Seit vielen Jahren ist TANTZKY einer der führenden Lösungsanbieter im Bereich Druck- und Dokumentenmanagement sowie Digitalisierung. Für unsere Kunden entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Digitalisierungsstrategien.

Das erfahrene Spezialisten-Team im Bereich Managed Print Services begleitet Unternehmen Schritt für Schritt – von der ersten Beratung über die technische Implementierung bis hin zur Schulung. TANTZKY bietet alles aus einer Hand: Analyse, Projektierung, Programmierung, Einführung, Support und Integration. Die Anbindung an ERP-Systeme, DATEV oder branchenspezifische Spezialsoftware gehört für uns längst zum Tagesgeschäft.

Wenn es darum geht, Druck-, Scan- und Flottenmanagement intelligent zu organisieren, stehen STREAMLINE NX® und TANTZKY für geballte Power und langjährige Kompetenz. Wir sind seit vielen Jahren höchstzertifizierter Fachhändler und zählen seit Produkteinführung zu den Top 1-Partnern für RICOH STREAMLINE NX® in Deutschland.

Michael Holl, Key Account Manager bei TANTZKY, ist seit über 20 Jahren im Unternehmen tätig und betreut als Branchenkenner u. a. Kliniken, Pflegeeinrichtungen, Kanzleien und soziale Träger. Im Gespräch gibt er Einblicke in aktuelle Herausforderungen und erklärt, wie TANTZKY sichere und effiziente Lösungen in der Praxis umsetzt.

Michael Holl | Key Account Manager 

Gerade im Gesundheitswesen müssen sensible Daten besonders geschützt werden – und das bei gleichzeitig wachsendem Kostendruck und zunehmender Digitalisierung. Kliniken, Pflegeeinrichtungen und karitative Organisationen brauchen spezielle Lösungen, die einerseits höchste Sicherheit bieten und andererseits die täglichen Arbeitsprozesse effizient unterstützen. Hinzu kommt, dass viele Einrichtungen als Teil der kritischen Infrastruktur (KRITIS) gelten und besonders strenge, gesetzliche Vorgaben einhalten müssen.

Wir bieten ganzheitliche Lösungskombination an:

• Nach einer Vorortanalyse implementieren wir unser TANTZKY MPS-Outputkonzept und bieten genau die richtige Auswahl an benötigten RICOH Druck- und Multifunktionssystemen für einen reibungslosen und sicheren Betrieb im Alltag.
• Mit STREAMLINE NX® steuern wir Druck-, Scan- und Authentifizierungsprozesse zentralisiert und sicher. Darüber hinaus administrieren wir die gesamte Druck- und Multifunktionssysteme über die intelligente Software-Lösung.
• DocuWare ermöglicht die digitale Archivierung und Workflow-Automatisierung – beispielsweise für Pflegedokumenten, Patienten- und Klienten-Akten oder Verwaltungsdokumente.
• Schnittstellenanbindung an Klinik-, Patienten- bzw. Spezialsoftware insbesondere an ein KIS (Klinik-Informationssystem)

Besonders wichtig ist uns die Integration aller Systeme in die bestehende Infrastruktur – abgestimmt auf die individuellen Anforderungen der Einrichtung.

Datensicherheit ist bei uns kein Add-on, sondern Kernbestandteil der gesamten Lösung. Unsere Systeme unterstützen Funktionen wie Benutzer-Authentifizierung direkt am Gerät, Follow-Me-Printing für eine sichere Freigabe von Druckaufträgen und vollständige Protokollierung aller Prozesse. Damit helfen wir unseren Kunden, Vorgaben wie BSI IT-Grundschutz, KRITIS-Verordnung und DSGVO problemlos einzuhalten. Besonders bei Kliniken, die als kritische Infrastruktur eingestuft sind, ist das ein entscheidender Faktor.

Ja, ein sehr schönes Beispiel ist ein Klinikum im Geschäftsgebiet. Das Haus hat ca. 450 Betten, verschiedene Schwerpunkt-Zentren und Stationen, beschäftigt rund 1.200 Mitarbeitende und betreut jährlich etwa 20.000 stationäre und 35.000 ambulante Patienten.

Unsere Aufgaben waren:

• Konsolidierung und Vereinfachung der Geräteflotte – unterschiedliche Herstellermarken, verschiedene Bedienung, Toner-Bevorratung usw.
• Einführung von STREAMLINE NX® für sicheres, zentrales Druck- und Scan-Management
• Umsetzung eines KRITIS-konformen Sicherheitskonzepts

Unser MPS-Outputkonzept umfasste nach der Optimierung:

• 10 x A3-Farb-Multifunktionssysteme, 25 x Schwarzweiß- und 30 x Farb-A4-Druck-und Kopiersysteme – verteilt auf 5 unterschiedliche Geschwindigkeitsklassen
• Chip-Authentifizierung, Selbstregistrierung der Anwendenden, Follow-Me-Printing, u.v.m.
• Druck-Anbindung an KIS insbesondere für alle Stationen mit Entlass-Management
• Spezial-Workflows für direktes Scannen in Patientenakten

Professionelles Roll-Out-Management im Live-Betrieb in 2 Tagen:

Die fertig vorbereitet Hardware wurde komplett vor Ort an 2 Tagen ausgerollt und eingebunden. Die „Betankung“ mit STREAMLINE NX® lief remote im Hintergrund sowie die im Vorfeld programmierten speziellen Workflows. Direkt nach der Auslieferung schulten wir persönlich alle Multiplikatoren/Innen bzw.  Key-User/Innen und garantierten so für maximale Produktivität vom ersten Tag an.

Ergänzend zur jeweils eingesetzten Pflegesoftware binden wir DocuWare ECM mit ein. Hier unterstützen wir mobile und stationäre Pflegedienste vor allem in der kaufmännischen Verwaltung. Angefangen vom Rechnungseingangsprozess, über die komplette Dokumentenorganisation im Personalwesen, Fuhrpark-Organisation und dem kompletten Vertragswesen. Mit unserem umfangreichen Best-Practice-Know-How sorgen wir spürbar für Entlastungen aller Mitarbeitenden.

Unsere Kunden profitieren auf mehreren Ebenen:

• Vereinheitlichung der Bedienung aller Multifunktionssysteme
• IT-Admins werden komplett entlastet: Pflege der Userdaten, Adressbücher über AD-Anbindung und Verbrauchsmittelbestellungen erfolgen automatisiert über die Software
• Erhöhte Datensicherheit für Patienten- bzw. Klientenakten
• Erfüllung von KRITIS- und Datenschutzvorgaben
• Effizientere Arbeitsabläufe durch digitale Prozesse
• Nachhaltigkeit durch weniger Papierverbrauch und weniger Stromverbrauch
• Kosteneinsparungen durch optimiertes Druckmanagement

Unser Ziel ist es, Einrichtungen zukunftssicher aufzustellen – damit sie sich voll auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können: die Versorgung und Betreuung von Menschen.

Ob Kliniken, Pflegeeinrichtung oder caritative Organisation – mit maßgeschneiderten Lösungen rund um sicheres Drucken und Digitalisierung helfen wir Ihnen, Ihre Einrichtung nachhaltig sicherer, effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten.

Sprechen Sie uns an – wir begleiten Sie gerne auf dem Weg in Ihre digitale Zukunft!

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Daniel Reiter ist seit über acht Jahren bei TANTZKY und verantwortet als Projektleiter Rollout-Management u.a. die Planung und Durchführung von kleinen bis hin zu komplexen Systemauslieferungen.

„Für mich ist wichtig, dass unsere Kunden sich auf uns verlassen können – sowohl was die Technik betrifft als auch das Zusammenspiel von Logistik, IT und Nutzerunterstützung. Wenn am Ende des Tages alles #LÄUFT und der Kunde zufrieden ist, weiß ich: Wir haben’s richtig gemacht.“

Das Team um Daniel Reiter ist das Bindeglied zwischen Technik, Logistik, Vertrieb, IT und Kunde – mit dem Ziel, auch anspruchsvolle Herausforderungen lösungsorientiert, präzise und terminsicher zu meistern.

Mit rund 1.500 ausgelieferten Systemen pro Jahr und über 650 geplanten Einzel-Lieferungen zählt TANTZKY zu den erfahrensten Rollout-Partnern im Bereich Managed Print Services. 

Unsere Erfahrung zeigt sich nicht nur in Zahlen – sondern in der Ruhe, mit der unser Team selbst große Rollouts meistert. Wer Woche für Woche Systeme ausrollt, arbeitet nicht nach Schema F, sondern mit dem Feingefühl eines eingespielten Teams, das genau weiß, worauf es im entscheidenden Moment ankommt.

Heute spricht Daniel im Interview über ein logistisches Meisterwerk: Für eine große Autohausgruppe hat das Team TANTZKY kürzlich 56 Multifunktionssysteme an einem einzigen Tag ausgerollt, installiert, betriebsbereit übergeben – natürlich mit persönlicher Einweisung.

Daniel Reiter | Projektleiter Rollout-Management

Ganz ehrlich? Mit guter Vorbereitung, einem starken Team und klaren Prozessen. Wir wussten genau, was wann wo passieren muss – von der Anlieferung über die Einbindung in die IT bis zur Fernkonfiguration mit STREAMLINE NX®.

Bereits im Vorfeld stimmen wir uns eng mit der IT des Kunden ab. Dabei geht es nicht nur um allgemeine Abläufe, sondern um ganz konkrete Details: Standortdaten, Modellvarianten und Austattungsdetails (z. B. DIN-Formate, SW / Farbe, Finisher usw.), ob STREAMLINE NX-Anbindung, Netzwerkeinstellungen wie IP- und MAC-Adressen – alles wird vorab erfasst und dokumentiert. So stellen wir sicher, dass jedes Gerät exakt auf die Anforderungen des jeweiligen Standorts vorbereitet ist.

Die Systeme werden im Vorfeld bei uns konfiguriert und getestet, damit vor Ort alles reibungslos #LÄUFT. In der Rollout-Matrix wird geplant, wann welches Gerät wo ankommt, installiert und übergeben wird. Dank dieser Vorbereitung konnten wir am Rollout-Tag 56 Systeme erfolgreich in Betrieb nehmen – ohne Zeitverlust, ohne Überraschungen. Und ganz ehrlich, da hatten wir sogar noch Luft. 😉

Die Vielzahl der Standorte. Jede Niederlassung hat ihre eigene Infrastruktur, Zeitfenster und Ansprechpartner. Unser Ziel war es, trotzdem überall gleichzeitig produktiv zu sein. Dazu haben wir einen Ablaufplan erstellt – inklusive Transportlogistik, Technikerkoordination und IT-Abstimmung mit dem Kunden. Hier war die IT-Abteilung des Kunden ebenfalls "remote" dabei. 

Die Systeme wurden vorab im TANTZKY Lager- und Logistikzentrum kundenspezifisch vorbereitet und installiert. Den "eigentlichen Transport" der Outputflotte leisten wir in Zusammenarbeit mit Speditionsfirmen. Kleinere Auslieferungen machen wir in Eigenregie.

Vor Ort mussten wir die Systeme dann nur noch in die jeweilige IT-Infrastruktur einbinden und remote über STREAMLINE NX® mit den nötigen Workflows und Einstellungen betanken – das spart enorm Zeit. Zusätzlich haben wir direkt die persönlichen Einweisungen für die Nutzer:innen durchgeführt. 

Ja, der Moment am Ende des Tages, als wirklich alle Systeme liefen, die IT Admins zufrieden waren und die Nutzer:innen sofort starten konnten. Da weiß man: Die Mühe hat sich gelohnt.

Dass unser Modell funktioniert – wenn Logistik, Technik und Projektmanagement Hand in Hand arbeiten, sind selbst große Rollouts in kurzer Zeit machbar. Es braucht nur ein gutes Team, verlässliche Tools und den Willen, gemeinsam was zu bewegen.

Wenn es schnell gehen muss und nichts dem Zufall überlassen werden darf: TEAM TANTZKY liefert. Mit der richtigen Strategie und engagierten Kolleg:innen haben wir Spaß beim Schaffen. Danke an Daniel und das ganze Logistikteam für diese erfolgreichen Umsetzungen!

Ob einzelne Standorte oder bundesweite Rollouts – wir sind gerne an Ihrer Seite und freuen uns auf Ihre Projekte.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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Vorbeikommen und Ausprobieren.

Wenn Dokumentensicherheit nicht verhandelbar ist – setzen Stadtwerke, Verwaltungen und Krankenhäuser auf STREAMLINE NX®.

Ob Energieversorgung, Gesundheitswesen oder öffentliche Verwaltung: Überall dort, wo täglich mit hochsensiblen Informationen gearbeitet wird, gelten besondere Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit. Gerade in diesen sogenannten „kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) spielt nicht nur die Netzwerksicherheit eine Rolle – auch scheinbar unscheinbare Prozesse wie Drucken, Scannen oder Archivieren können zur Schwachstelle werden.

STREAMLINE NX® bietet hier eine durchgängig sichere, zentral steuerbare und zertifizierte Lösung für alle dokumentenbezogenen Prozesse – von der Benutzeranmeldung am Multifunktionsgerät bis zur verschlüsselten Übergabe an Fachanwendungen oder Archivsysteme.

Kritische Infrastrukturen (KRITIS) stehen nicht nur im Fokus der Öffentlichkeit, sondern auch potenzieller Angreifer. IT-Systeme in Stadtwerken, Krankenhäusern oder Stadtverwaltungen müssen daher gegen Datenabfluss, unautorisierte Zugriffe und interne Misskonfigurationen geschützt werden.

In IT-Sicherheitskonzepten werden Drucker und Scanner oft stiefmütterlich behandelt. Dabei sind sie vollwertige Netzwerksysteme – und ohne gezielte Absicherung potenzielle Einfallstore.

STREAMLINE NX® begegnet diesem Risiko mit einer durchdachten Architektur, die Sicherheit nicht als Zusatz, sondern als Standard begreift. Die All-in-One-Lösung setzt genau hier an – mit einer durchgängigen Sicherheitsarchitektur und umfassender Kontrolle über alle dokumentenbezogenen Prozesse.

• TLS 1.2/1.3-Verschlüsselung für alle Datenverbindungen – von der Benutzeranfrage über das Netzwerk bis zum Gerät.
• Unterstützung von Smartcards, eGK, nPA, PIN-Login und 2-Faktor-Authentifizierung, speziell für öffentliche Verwaltungen, Kliniken und Versorger.
• Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung mit Anbindung an Active Directory und LDAP, inklusive automatisierter Rollensteuerung.
• BSI-Grundschutz-konforme Systemarchitektur, Unterstützung bei der Umsetzung der KRITIS-Verordnung und Ausrichtung auf ISO/IEC 27001.
• DSGVO-konformes Dokumentenhandling mit regelbasierten Löschfristen und Nachvollziehbarkeit jeder Aktion.

Vertrauliche Unterlagen, die offen im Druckerfach liegen? Dank Follow-Me-Print werden Ausdrucke erst nach persönlicher Authentifizierung am Gerät freigegeben – ganz gleich, wo im Haus oder Netzwerk sich der Nutzer befindet.

Auch im Scanprozess überzeugt STREAMLINE NX®: Individuelle Workflows, automatische Zielsteuerung (z. B. in E-Akten, DMS oder E-Mail-Systeme), OCR-basierte Erkennung und zentrale Protokollierung machen das System zu einer echten Schaltzentrale für digitale Dokumentensicherheit.

Moderne Multifunktionsgeräte sind längst keine dummen Peripheriegeräte mehr. Sie laufen auf Linux-basierten Betriebssystemen, haben Speicher, Netzwerkschnittstellen – und damit auch potenzielle Schwachstellen.

STREAMLINE NX®schließt diese Lücken aktiv:

• Regelmäßige Firmware-Updates der Ricoh-Hardware sorgen für zeitnahe Schließung von Sicherheitslücken.

• Signierte Firmware schützt vor Manipulationen und garantiert, dass nur geprüfte, freigegebene Software auf Geräten installiert wird.

• Überwachung von Firmware-Events und Änderungen über zentrale Dashboards.

• Unterstützung von FIPS 140-2-zertifizierten Betriebsmodi für besonders sicherheitskritische Einsatzbereiche.

Das Ergebnis: Eine geschützte, kontrollierbare und nachvollziehbare Hardwareumgebung – ganz ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.

Ob Ein-Standort-Verwaltung oder Konzern mit dutzenden Außenstellen: STREAMLINE NX®ist mandantenfähig, modular erweiterbar und vollständig über ein zentrales Web-Interface konfigurierbar. Das reduziert Komplexität, schafft Konsistenz über Standorte hinweg und sorgt dafür, dass Sicherheitsrichtlinien auch wirklich eingehalten werden – nicht nur auf dem Papier.

STREAMLINE NX® ist mehr als eine Software für Druckmanagement. Es ist eine Sicherheitslösung für die operative Realität – entwickelt für Organisationen, bei denen Datenschutz, Verfügbarkeit und Prozesskontrolle keine Option, sondern Pflicht sind.

Von der Energieversorgung über kommunale Verwaltung bis hin zu medizinischen Einrichtungen: Wer seine Dokumentenprozesse mit StreamlineNX absichert, schützt nicht nur Informationen – sondern auch das Vertrauen von Bürgern, Patienten und Partnern.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie STREAMLINE NX® Ihre Infrastruktur sicherer und effizienter machen kann.

TANTZKY unterstützt Sie bei Analyse, Implementierung und Betrieb mit tiefem Branchenverständnis und einem klaren Fokus auf KRITIS-konforme Lösungen.

Sie sind interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden Lösungsanbieter im  Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt sind effiziente, strukturierte Workflows der Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit. Analoge Prozesse stoßen schnell an ihre Grenzen – besonders wenn es um Dokumentenmanagement, Vertragsverwaltung oder abteilungsübergreifende Freigaben geht. Genau hier setzen digitale Workflows an: Sie automatisieren Abläufe, sparen wertvolle Zeit und sorgen für maximale Transparenz.

Gemeinsam digital erfolgreich

Ein Workflow ist ein definierter Arbeitsablauf, der aus einer Reihe von Aufgaben und Prozessen besteht, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen. z.B. Rechnungseingang – den detaillierter Workflow finden sie weiter unten im Beitrag. Bei manueller Ausführung kann es zu Verzögerungen, Fehlern und Ineffizienzen kommen. Digitale Workflows bieten eine Lösung, indem sie diese Prozesse automatisieren und so eine schnellere und fehlerfreie Ausführung ermöglichen.

Ein digitaler Workflow bildet einen festgelegten Prozessablauf ab, der durch Software gesteuert und automatisch ausgeführt wird. Statt Dokumente per Hand weiterzugeben oder Informationen manuell zu verarbeiten, übernimmt die Technologie diese Aufgaben – zuverlässig, nachvollziehbar und sicher.

Wir begleiten unsere Kunden mit gebündeltem Know-how – von der Analyse über die Programmierung bis hin zur Implementierung und Schulung.

• RICOH Multifunktionssysteme: Höchste Performance für Ihre Arbeit mit den Duplex-Scan-Einheiten der neuen RICOH IM C XX10A-Klasse scannen 150 Einzel- bzw. 300 Doppelseiten pro Minute in einem Durchlauf. Das spart ernorme Arbeitszeit.
  
• STREAMLINE NX®: Die All-in-One-Lösung für multifunktionale Scan-Workflows direkt am RICOH-Multifunktionsgerät. Dokumente werden digitalisiert, automatisiert verschlagwortet und direkt an das DMS oder ERP übergeben.
• DocuWare: Das führende Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht die zentrale Verwaltung, automatische Verschlagwortung und revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Unterlagen.

Der Workflow beginnt mit dem Eingang der Rechnung. Diese kann auf unterschiedliche Weise ins Unternehmen gelangen – als Papierdokument, per E-Mail oder über ein automatisiertes System. In modernen Unternehmen wird die Rechnung oft digital eingereicht, was den gesamten Prozess beschleunigt.

Falls die Rechnung in Papierform vorliegt, wird sie in der Regel zunächst mit einem Multifunktionsgerät oder Scanner digitalisiert. Das eingesetzte STREAMLINE NX® spielt hierbei eine wichtige Rolle, indem es den Scan-Prozess direkt in einen vordefinierten Workflow integriert.

Bei der Digitalisierung wird durch Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) der Inhalt der Rechnung automatisch erfasst. Dies umfasst wichtige Informationen wie:

• Rechnungsnummer
• Betrag
• Lieferant
• Fälligkeitsdatum

Diese Daten werden direkt an das DocuWare Dokumentenmanagement-System übermittelt und gespeichert.

Nach der Erfassung werden die Dokumente automatisch verschlagwortet und in einem zentralen digitalen Archiv abgelegt. Hier greift die automatisierte Verschlagwortung durch das DocuWare DMS, bei der Schlagwörter wie „Rechnung“, „Lieferant X“ und „Betrag Y“ zugeordnet werden. Dies erleichtert später die Suche und Archivierung von Dokumenten.

Sobald die Rechnung im System gespeichert ist, wird sie in einem Workflow zur Überprüfung weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter in der Buchhaltung erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine neue Rechnung zur Prüfung ansteht. Der Workflow stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter die Rechnung zur Prüfung erhalten.

In einem automatisierten Workflow könnte eine erste Prüfung auf Übereinstimmung mit bestehenden Bestellungen oder Verträgen erfolgen. Dies bedeutet, dass das System automatisch prüft, ob die Rechnung dem vorab vereinbarten Betrag und den bestellten Waren/Dienstleistungen entspricht. Falls Unstimmigkeiten vorliegen, wird der Prozess angehalten, und der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung zur weiteren Klärung.

Nachdem die Rechnung überprüft wurde, erfolgt die Genehmigung. In einem digitalen Workflow wird diese Genehmigung meist über ein System wie DocuWare abgewickelt, das es den zuständigen Vorgesetzten ermöglicht, die Rechnung elektronisch zu genehmigen oder abzulehnen.

Je nach interner Struktur könnte dies mehrere Freigabeschritte umfassen, zum Beispiel:

• Teamleiter freigibt für den nächsten Schritt
• Finanzabteilung gibt die Zahlung frei

Das System speichert jeden Schritt und die Entscheidung für die Nachverfolgbarkeit.

Nach der Genehmigung wird die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet. Der Workflow sorgt dafür, dass alle notwendigen Informationen an die Buchhaltung übermittelt werden, um die Zahlung zu veranlassen. Diese wird häufig mit einer Zahlungsfrist und einem Zahlungshinweis versehen, um sicherzustellen, dass Zahlungen rechtzeitig erfolgen.

Gleichzeitig wird die Rechnung im digitalen Archiv gespeichert, sodass alle relevanten Dokumente jederzeit verfügbar sind. Bei Bedarf können auch Zahlungserinnerungen oder Berichte erstellt werden, um die Übersicht zu behalten.

Nach erfolgter Zahlung wird der gesamte Prozess abgeschlossen. Der Workflow stellt sicher, dass alle Dokumente korrekt archiviert und mit den entsprechenden Metadaten versehen sind. Dies stellt sicher, dass der gesamte Vorgang später nachvollziehbar und auditierbar bleibt.

Die Dokumente bleiben für zukünftige Audits oder als Referenz verfügbar und können mit wenigen Klicks über eine Volltextsuche im DMS wiedergefunden werden.

Vertragsmanagement: Verträge werden digital abgelegt, mit Wiedervorlagen versehen und fristgerecht bearbeitet.

• zentraler Speicherort aller digitalisierten Verträge
• vollständigen Überblick über die verschiedenen Vertragspartner, Laufzeiten, Zahlungs- und Kündigungsfristen
• Automatisierung durch digitale Workflows, z.B. Erinnerungs-, Freigabe- bzw. Berechtigungsmanagement
• Digitale Signatur

Personalakten: Mitarbeiterdokumente werden verschlüsselt archiviert und revisionssicher gespeichert.

• zentraler Speicherort aller digitalisierten Dokumente einer "klassischen" Personalakte
• Schnittstelle in bestehende HR- / Personal-Verwaltungs- o. Lohnbuchhaltungs-Software 
• Automatisierung durch digitale Workflows, z.B. Gehaltsabrechnung, Urlaub, Krankenmeldung

Ein besonders gelungenes Beispiel für die Optimierung von Rechnungsprozessen zeigt eine große Unternehmensgruppe, die ihre Rechnungsverarbeitung vollständig digitalisiert hat. Das Unternehmen arbeitet mit mehreren Niederlassungen und einem hohen Aufkommen an Rechnungen und Lieferantenbelegen.

Durch die Einführung des neuen Workflows zur automatisierten Rechnungsprüfung und Freigabe, spart sich unser Kunde für die jährlich 50.000 Eingangsrechnungen außerordentlich viel Bearbeitungszeit. Die Rechnungsfreigabe erfolgt zwischenzeitlich in maximal einem Arbeitstag. Vor der Umstellung wurden die Rechnungen in Papierform zur Prüfung und Freigabe an die jeweilige Abteilung bzw. Außenstelle weitergeleitet und innerhalb einer Woche bearbeitet. 

Seit Einführung arbeiten damit täglich mehr als 70 Mitarbeiter aller Standorte in Karlsruhe, Mannheim, Heidelberg, Pforzheim und Bruchsal. Alle Abteilungen und Niederlassungen bis hin zur Zentrale profitieren von den vielen Vorteilen des digitalen Rechnungsworkflows.

Ausgangssituation:
• Dezentrale und manuelle Rechnungsbearbeitung
• Lange Durchlaufzeiten und Fehleranfälligkeit bei der Verarbeitung
• Schwierige Nachverfolgbarkeit von Rechnungen und Zahlungen

Lösung durch Tantzky:
• Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements auf Basis von DocuWare und STREAMLINE NX®
• Integration von Multifunktionssystemen für den Scanprozess direkt ins ERP-System
• Automatisierte Weiterleitung der Rechnungen zur Prüfung, Genehmigung und Archivierung

Ergebnis:
• Einheitlicher digitaler Workflow für die gesamte Rechnungsbearbeitung
• Automatisierte Verschlagwortung und Archivierung von Rechnungen
• Bis zu 80 % Zeitersparnis bei der Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
• Zentraler Zugriff auf alle Rechnungen und Dokumente für eine bessere Transparenz und Kontrolle
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit von Zahlungen und Status der Rechnungen

Als Spezialisten Druck-, Dokumenten- und Digitalisierungsmanagement stehen wir für praxiserprobte Digitalisierungslösungen mit Mehrwert. Unsere Kunden schätzen die ganzheitliche Betreuung – von der strategischen Analyse bis zur operativen Umsetzung. Wir denken Prozesse neu, automatisieren Workflows und integrieren nahtlos in bestehende IT-Landschaften sowie in DMS, ERP, DATEV oder SAP.

Ihre Vorteile mit uns:

• Jahrzehntelange Erfahrung im Dokumenten- und Informationsmanagement
• Technisches Know-how rund um RICOH-Systeme & Managed Print Services
• Maßgeschneiderte Schulungen & persönlicher Support
• Schnelle Projektumsetzung dank erprobter Standards

Digitale Workflows schaffen Freiräume für das Wesentliche. Mit unserem Power-Trio: RICOH Hardware, DocuWare DMS und STREAMLINE NX® geben wir Ihnen die leistungsfähigsten Werkzeuge an die Hand – und mit uns den passenden Partner, um sie erfolgreich einzusetzen.

Lassen Sie uns sprechen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.