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Digitales Arbeiten

Performance-Check: Dokumenten-Ströme

Nach erfolgreicher Implementierung der TANTZKY Business Druck- und Scan-Lösungen bieten wir im Rahmen unserer Dienstleistungsservices verschiedene Analysebausteine an. So empfehlen wir nach einen bestimmten Zeitraum zu prüfen, wie viele Dokumente und Daten tatsächlich verarbeitet werden.

Wahrheit & Klarheit der Zahlen

Besonders interessant ist hierbei, ob die eingesetzte IT Infrastruktur für die neue Auslastung der digitalen Datenmengen dimensioniert ist. Gerade bei der Einführung von Scan- und Dokumenten-Management-Lösungen ist es sinnvoll, die im Vorfeld berechneten mit den realen Volumen zu vergleichen.

Gerne zeigen wir Ihnen anhand von einem gewählten Praxisbeispiel, welche Empfehlungen wir für eine noch schnellere und effizientere Arbeitsweise anbieten konnten. Gemeinsam beschleunigen wir Ihre Prozesse!

Vorteile

  • Transparenz
  • User-Akzeptanz 
  • Speicherauslastung
  • Optimierungsansätze
  • Steuerung der Prozesse

Ausgangssituation

Für unseren Kunden führten wir erfolgreich das Dokumenten-Management-System DocuWare als zentralen Speicherort für alle Dokumente und Daten ein. Darüber hinaus erhielten alle Abteilungen und Filialen gemäß dem TANTZKY MPS Output-Konzept leistungsstarke Multifunktionssysteme der RICOH IM Klasse mit Doppelseiten-Scanner. Als Schnittstelle zwischen Multifunktionssystem und DMS implementierten wir die All-In-One-Suite STREAMLINE NX® mit intelligenten Workflows (z.B. Leerseiten-Löschung, OCR-Auslesen usw.), die für unseren Kunden das Digitalisieren in der Praxis deutlich vereinfachten.

Jetzt war es für Geschäftsleitung und IT spannend, wie wird die Digitalisierungslösung genutzt:

  • Wie viele Dokumente werden tatsächlich gescannt?
  • Wie groß ist die Speicherauslastung?
  • Gibt es Optimierungsansätze, um die Mitarbeiter/-Innen noch besser zu unterstützen?

Neues Arbeiten: 
Transparenz der digitalen Daten- und Dokumentenströme

Gemeinsam mit dem Kunden legten wir die zu analysierenden Bereiche fest. Im Fokus standen die Auslastung und Nutzungsintensität nach jeweiligen System, Standort sowie Dokumentenarten, Seitenanzahl usw.

  • Scanleistung nach Lösungseinführung
  • Scan to Dokumenten-Management-System DocuWare
  • Auslastung der Datenströme
  • Auslastung der Dokumenten-Server
  • Auswertung / Optimierung der Performance

Anhand der Ergebnisse der TANTZKY Analysesoftware formulierten unsere erfahrenen Spezialisten Ansätze, um die Performance weiter auszubauen und die Digitalisierung weiter voranzubringen sowie eine entsprechende Bedarfsberechnung mit Empfehlung für eine Optimierung der IT Infrastruktur. 

Besonders zu erwähnen, war das durchweg positive Feedback des Kunden über die hohe Akzeptanz bei allen Usern. Schnelle Multifunktionssysteme und das digitale Arbeiten beschleunigt die Prozesse bei allen Anwendern.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie und wo, sich auch für Ihr Unternehmen Optimierungsansätze ergeben. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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