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Arbeiten mit digitalem Workflow

Umstellung vom
Papier-Archiv zum digitalen Archiv

Effiziente Dokumentenverwaltung erfolgt durch digitale Archivierungssoftware. Mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems werden alle digitalisierten Dokumente zentral an einer Stelle archiviert und organisiert. Das spart Geld und Zeit.

Im gewählten Kundenbeispiel bestand die Aufgabe darin, das vorhandene Papierarchiv zu digitalisieren und eine elektronische Dokumenten-Verwaltung mit verschiedenen Workflows einzuführen.

Unser Kunde arbeitet mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare, mit dem unser Kunde alle Geschäftsinformationen revisionssicher erfasst, verarbeitet, speichert und gezielt nutzen kann.

Das Unternehmen spart seit dem 60 % der Kosten für Arbeitszeit und Material ein.

Die Amortisationsdauer betrug bei unseren Kunden weniger als 9 Monate.

Fazit:

  • 60 % Kosteneinsparung für
    Arbeitszeit und Material
  • Auflösung Papierarchiv
  • Revisionssichere Archivierung
  • Verminderung der Suchzeiten
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit
  • Zugriff von überall
  • Automatische Workflows
  • digitales Backup
  • Schutz vor Informationsverlust
  • Zugriffssteuerung über Rechte
  • Einhaltung von Fristen

Ausgangssituation

Die Dokumentenablage bei einem unserer Kunden erfolgte klassisch, manuell im Papierarchiv.

Jede Abteilung archivierte, unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, ihre jeweiligen Dokumente in entsprechenden Leitzordnern, in einem separaten Raum im Unternehmen. 

Bei Fragen mussten die Mitarbeiter diese Ordner nach dem jeweiligen Dokument, im Papierarchiv, durchsuchen. Das Dokument wurde zur weiteren Bearbeitung kopiert und anschließend wieder abgelegt.

Kundenbeispiel:  ca. 250 Leitz-Ordner mit ca. 120.000 unterschiedlichen Dokumenten, wie z.B. Kundenakten, Korrespondenz, Bestellungen, Lieferscheinen usw.

Neues Arbeiten: Elektronische Dokumenten-Verwaltung

Jede Abteilung scannt direkt an ihrem Multifunktionssystem. Mit 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute scannen die integrierten Scanner der RICOH Multifunktionssysteme. Der automatische Dokumenteneinzug scannt in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite. Das spart enorme Arbeitszeit! Mittels Taste "DocuWare" werden die Dokumente in einen elektronischen Postkorb übertragen. Während des Scannens werden direkt bestimmte Inhalte automatisch ausgelesen. Die Dokumente werden mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt.

Dokumenten-Suche in 5 bis 30 Sekunden

Jeder Mitarbeiter kann direkt am PC alle Informationen aus den digitalisierten Dokumenten schnell und übergreifend durchsuchen. In der Volltextsuche können alle relevanten Inhalte abgefragt werden. Das passende Dokument wird aufgerufen und die gesuchten Information farblich markiert.

Inhalte mittels Mausklick kopieren

Mit der Scan-to-OCR-Funktion lassen sich nach dem Scan die Dokumente auslesen und anschließend im gewünschten Format / Programm bearbeiten, z.B. PDF (durchsuchbar), - PDF/A (revisionssicher), Microsoft Word oder Microsoft Excel.

Elektronisches Arbeiten geht viel schneller

Auf Wunsch unseres Kunden werden Rechnungen mittels vordefinierter Prozesse gesteuert und automatisiert vorgelegt, abgerufen, geprüft und bearbeitet. E-Mails mit aktuellen Statusinformationen erinnern an die Einhaltung von Fristen, Aufgaben oder Wiedervorlagen. 

Mit Hilfe von anwender-/funktionsbezogenen Stempeln, Aufgabenlisten oder Formularen verfügt jeder Benutzer, der die entsprechenden Rechte hat, rechtzeitig über die zum jeweiligen Bearbeitungsstand relevanten Werkzeuge zur Erledigung seiner Aufgaben.

Zugriff von überall

Die Mitarbeiter unseres Kunden können per Internet, Software oder App auf alle wichtigen Dokumente zugreifen. Formulare ausfüllen, Anträge unterzeichnen, Rechnungen freigeben und Workflows anstoßen. So können Sie von überall aus arbeiten. Eine Mobile Scan-Lösung über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

Hard- und Software:

  • RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
  • Software STREAMLINE NX
  • Software DocuWare

E-Mail Archivierung

Über DocuWare erfolgt eine elektronische, GOBD-konforme Archivierung aller relevanten E-Mails. 

Elektronische Belege müssen im Originalformat archiviert werden.

Intelligenter E-Mail-Import mit Indexdaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus ERP, Adressbüchern, usw. können elektronisch indexiert werden. Darüber hinaus lassen sich verschiedene Arbeitsschritte über Workflows automatisieren.

Über eine spezielle "Connect to Outlook"-Funktion können Sie direkt in Outlook nach bereits archivierten E-Mails suchen.

60 % Einsparung der Kosten

145 € Materialaufwand Einsparung für Regale, Papier, Ordner usw.

Pro 50 Leitzordner | 20.000 Dokumente
  • 5 € betragen die Kosten für digitale Datenträger (1 GB Speicher)
  • 150 € Sachkosten für Material – ohne Berücksichtigung des Mietanteils für das Papierarchiv

 

 

200 - 500 h Arbeitszeit Einsparung für Dokumentenablage

Pro 100 gemischte Dokumente
  • Digitale Ablage mit automatischer Voll-Indexierung 
    (ca. 1 Stunde bei manueller Verschlagwortung)
  • Einsparung von ca. 2 h Aufwand für Sortieren und Ablegen – ohne Berücksichtigung für Abteilungsübergreifende Kopien + Arbeitszeit

100 h Arbeitszeit Einsparung für Dokumenten-Suche und Wiederablage

3 bis 4 Recherchen pro Arbeitstag
  • Recherche nach einem elektronisch archivierten Dokument dauert ca. 5 bis 30 Sekunden.
  • Einsparung von ca. 7 bis 10 Minuten pro Papierdokument / Mitarbeiter (lt. Studie von LEITZ / Elba)

Gesetzliche Vorgaben wie z.B. AO/HGB oder GoBD

Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.B. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher "vor einer Abänderung geschützt".

Die GoBD (Abkürzung: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen.

Papierbelege können digital archiviert, also ersetzende Scans sind ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine  Verfahrensdokumentation. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften.

Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen.

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