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Go digital!

DocuWare DMS integriert in Canias ERP und DATEV

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

Neu-Strukturierung und Modernisierung der Arbeitsabläufe – inklusive fortlaufender Optimierung

Mit DocuWare wurde eine grundlegende Modernisierung der administrativen Prozesse eingeleitet – Basis für eine fortlaufende Optimierung der täglichen Abläufe per digitalem Dokumenten-Management. Dabei ist die intuitive Bedienung der entscheidende Erfolgsfaktor.

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von DATEV.

Erfolgreich zum Ziel

Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.

Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management.

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Referenzbericht

DocuWare On Premise-Lösung:
Einblicke aus der Praxis

Ausgangsbasis

Der Berliner Spezialist für Notstrom-Aggregate HO-MA blickt auf fast 30 Jahre kontinuierlicher Geschäftsentwicklung zurück.
Das Kundenspektrum reicht von kleinen Handwerksbetrieben bis zu Konzernen wie Siemens oder Telekom. Mit DocuWare wurden die administrativen Prozesse grundlegend modernisiert.

Das Erfolgsrezept von HO-MA aus Berlin sind maßgeschneiderte Lösungen, die durch starken Ausbau der eigenen Fertigungskompetenz zum Markenzeichen des Unternehmens geworden sind. Der Kunde erhält alles, was er zur sicheren und schnellen Verfügbarkeit der Anlage benötigt – inklusive aller Komponenten wie etwa Schaltschränke oder Lichtmasten – als Komplettlösung aus einer Hand. HO-MA übernimmt auch die Wartung von Anlagen, die andere geliefert haben und rüstet zum Beispiel in älteren Anlagen Rußpartikelfilter für die Dieselmotoren nach. Das Unternehmen ist krisenfest aufgestellt, wie sich auch in der Pandemie wieder gezeigt hat. 2020 war das umsatzstärkste Jahr und aktuell wachse man weiter, berichtet der Geschäftsführer.

Business super, Organisation suboptimal

Als Kai Hoffmann 2015 in die Geschäftsführung des vom Vater mitgegründeten Unternehmens eintrat, konnte er die Business-Strategie nahtlos fortsetzen und weiterentwickeln, aber er sah grundlegenden Erneuerungsbedarf in der Büroorganisation, da man in Aktenbergen geradezu untergegangen sei, die Suche nach Unterlagen manchmal tagelang gedauert habe. 2016 fiel die Entscheidung für DocuWare, nicht nur um die Dokumentenablage zu digitalisieren, sondern um eine grundlegende Optimierung der bisher papiergebundenen Administrationsprozesse
in die Wege zu leiten.

Neues Arbeiten mit digitalen Workflows

„Das DMS hat dem Unternehmen eine ganze Reihe messbarer Vorteile gebracht: Die Kosten für Papier und Drucker konnten deutlich reduziert werden, aber viel stärker ins Gewicht fallen die zeitlichen Einsparungen durch die extrem reduzierten Suchzeiten und die effizienten Workflow-gesteuerten Abläufe. Ohne DocuWare würden wir heute zwei Leute mehr brauchen.“

Kai Hoffmann, Geschäftsführer, HO-MA Elektro Aggregate Service GmbH, Berlin

Workflow für die Angebotsverwaltung

Bei der Implementierung wurde das DMS in das bei HO-MA eingesetzte ERP-System Canias integriert: Buttons wie etwa „Eingangsrechnung“ und „Auftragsakte“ wurden in der ERP-Oberfläche eingerichtet, sodass entsprechende Prozesse in DocuWare direkt in der gewohnten Benutzeroberfläche angestoßen werden können. Hier steht in Kürze eine Änderung an, die wieder zusammen mit DocuWare durchgeführt wird:
Das ERP-System wird ausgetauscht und in der Buchhaltung wird ein Wechsel zu DATEV vollzogen.

Modernisierungs-Tool Workflow Manager

Kai Hoffmann hat eine Reihe weiterer Prozesse, die für das tägliche Geschäft von HO-MA wichtig sind, mit dem DocuWare Workflow Manager umgesetzt, zum Beispiel die Kreditlimit-Prüfung. Für jeden Auftrag wird bei HO-MA ein Kreditlimit gesetzt, das über das Online-Portal der Factoring-Gesellschaft, mit der das Unternehmen zusammenarbeitet, geprüft wird. Nach ein oder zwei Tagen liegt das Prüfergebnis vor, mit dem die Auftragsbearbeitung dann Workflow-gesteuert fortgesetzt werden kann. Ein anderer Prozess wurde für Rechnungs-Rückläufer bei Reklamationen eingerichtet: Die entsprechenden Schritte wie Erstellung einer Gutschrift, die Rückmeldung der Reklamation an die betreffende Abteilung, die Fehlerbehebung und das Erstellen einer neuen Rechnung sind Arbeitsschritte, die über Workflows sicher und fristgerecht abgewickelt werden.

„Das DMS ist ein Werkzeug, mit dem wir kontinuierlich an der Verbesserung unserer Prozesse arbeiten. Dass wir dabei Vieles selbst machen können, finde ich grandios. Aus meiner Sicht ziemlich einzigartig im Bereich von Business-Software.“

„DocuWare hat uns vor allem dadurch geholfen, dass es erlaubt, die früher
papiergebundenen Prozesse sehr ähnlich digital abzubilden. Dadurch konnten alle mitgenommen werden.“

Kai Hoffmann, Geschäftsführer, HO-MA Elektro Aggregate Service GmbH, Berlin

Rückgrat der Prozesse

Auch für die Kraftstoff-Rechnungen – HO-MA übernimmt für viele Kunden die Versorgung der Kraftstofftanks – ist ein Überprüfungsprozess eingerichtet, damit zum einen korrekt mit den
Lieferanten abgerechnet wird und zum anderen die Kraftstoffkosten an die Kunden weiterberechnet werden. Mit dem Workflow Manager werden auch die Projekt-Ausschreibungen überwacht, damit dem Unternehmen kein Auftrag aufgrund einer versäumten Frist durch die Lappen geht. Hilfreich ist das DMS auch bei einem sogenannten Warenstreit. Ein entsprechender Workflow sorgt dafür, dass rechtzeitig reagiert wird, wenn etwa ein Kunde beispielsweise wegen einer angeblich nicht erhaltenen Rechnung nicht gezahlt hat. Die Bearbeitung wird bis zur Lösung des Warenstreits verfolgt. All diese Prozesse hat Kai Hoffmann in weitgehender Eigenregie durch Workflows abgebildet. DocuWare ist zum Rückgrat der administrativen Prozesse geworden.

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Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten wie Sie mit DocuWare und DATEV schnell und effizient arbeiten können. Sprechen Sie uns an.