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Go digital!

DocuWare DMS integriert in DATEV

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

Optimierung der Arbeitsabläufe inklusive revisionssicherer Speicherung der Dokumente.

In de Angebotsverwaltung, Auftragsverarbeitung und auch im Management der Laborprozesse hat LAFUMA dank DocuWare alle Termine, Fristen und Meldungen im Blick. Dadurch ist die Prozesssicherheit gestiegen und es wird viel Arbeitszeit eingespart.

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von DATEV.

Erfolgreich zum Ziel

Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.

Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management.

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Referenzbericht

DocuWare Cloud-Lösung:
Einblicke aus der Praxis

Ausgangsbasis

In der Region im niederbayerischen Fürstenstein ist das Ingenieurbüro LAFUWA bekannt für hochwertige Laboranalysen speziell in den Bereichen Wasserversorgung und -entsorgung. Ziel der DMS-Einführung war die Optimierung der Arbeitsabläufe in Labor und Verwaltung inklusive revisionssicherer Dokumentenspeicherung.

Firmenkunden, Kommunen ebenso wie Privatkunden verlassen sich bereits seit über 30 Jahren auf die Fachkompetenz des Dienstleisters und schätzen seine Zuverlässigkeit. Das Ingenieurbüro legt dafür schon immer großen Wert auf den neuesten Stand der Technik – nicht nur im Labor, sondern auch in der Verwaltung. Auf dem Weg zur Digitalisierung setzt LAFUWA auf die Unterstützung durch das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare.

„Wir wollten das Papier in der Verwaltung möglichst eliminieren und insgesamt digitaler werden“, sagt Stefanie Eckmüller, Prokuristin des Ingenieurbüros. Vor zwei Jahren fiel dann die Entscheidung, DocuWare Cloud einzuführen. „Wir haben uns dabei auf die Fachkompetenz unseres Systemhauses und dessen guten Erfahrungen mit dem DMS verlassen“, erklärt Stefanie Eckmüller. Für DocuWare sprach außerdem die Möglichkeit, den Mitarbeitern durch digitale Workflows zeitraubende Arbeit zu ersparen.

Neues Arbeiten mit digitalen Workflows

„Die Cloud-basierte Lösung erhielt den Vorzug, weil
man den eigenen Server nicht weiter aufrüsten
wollte. Für uns war wichtig, dass das Rechenzentrum in
Europa beheimatet ist. Wir wollen hier auf Nummer
sicher gehen.“

Workflow für die Angebotsverwaltung

Bei der Einführung der Cloud-basierten Lösung wurde mit der Archivierung von Lieferscheinen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Prüfberichten, Gutachten und Rohdaten begonnen.

Sie werden gescannt, automatisch verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Unter der Labornummer kann nun sofort auf alle Unterlagen einer Analyse und Unterlagen der Buchhaltung zugegriffen werden.

Mittlerweile arbeiten bei LAFUWA 17 Mitarbeiter aller Abteilungen mit dem DMS. Neben der Zentrale in Fürstenstein haben auch die beiden
Standorte in Straubing und Fürstenzell Zugriff auf das digitale Archiv.

Als erstes wurde ein einfacher Workflow zur Angebotsverwaltung installiert. Sobald ein Angebot in DATEV geschrieben ist, wird es automatisiert in DocuWare gespeichert und mit einem Erinnerungsdatum versehen. Mit diesem Zeitpunkt startet der Workflow. Das Angebot erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters, der beim Kunden nachfragt. Der Auftrag wird dann entweder angenommen, oder es werden Änderungen oder eine neue Frist vereinbart.

Im Mikrobiologie-Labor spart noch ein Workflow für die Meldung von Grenzüberschreitungen viel wertvolle Arbeitszeit, betont Laborleiter
Dr. Michael Klein. Werden beispielsweise bei einer Trinkwasseranalyse Grenzüberschreitungen festgestellt, müssen umgehend der Kunde sowie
bis zu zehn weitere Ansprechpartner über das Ergebnis informiert werden. Früher wurden sie von den Mitarbeitern telefonisch benachrichtigt – was
oft stundenlang dauerte, bis alle erreicht waren. Außerdem mussten darüber Protokolle geschrieben und abgelegt werden. Dank des Workflows erledigt sich diese Arbeit nun in wenigen Minuten.

Guter Überblick über Kundenkommunikation

Merklich verbessert habe sich im Labor aber vor allem der Arbeitsfluss, da dieser nun nicht mehr ständig durch Telefonate unterbrochen wird. Die
Mitarbeiter können sich so viel besser auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Vom DMS Einsatz profitieren bei LAFUWA aber nicht nur
die Mitarbeiter, sagt Stefanie Eckmüller: „Durch die Workflows können wir die Kunden besser bedienen, sie schnell und präzise informieren.“

Das gilt auch, wenn sie beispielsweise nach Dokumenten von länger zurückliegenden Befunden fragen. Die Unterlagen sind mit wenigen Mausklicks schnell gefunden und falls nötig per Mail verschickt. Was der Prokuristin an der Lösung besonders gefällt, ist der gute Überblick über die Kommunikation mit den Kunden, da sie bei den Telefonaten schnell alles
im Blick habe, was sie oder die Kollegen mit dem Kunden bisher besprochen haben. Das mache die Beratung effektiv.

„Alle Vorgänge sind in DocuWare dokumentiert.
Wir müssen nichts mehr zusätzlich protokollieren
und ablegen, können aber jederzeit nachschauen, wann
und an wen die Ergebnisse geschickt wurden.““

Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten wie Sie mit DocuWare und DATEV schnell und effizient arbeiten können. Sprechen Sie uns an.