- und Zeitersparnis. Es gibt sechs wesentliche Punkte:

Alle Druck- und Scanprozesse lassen sich über eine zentrale Konsole steuern, was den Administrationsaufwand erheblich reduziert. 

Beispiel aus der Praxis: 

Leichtes Einrichten und Ausrollen neuer Einstellungen für die komplette Flotte.

Integration mit Active Directory und Entra (SSO) erleichtert das Nutzer- und Rechte-Management.

Beispiel aus der Praxis:

Änderungen im AD – etwa bei Namen, E-Mail-Adressen oder Anmeldedaten – werden automatisch übernommen, ganz ohne manuellen Pflegeaufwand. Zusätzlich nutzen wir AD-Daten wie Abteilung, Standort oder Benutzername auch direkt als Metadaten in den Workflows – etwa zur automatischen Pfadsteuerung oder zur Dokumentenklassifikation.

Rollenbasierte Zugriffskontrollen, sichere Authentifizierung und DSGVO-konforme Dokumentenverarbeitung
schützen sensible Daten.

Beispiel aus der Praxis:

Sämtliche Übertragungen und Speicherungen erfolgen verschlüsselt. Auf Wunsch können Benutzerdaten und Dokumententitel vollständig anonymisiert werden – bis hinunter auf die Protokollebene. So bleiben auch Auswertungen datenschutzkonform und revisionssicher.

Proaktive Überwachung der Systeme verhindert Ausfälle und ermöglicht automatisierte Tonerbestellungen und Wartungsprozesse.

Beispiel aus der Praxis:

Toner werden Just-in-Time geliefert, und Serviceanforderungen laufen automatisiert an – so sind Techniker:innen schneller vor Ort, bevor es zum Stillstand kommt. Alle relevanten Informationen stehen zentral zur Verfügung – wir erhalten automatisch Benachrichtigungen, bei Bedarf können aber auch unsere Kund:innen eigene interne Regeln definieren, z. B. wer wann bei welchem Ereignis informiert werden soll. So lassen sich Zuständigkeiten im Unternehmen flexibel steuern und der Informationsfluss bleibt transparent.

Analyse- und Reporting-Tools helfen, ineffiziente Druckgewohnheiten zu identifizieren und Kosten zu senken.

Beispiel aus der Praxis:

Sie erhalten volle Transparenz über die Druckkosten Ihres Unternehmens – und über das oft unterschätzte Scanverhalten, das inzwischen mehr als 90 % der Nutzung ausmachen kann. Mit über 90 individuell anpassbaren Reportvorlagen lassen sich u. a. Stoßzeiten, Nutzungsmuster oder abteilungsbezogene Aktivitäten analysieren – bei Bedarf anonymisiert. So erkennen Sie auch frühzeitig, wenn Geräte durch hohe Scanlast überlastet sind – und können gezielt auf leistungsfähigere Modelle mit Single-Pass Dualscanner umsteigen, um Engpässe zu vermeiden.

Anpassbare Workflows und Integrationen mit DMS- und ERP-Systemen ermöglichen eine nahtlose Einbindung in bestehende IT-Strukturen – heute und in Zukunft.

Beispiel aus der Praxis:

Ein großer Vorteil sind die Vielzahl an verfügbaren Schnittstellen – egal ob DATEV, SAP, DocuWare oder individuelle Lösungen. Selbst wenn die Hardware schon vier oder fünf Jahre im Einsatz ist, bleibt STREAMLINE NX® dank kontinuierlicher Updates und Kompatibilität mit aktuellen Systemen immer auf dem neuesten Stand. So bleibt Ihre IT-Landschaft flexibel und zukunftssicher – unabhängig vom Lebenszyklus der Geräte.

Generell für jeden – alle Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse effizienter, sicherer und kostensparender gestalten wollen. Vor allem größere Organisationen mit vielen Druckern und Scannern bzw. über mehrere Standorte verteilt sind, profitieren u.a. von der zentralen Verwaltung.

Zumal die Output-Flotten meist über mehrere Jahre angeschafft werden, hält STREAMLINE NX® die Systeme auf dem aktuellen Stand der Technik. Die Flotte ist bestens gerüstet für künftige IT Anforderungen – egal, ob LDAP oder volle M365 Integration oder Azure Sync – mit uns sind sie auf der sicheren Seite!

STREAMLINE NX® ist für mich die perfekte All-in-One-Lösung für Unternehmen. Spart Zeit, reduziert Kosten und macht den Arbeitsalltag so viel einfacher. IT-Admins lieben die Zeit, die sie für andere Themen habebn und die Anwender? Die merken oft gar nicht, dass im Hintergrund eine Hightech-Lösung #LÄUFT– weil einfach alles reibungslos funktioniert. Kurz gesagt: Wer’ s einmal hat, will’ s nicht mehr hergeben!

Der schnellste und einfachste Weg um ein Gefühl für die perfekte All-in-One-Lösung zu bekommen, ist eine Live-Präsentation.
Hier zeigen wir genau wie STREAMLINE NX® funktioniert.

Sie sind interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

"Das einwöchige, schulische Praktikum ist schon zur Hälfte rum.

An den ersten Tagen bei der Firma TANTZKY habe ich schon viel Neues gelernt, dazu gehört…

…  wie man die leeren Toner eines Kopierers entnimmt und die Neuen wieder einfügt.

…wie ein Farbdruck wirklich funktioniert.

… dass TANTZKY eine ziemlich moderne und digitalfreundliche Firma ist.

… dass die Kollegen sehr viel zusammenarbeiten und hier ein gutes Arbeitsklima herrscht.

… dass das Arbeiten in den verschiedenen Bereichen schön abwechslungsreich ist.

Vielen Dank für die bisherige Woche ich hoffe, die nächsten Tage werden genauso großartig.

LG Kilian"

Im März 2025

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Seit vielen Jahren ist TANTZKY einer der führenden Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und die Digitalisierungsstrategie.

Das erfahrene Spezialisten-Team um die Managed Digital Service begleitet Unternehmen Schritt für Schritt. Seinen Kunden bietet TANTZKY alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. Die Anbindung an ERP, DATEV oder Spezialsoftware gehört mittlerweile zum täglichen Geschäft.

DocuWare & Tantzky sind ein starkes Team, wenn es darum geht, wertvolles Unternehmenswissen zu schützen. Seit Jahren höchstzertifiziert und unter den TOP 8 der DMS-Fachhändler in der DACH-Region.

Markus Beck, Bereichsleiter Managed Digital Service bei TANTZKY in Karlsruhe, berichtet über seine Erfahrungen bei den zahlreichen DocuWare DMS & abas ERP-Integrationen.

Markus Beck, Bereichsleiter Managed Digital Service

Das erste Mal trat 2021 ein abas Kunde mit der Herausforderung an uns heran, dass sein DMS-Altsystem nicht mehr supportet wird. Sie waren auf der Suche nach einem Dokumenten-Management-System, dass die typischen Arbeitsweisen in abas unterstützt. Seitdem integrieren wir DocuWare DMS in abas ERP.

Unsere Kunden schätzen besonders die Voll-Integration. Das bedeutet, dass innerhalb der Original-abas-Oberfläche die jeweilig passenden Belege in die Kunden- bzw. Lieferanten-Akte zur Vorgangsbearbeitung integriert werden. DocuWare DMS arbeitet automatisiert im Hintergrund.

Ein Riesenvorteil sind unsere enormen Erfahrungswerte aus den bereits umgesetzten Projekten. Im Grunde sind die Arbeits- und Prozessabläufe alle ähnlich gelagert. Hier setzen wir mit unseren Kunden auf Augenhöhe an und können entsprechend schnell unterstützen.

Darüber hinaus verfügen wir zwischenzeitlich über eine Vielzahl an Best Practice-Lösungen, die wir bequem an die jeweiligen Kundenbedürfnisse anpassen können. Ich sag unseren Kunden immer, wir müssen ja das Rad nicht neu erfinden und kommen dadurch deutlich schneller zum Ziel.

DocuWare und abas werden von uns so miteinander verbunden, dass sie Informationen austauschen, übergeben bzw. anzeigen. So können alle berechtigten Anwender die Änderungen z.B. am Status oder der Dokumenten-Versionierungen einsehen.

Alle Anwender bestätigten den garantierten Mehrwert des digitalen Arbeitens mit den zusätzlichen DocuWare Funktionen. Jedem Anwender stehen die praktischen DocuWare Bearbeitungswerkzeuge, wie z.B. digitale Stempel oder Notizfunktion zur Verfügung und erleichtern plötzlich das digitale Arbeiten mit den Dokumenten.

Die Archivierung sämtlicher EK und VK Dokumente erfolgt aus abas mit automatischer Indexierung.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist, alle archivierten Dokumente eines Vorgangs werden an der richtigen Stelle im Programm angezeigt und können direkt dort bearbeitet werden. So können mehrstufige Genehmigungs- und Freigabeprozesse z.B. auch für eine Vertragsverwaltung hinterlegt werden und beschleunigen die digitale Arbeitsweise.

Für den Anwender ändert sich nicht viel. Die Nutzung der bekannten abas Datei-Archivierung wird für die Archivierung in DocuWare genutzt. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Dokumente im Hintergrund automatisiert verschlagwortet werden. Super praktisch, da der Anwender Zeit und Arbeit spart.

Klar, ist das möglich. Alle Dokumente zu einem Vorgang können übersichtlich innerhalb des Vorgangs angezeigt werden. Das ist im Speziellen für alle unsere abas Anwender ein besonderes Highlight.

DocuWare steht für digitales Arbeiten mit Workflow-Automatisierung. Hier können wir beispielsweise massive Erleichterungen innerhalb der Bestell-, Wareneingangs- bzw. im Rechnungsprozess schaffen.

Die meisten unserer Kunden arbeiten z.B. innerhalb der Rechnungs- und eRechnungsverarbeitung Abteilungs- bzw. Standortübergreifend. Hier verfügen wir über zahlreiche „Best Practice“-Lösungen, die wir mühelos, Template-basiert an die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen können.

• Automatische Belegerkennung
• Intelligente Indexierung
• Rechtskonformes Archiv

• Automatisierter Workflow
• Prüfung nach § 14 UstG
• Dubletten Prüfung

• Lieferantenprüfung
• Skonti Überwachung
• Rechnungsverteilung

• Freigabelimits
• Automatische Buchungsstapel
• Integration in FiBu-Systeme

So wie bisher auch, nur eben digital. Das bedeutet, Stempel, Kontierungsnotizen oder handschriftliche Bearbeitungsvermerke können die Anwender mit den jeweiligen Funktionen bzw. per DocuWare-Stempel steuern. Ein weiterer Vorteil ist, dass durch diese Bearbeitungsvermerke z.B. weitere Prozessschritte automatisiert im Hintergrund starten können.

Zwischenzeitlich sind wir in der Umsetzung und Implementierung sehr schnell.

In Abhängigkeit, welches DocuWare-System zum Einsatz kommt, gebe ich erfahrungsgemäß,
von der Orientierung bis zur Umsetzung, folgende Zeiten an:

Vorkonfigurierte Cloud-Lösung – Umsetzung in ca. 1 – 2 Wochen*
individuelle Cloud-Lösung – Umsetzung in ca. 4 – 8 Wochen*
individuelle On Premise-Lösung – Umsetzung in ca. 6 – 10 Wochen*

*Bei einer typischen Anwendung für 15 bis 30 User

Die Integration von DocuWare DMS in abas ERP bietet Unternehmen einen entscheidenden Vorteil: eine nahtlose, intelligente Dokumentenverwaltung direkt im ERP-System. Nutzer profitieren von einer vollständigen Einbindung ohne Medienbrüche – Belege werden automatisch archiviert, verschlagwortet und innerhalb des Prozesses angezeigt. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern ermöglicht auch eine reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg.

Dank der langjährigen Erfahrung von TANTZKY und einer Vielzahl an erprobten Best-Practice-Lösungen erfolgt die Implementierung schnell und zuverlässig – je nach System in nur wenigen Wochen. Automatisierte Workflows für Rechnungsverarbeitung, Belegerkennung und Freigabeprozesse reduzieren manuelle Aufwände erheblich.

Kurz gesagt: Die DocuWare-Integration in abas ERP macht digitale Prozesse smarter, schneller und sicherer – und sorgt für eine zukunftssichere, rechtssichere und effizientere Arbeitsweise.

Der schnellste und einfachste Weg um ein Gefühl für das perfekte Zusammenspiel beider Anwendung zu bekommen, ist eine Live-Präsentation.
Hier zeigen wir genau wie die DocuWare DMS & abas ERP-Integration funktioniert.

Sie sind interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.