TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

In de Angebotsverwaltung, Auftragsverarbeitung und auch im Management der Laborprozesse hat LAFUMA dank DocuWare alle Termine, Fristen und Meldungen im Blick. Dadurch ist die Prozesssicherheit gestiegen und es wird viel Arbeitszeit  eingespart.

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von DATEV.  

Erfolgreich zum Ziel

In der Region im niederbayerischen Fürstenstein ist das Ingenieurbüro LAFUWA  bekannt für hochwertige Laboranalysen speziell in den Bereichen Wasserversorgung und -entsorgung. Ziel der DMS-Einführung war die Optimierung der Arbeitsabläufe in Labor und Verwaltung inklusive revisionssicherer Dokumentenspeicherung.

Firmenkunden, Kommunen ebenso wie Privatkunden verlassen sich bereits seit über 30 Jahren auf die Fachkompetenz des Dienstleisters und schätzen seine Zuverlässigkeit. Das Ingenieurbüro legt dafür schon immer großen Wert auf den neuesten Stand der Technik – nicht nur im Labor, sondern auch in der Verwaltung. Auf dem Weg zur Digitalisierung setzt LAFUWA auf die Unterstützung durch das  Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare.

„Wir wollten das Papier in der Verwaltung möglichst eliminieren und insgesamt digitaler werden“, sagt Stefanie Eckmüller, Prokuristin des Ingenieurbüros. Vor zwei Jahren fiel dann die Entscheidung, DocuWare Cloud einzuführen. „Wir haben uns dabei auf die Fachkompetenz unseres Systemhauses und dessen guten Erfahrungen mit dem DMS verlassen“, erklärt Stefanie Eckmüller. Für DocuWare sprach außerdem die Möglichkeit, den Mitarbeitern durch digitale Workflows zeitraubende Arbeit zu ersparen.

Bei der Einführung der Cloud-basierten Lösung wurde mit der Archivierung von Lieferscheinen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Prüfberichten, Gutachten und Rohdaten begonnen.

Sie werden gescannt, automatisch verschlagwortet und im zentralen  Dokumenten-Pool gespeichert. Unter der Labornummer kann nun sofort auf alle Unterlagen einer Analyse und Unterlagen der Buchhaltung zugegriffen werden.

Mittlerweile arbeiten bei LAFUWA 17 Mitarbeiter aller Abteilungen mit dem DMS. Neben der Zentrale in Fürstenstein haben auch die beiden
Standorte in Straubing und Fürstenzell Zugriff auf das digitale Archiv.

Als erstes wurde ein einfacher Workflow zur Angebotsverwaltung installiert. Sobald ein Angebot in DATEV geschrieben ist, wird es automatisiert in DocuWare gespeichert und mit einem Erinnerungsdatum versehen. Mit diesem Zeitpunkt startet der Workflow. Das Angebot erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters, der beim Kunden nachfragt. Der Auftrag wird dann entweder angenommen, oder es werden Änderungen oder eine neue Frist vereinbart.

Im Mikrobiologie-Labor spart noch ein Workflow für die Meldung von Grenzüberschreitungen viel wertvolle Arbeitszeit, betont Laborleiter
Dr. Michael Klein. Werden beispielsweise bei einer Trinkwasseranalyse Grenzüberschreitungen festgestellt, müssen umgehend der Kunde sowie
bis zu zehn weitere Ansprechpartner über das Ergebnis informiert werden. Früher wurden sie von den Mitarbeitern telefonisch benachrichtigt – was
oft stundenlang dauerte, bis alle erreicht waren. Außerdem mussten darüber Protokolle geschrieben und abgelegt werden. Dank des Workflows erledigt sich diese Arbeit nun in wenigen Minuten.

Merklich verbessert habe sich im Labor aber vor allem der Arbeitsfluss, da dieser nun nicht mehr ständig durch Telefonate unterbrochen wird. Die
Mitarbeiter können sich so viel besser auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Vom DMS Einsatz profitieren bei LAFUWA aber nicht nur
die Mitarbeiter, sagt Stefanie Eckmüller: „Durch die Workflows können wir die Kunden besser bedienen, sie schnell und präzise informieren.“

Das gilt auch, wenn sie beispielsweise nach Dokumenten von länger zurückliegenden Befunden fragen. Die Unterlagen sind mit wenigen Mausklicks schnell gefunden und falls nötig per Mail verschickt. Was der Prokuristin an der Lösung besonders gefällt, ist der gute Überblick über die Kommunikation mit den Kunden, da sie bei den Telefonaten schnell alles
im Blick habe, was sie oder die Kollegen mit dem Kunden bisher besprochen haben. Das mache die Beratung effektiv.

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten wie Sie mit DocuWare und DATEV schnell und effizient arbeiten können. Sprechen Sie uns an.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

Im gewählten Kundenbeispiel zeigen wir Ihnen, wie schnell sich DocuWare Cloud in DATEV integrieren lässt.

• Go Live nach 4 Wochen Testphase
• Arbeiten mit vorkonfigurierten Workflows, z.B. Rechnungseingang 
• Beschleunigung der Durchlaufzeiten
• Transparenz des Rechnungsprozesse

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von DATEV.  

• Alle digitalisierten Belege in DATEV
• DocuWare Funktionen in DATEV
• Datenübernahme aus DMS-Altsystem

Der Tennissport spielt in Bayern eine hervorragende Rolle – mit rund 300.000 Mitgliedern nimmt der Bayerische Tennis-Verband (BTV) hinter Fußball und Turnen Platz 3 unter den Sportfachverbänden ein. Der BTV ist innerhalb des Deutschen Tennis Bunds der größte Landesverband.

Im Pandemiejahr 2020 stellte der BTV wichtige Weichen für die Zukunft: Die Verbandszentrale zog in ein neu erbautes Haus auf dem Gelände der TennisBase in Oberhaching bei München, einem deutschlandweit und auch international bekannten Leistungszentrum des BTV.

Parallel zu dieser Modernisierung der Infrastruktur und der  Zusammenführung von Sport und Verwaltung werden auch die organisatorischen Kräfte gebündelt. Entsprechend hat sich das Präsidium laut Geschäftsbericht 2020 für die kommenden Jahre das Ziel gesetzt, „die Strukturen effizienter zu gestalten, die Arbeitsabläufe zu verbessern sowie die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.“

Dazu tragen die Workflows bei, mit denen der stellvertretender Leiter der Abteilung Finanzen und IT Christian von Freyburg die administrativen Prozesse neu gestaltet. Der Finanzcontroller setzt dabei auf eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung von DocuWare, die nach vierwöchiger Teststellung „scharf gestellt“ wurde.

Die Entscheidung für die Cloud hat aus seiner Sicht den grundlegenden Vorteil, dass die Lösung besser kalkulierbar sei, da man über das gesamte Funktionsspektrum verfüge und beliebige weitere Module nutzen könne, ohne über zusätzliche Kosten, Installations- und Wartungsaufwand nachdenken zu müssen. Ein wichtiger Aspekt sind für ihn auch die vielfältigen Möglichkeiten zur Individualisierung, die er zum Teil auch ohne externe Unterstützung vornehmen kann.

Die vorkonfigurierten Lösungen von DocuWare beruhen auf dem Erfahrungsschatz aus tausenden Digitalisierungsprojekten und können schnell an die jeweilige Einsatzumgebung angepasst werden. Prozesse, die in vielen Unternehmen und Organisationen in ähnlicher Form vorkommen, sind bereits in Workflows vorkonfiguriert und können in wenigen Schritten eingeführt werden. Schnittstellen und Integrationen in andere, weit verbreitete Anwendungen, beispielsweise die vom BTV genutzte DATEV-Buchhaltung, sind bereits vorhanden. So konnte der Prozess der Eingangsrechnungs-Bearbeitung schnell mit der Cloud-Lösung umgesetzt werden.

Die Eingangsrechnungen gelangen je zur Hälfte per Post oder E-Mail in die zentrale Buchhaltung des BTV, wo sie gescannt und automatisch indexiert im digitalen Briefkorb abgelegt werden. Dort erfolgt auch bereits die formelle, sachliche Prüfung mit anschließender Weiterleitung zur fachlichen Prüfung an die einzelnen Geschäftsbereiche – von der Verwaltung inklusive Personalabteilung über Breitensport und Trainerausbildung, Nachwuchsund Jugendförderung, Wettbewerbssport und Turnierbetrieb bis zur Öffentlichkeitsarbeit sowie Finanzen und IT.

Nach der Prüfung durch die Bereichsverantwortlichen gibt es, abhängig von der Art der Rechnung und Höhe des Rechnungsbetrags, zusätzliche Freigabestufen bis hin zum Präsidium, die im Berechtigungskonzept des DMS abgebildet sind. „Mit der Einführung von DocuWare“, so die Vorgabe des Vizepräsidenten des BTV für Finanzen und IT, Bernd Walther, „hatten wir das Ziel ausgegeben, unsere internen Freigabeabläufe sowohl digital, transparent und nachvollziehbar zu gestalten, als auch deutlich zu beschleunigen.“

Im Ergebnis hat die Einführung des Rechnungseingangs-Workflows eine Reduktion des früher oft bis zu drei Wochen beanspruchenden Freigabeprozesses auf maximal eine Woche und in den meisten Fälle zwei bis drei Tage gebracht.

Mit der Cloud-Lösung ist Christian von Freyburg „sehr glücklich“: Die Performance stimmt, die Prozesse bei den Eingangsrechnungen sind deutlich beschleunigt, die Transparenz über die Mittelverwendung ist jederzeit gegeben.

Als nächste Projekte sind das Anlegen eines digitalen Vertragsarchivs und die vollständige Digitalisierung der Abrechnungen von Reisekosten und Aufwandsentschädigung inklusive des selbstständigen Einscannens von Belegen durch die Antragssteller geplant.

Buchungsstapel-Übergabe an DATEV

Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten wie Sie mit DocuWare und DATEV schnell und effizient arbeiten können. Sprechen Sie uns an.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

Mit DocuWare wurde eine grundlegende Modernisierung der administrativen Prozesse eingeleitet – Basis für eine fortlaufende Optimierung der täglichen Abläufe per digitalem Dokumenten-Management. Dabei ist die intuitive Bedienung der entscheidende Erfolgsfaktor.

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von DATEV.  

Erfolgreich zum Ziel

Der Berliner Spezialist für Notstrom-Aggregate HO-MA blickt auf fast 30  Jahre kontinuierlicher Geschäftsentwicklung zurück.
Das Kundenspektrum reicht von kleinen Handwerksbetrieben bis zu Konzernen wie Siemens oder Telekom. Mit DocuWare wurden die administrativen Prozesse grundlegend modernisiert.

Das Erfolgsrezept von HO-MA aus Berlin sind maßgeschneiderte Lösungen, die durch starken Ausbau der eigenen Fertigungskompetenz zum Markenzeichen des Unternehmens geworden sind. Der Kunde erhält alles, was er zur sicheren und schnellen Verfügbarkeit der Anlage benötigt – inklusive aller Komponenten wie etwa Schaltschränke oder Lichtmasten – als Komplettlösung aus einer Hand. HO-MA übernimmt auch die Wartung von Anlagen, die andere geliefert haben und rüstet zum Beispiel in älteren Anlagen Rußpartikelfilter für die Dieselmotoren nach. Das Unternehmen ist krisenfest aufgestellt, wie sich auch in der Pandemie wieder gezeigt hat. 2020 war das umsatzstärkste Jahr und aktuell wachse man weiter, berichtet der Geschäftsführer.

Business super, Organisation suboptimal

Als Kai Hoffmann 2015 in die Geschäftsführung des vom Vater mitgegründeten Unternehmens eintrat, konnte er die Business-Strategie nahtlos fortsetzen und weiterentwickeln, aber er sah grundlegenden Erneuerungsbedarf in der Büroorganisation, da man in Aktenbergen geradezu untergegangen sei, die Suche nach Unterlagen manchmal tagelang gedauert habe. 2016 fiel die Entscheidung für DocuWare, nicht nur um die Dokumentenablage zu digitalisieren, sondern um eine grundlegende Optimierung der bisher papiergebundenen Administrationsprozesse
in die Wege zu leiten.

Bei der Implementierung wurde das DMS in das bei HO-MA eingesetzte ERP-System Canias integriert: Buttons wie etwa „Eingangsrechnung“ und „Auftragsakte“ wurden in der ERP-Oberfläche eingerichtet, sodass entsprechende Prozesse in DocuWare direkt in der gewohnten Benutzeroberfläche angestoßen werden können. Hier steht in Kürze eine Änderung an, die wieder zusammen mit DocuWare durchgeführt wird:
Das ERP-System wird ausgetauscht und in der Buchhaltung wird ein Wechsel zu DATEV vollzogen.

Kai Hoffmann hat eine Reihe weiterer Prozesse, die für das tägliche Geschäft von HO-MA wichtig sind, mit dem DocuWare Workflow Manager umgesetzt, zum Beispiel die Kreditlimit-Prüfung. Für jeden Auftrag wird bei HO-MA ein Kreditlimit gesetzt, das über das Online-Portal der Factoring-Gesellschaft, mit der das Unternehmen zusammenarbeitet, geprüft wird. Nach ein oder zwei Tagen liegt das Prüfergebnis vor, mit dem die Auftragsbearbeitung dann Workflow-gesteuert fortgesetzt werden kann. Ein anderer Prozess wurde für Rechnungs-Rückläufer bei Reklamationen eingerichtet: Die entsprechenden Schritte wie Erstellung einer Gutschrift, die Rückmeldung der Reklamation an die betreffende Abteilung, die Fehlerbehebung und das Erstellen einer neuen Rechnung sind Arbeitsschritte, die über Workflows sicher und fristgerecht abgewickelt werden.

Auch für die Kraftstoff-Rechnungen – HO-MA übernimmt für viele Kunden die Versorgung der Kraftstofftanks – ist ein Überprüfungsprozess eingerichtet, damit zum einen korrekt mit den
Lieferanten abgerechnet wird und zum anderen die Kraftstoffkosten an die Kunden weiterberechnet werden. Mit dem Workflow Manager werden auch die Projekt-Ausschreibungen überwacht, damit dem Unternehmen kein Auftrag aufgrund einer versäumten Frist durch die Lappen geht. Hilfreich ist das DMS auch bei einem sogenannten Warenstreit. Ein entsprechender Workflow sorgt dafür, dass rechtzeitig reagiert wird, wenn etwa ein Kunde beispielsweise wegen einer angeblich nicht erhaltenen Rechnung nicht gezahlt hat. Die Bearbeitung wird bis zur Lösung des Warenstreits verfolgt. All diese Prozesse hat Kai Hoffmann in weitgehender Eigenregie durch Workflows abgebildet. DocuWare ist zum Rückgrat der administrativen Prozesse geworden.

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten wie Sie mit DocuWare und DATEV schnell und effizient arbeiten können. Sprechen Sie uns an.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.