Innerhalb der Managed Print Service (MPS) bieten wir unseren Kunden das Rund-um-sorglos-Paket in Form eines Output-Konzeptes für die eingesetzte Hard- und Software. Neben der laufenden Funktionskontrolle erfolgt eine systematische Steuerung der Systemlandschaft. Darüber hinaus werden verschiedene Funktionen zur Automatisierung von Workflows und Prozessen bereitgestellt. 

TANTZKY Kunden schätzen diesen komfortablen Service-all-in-Support sowie die automatisierte Arbeitsunterstützung – bereits ab dem ersten Tag.

Heute zeigen wir Ihnen gerne, wie wir für ein namhaftes Karlsruher Unternehmen der Veranstaltungs- und Eventbranche, den Rollout für 40 neue Druck- und Kopiersysteme an unterschiedlichen Standorten, im Livebetrieb, organisiert haben.

Unser Kunde entschied sich wieder für eine Zusammenarbeit mit TANTZKY. Ausgehend von unserem bereits in 2016 eingeführten, zukunftsweisenden und nachhaltigen Managed Print Service Gesamtkonzept, kombinierten wir leistungsstarke und umweltfreundliche RICOH Druck- und Multifunktionssysteme mit der cleveren Software-Lösung STREAMLINE NX®. Durch das dort integrierte Reporting- & Berichts-Management konnte unser Kunde jetzt vollständig auf die aktuellen Druck- und Scandaten zurückgreifen. 

Anhand dieser aktuellen Nutzungsdaten konnten wir weitere Einsparpotentiale identifizieren sowie die Anforderung erfüllen, das bestehende Konzept auf nachhaltigere Systeme bzw. Arbeitsweisen zu überprüfen.

Hardware: Die Entscheidung fiel bewusst auf drei Typen der neuesten RICOH-Systemklasse mit einer sehr umweltfreundlichen Energiebilanz. Selbstverständlich wurden die eingesetzten Systeme mit dem Blauen Engel sowie dem Energystar ausgezeichnet und sorgen für eine erhebliche Verbesserung der Green-IT-Bilanz. Sehr geringe TEC-Werte reduzieren den wöchentlichen Energieverbrauch der Outputsysteme und erzielen weitere Einsparungen im Bereich der Gesamtbetriebskosten.

Software: "Einmal STREAMLINE NX®, immer STREAMLINE NX®!" 😉 Hier entschied sich unser Kunde für das Software-Update auf die aktuellste Version.

Für unseren Kunden sowie für TANTZKY ist ökologisch nachhaltiges und klimafreundliches Handeln fester Bestandteil der Unternehmensphilosophie. Diese Verantwortung zeigt sich bei uns bewusst bei der Auswahl der Technologiepartner sowie deren Produkte und Services. Hier freuen wir uns gemeinsam mit RICOH für unseren Kunden eine Verbesserung der Green-IT-Bilanz und für mehr Nachhaltigkeit rund um das Thema Drucken und Digitalisieren zu sorgen.

Durch die konstruktive Zusammenarbeit aller Bereiche konnten wir ohne Beeinträchtigung des laufenden Geschäftsbetriebes die 40 Neusystem in die bestehende IT Infrastruktur integrieren.

• alle 4 Server wurden vorab installiert und eingerichtet:
  1 x Core + Spool + DB / 1 x DS + MIE  (siehe Detailbeschreibung)
• komplette Konfiguration aller Vorlagen, Workflows,
  Oberflächen, sonstige Einstellungen
• Testsysteme jeder Klasse vor Ort als Master-Systeme
  (Hier werden alle evtl. Änderungen getestet und dann
  für Konfigurations-Vorlagen benutzt.)

• Rollout-Plan mit allen Standort-Details, u.a. Hostname + MAC-Adressen 

• CSV-Vorlagen für die jeweiligen PowerShell-Scripte verwendet:

• Anlegen der Druckeranschlüsse (Direktdruck)
• Setzen der Berechtigungen (Direktdruck)
• Anlegen der Drucker und Freigaben (Direktdruck)
• Anlegen der DHCP Reservierung (inkl. Option12 -> Hostname)

Für eine optimale Koordination der zeitlichen, räumlichen und logistischen Organisation des Systemaustausches am Liefertag, werden alle Hardwarekomponenten bereits im Vorfeld individualisiert.

Unser Kunde entschied sich u.a. für vollausgestattete DIN A3-Farbmultifunktionssysteme mit Broschürenfinisher inkl. Heft- und Falzfunktionen. Darüberhinaus bekamen alle Systeme Kartenleser für eine Authentifizierung mit den Zeiterfassungschips des Kunden.

Auf Wunsch der IT Abteilung des Kunden wurde die Upgrade-Implementierung der Druck- und Scanlösung auf die neuen Systeme am Rollouttag vor Ort im Netzwerk durchgeführt:

• Firmware | Gerätekonfiguration | Erweiterte Geräte Konfiguration | SOP-Konfiguration | SLNX Konfiguration
• Cient-Einrichtung der Softwarekomponenten anhand Servereinstellungen:
  Rechtevergabe, Authentifizierung, Administration, Reporting usw.
• Funktionsauswahl  für Schnittstellen ECM-, DMS- bzw. MS Office 

Funktionstest: #LÄUFT

• fixe Termin-Planung
• Plug & Play -> automatische Erkennung der Systeme beim Kunden
  (Suche erfolgte nur über Hostnamen nicht IP)
• Testanmeldung + Testdruck + Test-Scan
  -> Test_Seriennummer_Datum.pdf
• Inbetriebnahme vor Ort etwa 5 Min pro System
• Software-Upgrade parallel vor Ort: ca. 35 Minuten

(Stolze Anmerkung: So können wir bis zu 75 Systeme pro Tag schaffen!)

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Mit dem TANTZKY Rollout-Management planen, organisieren und terminieren wir den gesamten Rollout für unsere Kunden schnell und effizient im Vorfeld.

Profitieren Sie von unserer jahrelangen Projekterfahrung im Rollout-Management. Ohne Beeinträchtigung des laufenden Geschäftsbetriebs wurden die Systeme vor Ort abgebaut und wunschgemäß inventarisiert. Gleichzeitig verkabelte und integrierte TANTZKY die Neu-Systeme in die bestehende Infrastruktur.

Projektdaten:

• 500 x Systemtausch an 40 Standorten
• Zuordnung der Ansprechpartner, Hostnamen, MAC-Adressen, Kostenstellen usw. zu den jeweiligen Systemen
• Konfiguration und Installation der 5 benötigten Server 
• Konfiguration der unterschiedlichen Hard- und Softwarekomponenten bei den 500 Systemen
• Anforderung an Gerätezertifikate IEEE 802.1X: zentrale Verwaltung 

Seit dem Rollout arbeiten 2.000 User erfolgreich mit den TANTZKY Druck- und Multifunktionssystemen in Verbindung mit intelligenter Software und lassen sich und ihre Arbeit mit Hilfe optimal technisch unterstützen.

Gerne zeigen wir Ihnen hier einen Einblick in unser Rollout-Management anhand des gewählten Kundenbeispiels. 

Das Zertifikatsmanagement-Tools CES spart unseren Kunde: die Einrichtungszeit von ca. 12 Minuten pro Zertifikat, pro Druck- oder Multifunktionssystem, pro Jahr.

Im gewählten Kundenbeispiel: 

500 Druck- und Kopiersysteme,
1 x Zertifikat pro Jahr + System,
Vertragslaufzeit: 60 Monate

= 500 h Arbeitszeit
= 67 Arbeitstage
= 13 Wochen

• alle 5 Server wurden vorab installiert und eingerichtet:
  1 x Core + Spool + DB / 2 x DS / 2 x DS + MIE  (siehe Detailbeschreibung)
• komplette Konfiguration aller Vorlagen, Workflows,
  Oberflächen, sonstige Einstellungen
• Testsysteme jeder Klasse vor Ort als Master-Systeme
  (Hier werden alle evtl. Änderungen getestet und dann
  für Konfigurations-Vorlagen benutzt.)

• Rollout-Plan mit allen Standort-Details, u.a. Hostname + MAC-Adressen 

• CSV-Vorlagen für die jeweiligen PowerShell-Scripte verwendet:

• Anlegen der Druckeranschlüsse (Direktdruck)
• Setzen der Berechtigungen (Direktdruck)
• Anlegen der Drucker und Freigaben (Direktdruck)
• Anlegen der DHCP Reservierung (inkl. Option12 -> Hostname)

• Konfiguration der Hardware (Auspacken, Optionen, Kartenleser, Aufkleber usw.)
• VPN-Box vom Kunden hier bei uns im Haus (VPN zwischen Kundenserver StreamlineNX <-> Tantzky Workshop MFPs)
• Vorbetankung der Systeme vollautomatisch je nach Typ (feste Zeitintervalle – jede Stunde)

Firmware | Gerätekonfiguration | Erweiterte Geräte Konfiguration | SOP-Konfiguration | SLNX Konfiguration

• Cient-Einrichtung der Softwarekomponenten anhand Servereinstellungen:
  Rechtevergabe, Authentifizierung, Administration, Reporting usw.
• Funktionsauswahl  für Schnittstellen ECM-, DMS- bzw. MS Office 
• Funktionstest: #LÄUFT

• fixe Termin-Planung
• Plug & Play -> automatische Erkennung der Systeme beim Kunden
  (Suche erfolgte nur über Hostnamen nicht IP)
• Testanmeldung + Testdruck + Test-Scan
  -> Test_Seriennummer_Datum.pdf
• CES rollt Zertifikate vollautomatisch aus
• vor Ort etwa 5 Min pro System
• bis zu 75 Systeme pro Tag

Vollautomatisches Zertifikats-Management für alle Druck- und Multifunktionssysteme: 

• Auslesen aller Druck- und Multifunktionssysteme innerhalb des Kundennetzwerks
• Auslesen der Zertifikatsinformationen
• Automatische Kommunikation mit Ihrer Zertifizierungsstelle
• Automatisches Verteilen der Zertifikate vor Laufzeitende

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Großes Lager- und Logistikzentrum bietet großzügigen Platz für professionelles Service- und Rollout-Management. Alles unter zwei Dächern: Zentrales Repair-Center mit Ersatz- und Verschleißteillager, Toner und Tinten , Roll-Out-Vorbereitungen, Aufbereitung der Rebuildsysteme usw.

MPS Umsetzung in 21 Tagen: 500 Systeme, 40 Standorte und 2.000 User

Aktuelles Praxisbeispiel

Zum gewählten Kundenbeispiel

Zentrales Repair-Center

Ersatz- und Verschleißteile

Großes Sortiment an Toner und Tinten

Für eine optimale Koordination der zeitlichen, räumlichen und logistischen Organisation des Systemaustausches am Liefertag, werden die Hardwarekomponenten bereits im Vorfeld individualisiert. Das braucht natürlich Platz. Egal, ob Sie sich für einen Broschürenfinisher, Postscriptmodul oder Kartenauthentifizierung entschieden haben, die Systeme verlassen fertig konfiguriert unser Haus. 

Selbst die Implementierung verschiedener Druck- und/ oder Scanlösungen starten im Vorfeld.

So gewährleistet TANTZKY am Roll-Out-Tag eine schnelle Umsetzung mit so wenig Ausfallzeiten wie nötig. 

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Je besser die Scanqualität ist, desto besser funktioniert auch das Auslesen von Daten aus den digitalisierten Dokumenten.

Mit 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute scannen die integrierten Scanner der RICOH Multifunktionssysteme. Der automatische Dokumenteneinzug scannt in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite. Das spart enorme Arbeitszeit!

Mobile Scan-Lösungen über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

Wie schnell und exakt das Auslesen abläuft, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Bei der Frage des Dateiformats ist wichtig, was mit dem gescannten, also digitalisierten Dokument geschehen soll. 

Aus vielen Dokumenten z.B. Rechnungen werden direkt beim Scanvorgang automatisch Daten ausgelesen und an DMS oder ERP für Indexierung oder Workflows übergeben. Wenn Text oder Barcodes aus einem Dokument ausgelesen wurden, empfiehlt es sich, für die weitere Verarbeitung, das Dokument im Format PDF/A abzuspeichern. 

Soll ein Dokument, z.B. Pläne nur angezeigt oder versandt werden, stehen Ihnen alle gängigen Dateiformate zur Verfügung, neben PDF und PDF/A sind das zum Beispiel PNG, JPEG oder TIFF.

Bei manchen Dokumentarten kann die Einstellung „Farbe“ sinnvoll sein, zum Beispiel wenn Verträge einem Rechtesystem folgend mit unterschiedlichen Stiftfarben unterzeichnet wurden oder wenn Pläne mit einem Farbschema digitalisiert werden.

In den meisten Fällen reicht aber der Modus Schwarz-Weiß oder Graustufen völlig aus. Allerdings haben Schwarz-Weiß-Scans den großen Vorteil, dass sie den geringsten Speicherplatz beanspruchen.

Entscheidend für optimales Indexieren ist die Auflösung des Dokuments. Sie bezeichnet die Punktdichte der Datei und wird in dpi gemessen, „dots per inch“. Für optimale Ergebnisse empfiehlt sich eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Bei zu geringer Auflösung können leicht Fehler bei der Zeichenerkennung (OCR) auftreten. Dann wird zum Beispiel „i“ oder „!“statt „I“ ausgelesen oder statt „w“ zweimal ein „v“.

Unterscheiden wir bei der Auflösung nach Farbmodus, sind bei Schwarz-weiß-Scans 300 oder 400 dpi zu empfehlen. Für Graustufen- und Farbscans genügen häufig bereits 150 bis 300 dpi.

Ein weiterer Faktor ist die Schriftgröße des Dokuments. Nehmen Sie als Richtwert: Je kleiner die Schrift, desto höher sollte die Auflösung sein.

Im Schwarz-Weiß-Modus werden die Buchstaben „Ilti“ erst ab 300 dpi klar erfasst. Im Graustufen-Modus sind die Zeichen zwar schon bei 75 dpi gut zu erkennen, es kommen aber Bildinformationen mit, wie hier die Struktur des Papiers, die die Datei vergrößern und unnötig Speicherplatz beanspruchen.

Per Direktwahltaste am Multifunktionssystem belegen wir folgende Voreinstellungen:

• Einzel-/Doppelseiten
• SW/ Farbe
• Auflösung
• Dokumentenart
• Speicherort z.B. direkt in DATEV oder DocuWare

In einem Schritt: Scannen und konvertieren in bearbeitbare Formate
PDF (durchsuchbar), PDF/A (revisionssicher), Word oder Excel.

Unser Experten-Team stellt Ihnen anhand Ihrer Prozesse bzw. Workflows die passende Lösung zusammen – selbstverständlich mit Konfiguration und Integration in Ihre bestehende Unternehmens-IT. Sprechen Sie uns an.