„Während Rechnungen früher bis zu drei Wochen im Umlauf waren, werden sie heute spätestens nach sieben Tagen gezahlt. Und wir wissen zu jeder Zeit, wo sich eine Rechnung gerade befindet, falls es Fragen dazu gibt.“
Anpassung in Eigenregie
Dazu tragen die Workflows bei, mit denen der stellvertretender Leiter der Abteilung Finanzen und IT Christian von Freyburg die administrativen Prozesse neu gestaltet. Der Finanzcontroller setzt dabei auf eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung von DocuWare, die nach vierwöchiger Teststellung „scharf gestellt“ wurde.
Die Entscheidung für die Cloud hat aus seiner Sicht den grundlegenden Vorteil, dass die Lösung besser kalkulierbar sei, da man über das gesamte Funktionsspektrum verfüge und beliebige weitere Module nutzen könne, ohne über zusätzliche Kosten, Installations- und Wartungsaufwand nachdenken zu müssen. Ein wichtiger Aspekt sind für ihn auch die vielfältigen Möglichkeiten zur Individualisierung, die er zum Teil auch ohne externe Unterstützung vornehmen kann.
Die vorkonfigurierten Lösungen von DocuWare beruhen auf dem Erfahrungsschatz aus tausenden Digitalisierungsprojekten und können schnell an die jeweilige Einsatzumgebung angepasst werden. Prozesse, die in vielen Unternehmen und Organisationen in ähnlicher Form vorkommen, sind bereits in Workflows vorkonfiguriert und können in wenigen Schritten eingeführt werden. Schnittstellen und Integrationen in andere, weit verbreitete Anwendungen, beispielsweise die vom BTV genutzte DATEV-Buchhaltung, sind bereits vorhanden. So konnte der Prozess der Eingangsrechnungs-Bearbeitung schnell mit der Cloud-Lösung umgesetzt werden.
Deutliche Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung
Die Eingangsrechnungen gelangen je zur Hälfte per Post oder E-Mail in die zentrale Buchhaltung des BTV, wo sie gescannt und automatisch indexiert im digitalen Briefkorb abgelegt werden. Dort erfolgt auch bereits die formelle, sachliche Prüfung mit anschließender Weiterleitung zur fachlichen Prüfung an die einzelnen Geschäftsbereiche – von der Verwaltung inklusive Personalabteilung über Breitensport und Trainerausbildung, Nachwuchsund Jugendförderung, Wettbewerbssport und Turnierbetrieb bis zur Öffentlichkeitsarbeit sowie Finanzen und IT.
Nach der Prüfung durch die Bereichsverantwortlichen gibt es, abhängig von der Art der Rechnung und Höhe des Rechnungsbetrags, zusätzliche Freigabestufen bis hin zum Präsidium, die im Berechtigungskonzept des DMS abgebildet sind. „Mit der Einführung von DocuWare“, so die Vorgabe des Vizepräsidenten des BTV für Finanzen und IT, Bernd Walther, „hatten wir das Ziel ausgegeben, unsere internen Freigabeabläufe sowohl digital, transparent und nachvollziehbar zu gestalten, als auch deutlich zu beschleunigen.“
Im Ergebnis hat die Einführung des Rechnungseingangs-Workflows eine Reduktion des früher oft bis zu drei Wochen beanspruchenden Freigabeprozesses auf maximal eine Woche und in den meisten Fälle zwei bis drei Tage gebracht.
Mit der Cloud-Lösung ist Christian von Freyburg „sehr glücklich“: Die Performance stimmt, die Prozesse bei den Eingangsrechnungen sind deutlich beschleunigt, die Transparenz über die Mittelverwendung ist jederzeit gegeben.
Als nächste Projekte sind das Anlegen eines digitalen Vertragsarchivs und die vollständige Digitalisierung der Abrechnungen von Reisekosten und Aufwandsentschädigung inklusive des selbstständigen Einscannens von Belegen durch die Antragssteller geplant.
„Durch die optimale Unterstützung des DocuWare Partners bei der Implementierung können wir mit dem DocuWare Berechtigungsmanagement unsere komplexen Strukturen in einem mehrstufigen Konzept abbilden und bei Bedarf auch selbstständig erweitern.“
Buchungsstapel-Übergabe an DATEV