Skip to main content

TANTZKY Blog

Gut für die Umwelt: Rebuild & Greenline-Systeme

TANTZKY Insight

Gut für die Umwelt:
Rebuild- & Greenline-Systeme


Als Teil der Gesellschaft sehen wir uns von TANTZKY in der Verantwortung, unsere Umwelt zu achten und zu erhalten. Diese Verantwortung zeigt sich in der Unternehmensphilosopie, in unseren Zielen und innerhalb unserer Prozesse. Von Anfang an nehmen wir alle gebrauchten Systeme zurück und überprüfen diese auf Wiederverwendung, Aufbereitung bzw. Verwertung. Eine Entsorgung kommt grundsätzlich erst nach vollständiger Ausschöpfung des Wertstoffgehalts in Betracht.

TANTZKY zu Besuch bei RICOH´s Aufbereitungszentrum für Greenline-Systeme in Frankreich

Gemäß dem Sprichwort: "Wird man alt wie ein Kuh - lernt man immer noch dazu!", besuchten wir das Aufbereitsungszentrum von RICOH Europa. Wow. Es war echt beeindruckend, das weitläufige Werksgelände im beschaulichen Colmar zu besuchen. Trotz der 35°C Grad Außentemperatur folgten wir den Sicherheitsvorschriften und schlüpften in die feuerbeständigen Besuchermäntel.

2,5 Stunden führte uns der französische Werksleiter durch die Aufbereitungsstraßen von RICOH Europa. Alle gebrauchten Systeme von RICOH werden hier auf Herz und Niere geprüft, gesäubert und für die zweite Runde aufbereitet. Genauso machen wir das auch bei TANTZKY – eben nur kleiner :-) ...

Wir alle sind stolz auf unseren ressourcenschonenden, nachhaltigen und wertschätzenden Umgang mit den Produkten. Mit einer starken Gemeinschaft kann man eben doch einen Beitrag leisten. 

Gemeinsam #LÄUFT es immer besser.
Mit Herz und Verstand für mehr Nachhaltigkeit.

Erfahren Sie mehr zu unseren TANTZKY Rebuildsystemen.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Weiterlesen … Gut für die Umwelt: Rebuild & Greenline-Systeme

  • Aufrufe: 1019

Hoffnungslauf 2024

TANTZKY Insight

TEAM TANTZKY #LÄUFT beim 27. Bruchsaler Hoffnungslauf


Samstag, 04. Mai 2024: Unser Team TANTZKY #LÄUFT das erste Mal beim 27. Bruchsaler Hoffnungslauf mit. Coole Sache, unsere gelaufenen Kilometer für den guten Zweck: #laufendhelfen - gemeinsam Familien unterstützen. Darüber hinaus sind wir auch noch stolzer Sponsor und überall auf den Plakaten zu sehen. Weil wir gemeinsam stärker sind, schaffen wir zusammen 41 Runden. Danke, TEAM TANTZKY! #LÄUFT ;-) 

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Weiterlesen … Hoffnungslauf 2024

  • Aufrufe: 679

Verfahrensdokumentation

Zurück zu Blog

Digitale Workflows

Verfahrensdokumentation

Für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form fordern die Finanzbehörden neben einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System (DMS) auch eine Verfahrensdokumentation, die den korrekten und nachvollziehbaren Einsatz des DMS belegen muss. 

Laut GoBD sollte jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Diese beschreibt gesamtheitlich die organisatorischen und technischen Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens. 

Wer immer also geschäftlich tätig ist, ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens, kommt an einer Verfahrensdokumentation nicht vorbei. 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation ist nach den Grundsätzen des GoBD zu führen. Somit muss darüber die Erfüllung aller Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen nachgewiesen werden. Auch die Regelungen für ein eindeutiges Wiederfinden von Daten, deren maschinelle Auswertbarkeit sowie die Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Reproduktion sind in den GoBD genau geregelt.

Die IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist dabei stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss. Nach den GoBD muss für jedes IT-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des IT-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (siehe GoBD-Kapitel 10, Rz. 151ff.).

Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat die Dokumentation stets den in der Praxis eingesetzten Komponenten und Prozessen des IT-Systems zu entsprechen, umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch so »gelebt werden«. Die Zielsetzung einer Verfahrensdokumentation besteht letztlich im Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze.

Was sind die Vorteile einer Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation bietet auch viele Chancen für Unternehmer. Durch eine korrekte und ausführliche Dokumentation aller Prozesse und Systeme lassen sich zum Beispiel Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definieren.

Alle dokumentierten Abläufe können über die Verfahrensdokumentation in Bezug auf deren Effektivität, Effizienz und Transparenz optimiert werden. Das Grundprinzip der Verfahrensdokumentation hat seinen Sinn für Unternehmer also nicht nur in einer Absicherung und Zeitersparnis für den Fall einer etwaigen Steuer- bzw. Betriebsprüfung, sondern bringt auch für innerbetriebliche Prozesse praktikable Vorteile mit sich, wie beispielsweise:  

  • Steigerung der Effizienz dank revisionssicherer Schnittstellensysteme 
  • Optimierung eigener Prozesse und Strukturen 
  • Schaffung einheitlicher Standards für Prozesse 
  • Realisierung von mehr Transparenz im Unternehmen 
  • Aufdecken innerbetrieblicher Risiken

Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?

Mit der Verfahrensdokumentation wird nachgewiesen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. 

Wie hilft mir eine Verfahrensdokumentation im Haftungsfall?

Schließlich hilft eine gute Verfahrensdokumentation auch als Kontrollmechanismus und bei der Nachweispflicht in Haftungsfällen. Vor allem bei produzierenden und beratenden Unternehmen ist es wichtig, dass ihre Prozesse entsprechende Richtlinien einhalten, beispielsweise bei der Qualitätsnorm EN ISO 9001. Im Haftungsfall muss Ihr Unternehmen gegebenenfalls nachweisen, dass sich die Abläufe an diesen Normen orientieren. Eine gute Verfahrensdokumentation ist daher im Schadensfall Gold wert, denn sie erlaubt die kontinuierliche Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte. Dies ist vor allem beim Einsatz von IT-Systemen zur Prozessunterstützung relevant. Denn durch den Einsatz von IT werden einzelne Schritte im Ablauf automatisiert. Ohne eine verfügbare Verfahrensdokumentation ist eine komplette Nachvollziehbarkeit deshalb oft schwieriger als bei analogen Prozessen. 

Wie erstellt man eine Verfahrensdokumenation?

Praktische Tipps für das Erstellen einer Verfahrensdokumentation liefert die Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Auch die AWV hat als Anleitung und Hilfestellung beim Erstellen der individuellen Verfahrensdokumentation eine passende Mustervorlage für die geordnete Belegablage veröffentlicht. 

Um eine Verfahrensdokumentation zu verfassen, laden Sie sich am besten das Muster der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes herunter. Diese „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ wurde bereits im März 2014 nach den finalen GoBD-Regeln erstellt. 

Muster-Verfahrensdokumentationen können jedoch nur als Vorlage dienen, um unternehmens- und branchenspezifische Angaben zu dokumentieren. Denn diese Prozesse sind immer sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage sowie den Umfang der Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Prozessdokumentation gibt es daher leider nicht. 

Vereinfacht lässt sich das Erstellen einer Verfahrensdokumentation wie folgt darstellen: 

  1. Erstellen eines Systemüberblicks: Identifikation der steuerrelevanten Systeme und Prozesse. 
  2. Sichtung bestehender Dokumentationen: Vorhandene Dokumentationen und Prozesse werden zusammengetragen und gesichtet. 
  3. Aufnahme der Ist-Prozesse und des internen Kontrollsystems: Vorhandene steuerrelevante Prozesse werden durch Befragung und Dokumentation aufgenommen. Der Personenkreis wird für das IKS definiert. 
  4. Anpassung nicht optimaler oder unzulässiger Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben: Sollten einzelne Prozesse nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, so sollten alternative Prozess geprüft werden und diese als neue Prozessvorgabe definiert werden. 
  5. Wirtschaftliche Prozessoptimierung: Bereits im Rahmen der Prozessaufnahme oder später auch im Rahmen einer Optimierung sollten Prozessoptimierungspotenztiale eingearbeitet werden. 
  6. Verfahrensdokumentation: Am Ende der Aufnahme entsteht die erste Verfahrensdokumentation, wenn Sie so wollen, das Qualitäts-Management-Handbuch Ihrer steuerlichen Verwaltungs-Prozesse. Künftig notwendig werdende Änderungen müssen aufgenommen werden und sollten revisioniert dargestellt werden. 

TANTZKY erleichtert Ihren DMS-Einstieg:
Schritt für Schritt

Unser erfahrenes Spezialisten-Team rund um die Managed Digital Services begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. 

Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. Ebenso leicht lässt sich DocuWare in wichtige Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionssysteme integrieren, um Papier mühelos in digitale Informationen zu verwandeln.

Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management

Alle Inhalte dieses Beitrags wurden nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt und dienen der allgemeinen Information. Sie stellen jedoch keine individuelle juristische Beratung dar und können und sollen insofern eine solche nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Weiterlesen … Verfahrensdokumentation

  • Aufrufe: 655

Revisionssicher archivieren

Zurück zu Blog

Go digital!

Revisionssichere Archivierung

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Druck-, Dokumenten- und Digitalisierungs-ManagementFür unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmens-spezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

Was gilt es zu beachten?

Ob Verträge, Rechnungen oder Korrespondenzen – der Austausch von Dokumenten findet heutzutage größtenteils digital statt. Eine effiziente Verwaltung von elektronischen Unterlagen wird daher immer wichtiger.

Um dabei rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, haben wir Ihnen hier die wesentlichen Informationen zur revisionssicheren Archivierung zusammengestellt.

Revisionssicherheit - bedeutet was?

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme. Der Begriff orientiert sich am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

Unter revisionssicherer Archivierung versteht man allgemein den Schutz gespeicherter Daten vor nachträglicher Abänderung, Fälschung oder Manipulation. Dabei ist Datenspeicherung und Archivierung vor allem mit Blick auf die vielen parallel geltenden Vorschriften ein zunehmend komplexes Thema. Neben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen in Deutschland elektronische Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen.

Die Archivierungspflicht betrifft Unternehmen, Geschäftsleute, Handelsgesellschaften und juristische Personen gleichermaßen. Die Archivierungsdauer hängt wiederum von der Art der Korrespondenz ab. Während herkömmliche Handels- und Geschäftsbriefe, also jegliche geschäftliche E-Mail-Kommunikation und Korrespondenz, die mit Zahlen zu tun hat, sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen, unterliegen Rechnungen, Buchungsbelege, Bilanzen und Jahresabschlüsse einer bis zu 10-jährigen Archivierungsdauer.

Gerade mit Blick auf variierende Aufbewahrungsfristen ist ein effizientes Dokumentenmanagement unerlässlich. Da uns inzwischen die meisten Unterlagen digital vorliegen, empfiehlt es sich ein elektronisches Dokumentenmanagement zu nutzen, um digitale Dokumente datenbankgestützt zu verwalten und zu archivieren. Mit der entsprechenden Software können zudem Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden und nachträglich vorgenommene Änderung jederzeit nachvollziehbar erfasst werden.

Alle Fristen im Blick – mit TANTZKY Dokumenten-Management Lösungen können Sie Ihre Dokumente intelligent archivieren und verwalten. #LÄUFT

Revisionssichere Archivierung

Revisionssicher archivieren bedeutet, Dokumente in digitaler oder gedruckter Form vor nachträglichen Änderungen, Fälschungen oder Manipulation zu schützen. Welche Anforderungen für ein revisionssicheres, digitales Archiv beziehungsweise ein revisionssicheres Dokumentenmanagement in Unternehmen gelten, ist in den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) festgelegt.

Der Begriff "Revisionssicherheit" bezieht sich dabei nicht nur auf die Archivsoftware, sondern auch auf das ganze Verfahren der revisionssicheren Archivierung. Man spricht von einem dokumentierten Verfahren oder einer Verfahrensdokumentation. Dokumentiert werden die eingesetzten Prozesse und Techniken zur elektronischen Archivierung, die verwendete Software sowie die Arbeitsweise der Mitarbeitenden. Im Zentrum steht die Überprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit, sprich: ob und wie digitale Dokumente revisionssicher und GoBD-konform abgelegt werden.

Revisionssicher & GoBD-konform: 
10 Anforderungen

1. Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit


Jedes Dokument muss nach rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß archiviert werden. Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind.

6. Nutzung nur durch Berechtigte


Nur berechtigte Anwender haben Zugriff auf die archivierten Dokumente und Informationen. Der Zugriff auf sensible und vertrauliche Daten muss für berechtigte Personengruppen gezielt erteilt oder entzogen werden.

2. Vollständigkeit


Kein Dokument sowie Informationen dürfen auf dem Weg ins Archiv oder im digitalen Archiv selbst verloren gehen. Sämtliche steuerrelevanten Unterlagen (Dokumente, E-Mails usw.) eines Geschäftsvorfalls müssen archiviert werden.

7. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen


Kein Dokument darf vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Bucheintragung erfolgt ist.

3. Sicherheit des Gesamtverfahrens


Dokumente müssen nach Eingang oder ihrem erstmaligen Aufsetzen zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden. Durch eine entsprechende Prozessdokumentation wird lückenlos protokolliert, wann was archiviert oder geändert wurde. Das interne Kontrollsystem muss dies regelmäßig überprüfen.

8. Dokumentation des Verfahrens


Hierzu ist eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese dient dazu alle Prozesse und Abläufe der Archivierung technisch und organisatorisch festzuhalten.

4. Schutz vor Veränderung, Verfälschung und Protokollierung


Elektronisch digitalisierte Dokumente haben mit dem originalen Dokument übereinzustimmen, eine nachträgliche Änderung ist nicht zulässig. Das Archivsystem sichert unabhängig vom Medium die Unveränderbarkeit der Information. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

9. Nachvollziehbarkeit


Erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können. Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen und muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, in angemessener Zeit wieder angezeigt und gedruckt werden können.

5. Sicherung vor Verlust


Es ist sicherzustellen, dass Dokumente nicht einfach gelöscht oder verloren werden können. Dazu zählen auch geeignete Backup-Verfahren wie die Datensicherung.

10. Prüfbarkeit


Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, muss ein sachverständiger Dritter das gesamte Verfahren und den Inhalt der digitalen Archivierung (organisatorisch als auch technisch, Einzelprüfung) jederzeit überprüfen können.

DocuWare hat die Auszeichnungen für Sicherheit, Compliance und Benutzerfreundlichkeit erhalten, die für die sichere Dokumenten-Archivierung wichtig sind.

Standardisierung der Archivierung

Wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarmachung elektronischer Information ist die Einhaltung von Standards. Zu berücksichtigen sind standardisierte Prozesse, Aufzeichnungsformate, Metadaten, Medien und die Dateiformate der Informationsobjekte selbst.

Schon bei der Erzeugung von Daten sollte die langfristige Speicherung berücksichtigt werden. Langzeitig stabile Formate sollten bevorzugt verwendet werden. Eigenschaften eines solchen Formats sollten eine weite Verbreitung, eine offene Spezifikation (Norm) oder die spezielle Entwicklung als Format zur langfristigen Datenspeicherung sein. Beispiele sind XML-Dateien und PDF-Formate.

Dazu gehört auch, dass elektronische Dokumente unabhängig von Bearbeitungs-Tools und Betriebssystemen unverändert bleiben. PDF/A stellt somit auch nach sehr langen Zeiträumen die Lesbarkeit eines PDF-Dokuments sicher und erfüllt somit die Bedingungen einer revisionssicheren Archivierung.

Was ist das Format PDF/A?

PDF/A ist eine Abkürzung für "Portable Document Format Archivable". Dies ist ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Es ist eine Unterart von PDF und wurde von der International Organization for Standardization (ISO) genormt. Der ISO-Standard legt fest, in welcher Form Elemente wie Schriften oder Layout der PDF-Versionen für eine Langzeitarchivierung angewandt werden müssen.

Zum Blog-Beitrag

Rechtssichere Archivierung & Datenschutz DSGVO

Eine weitere Herausforderung des modernen digitalen Dokumentenmanagements ist die Verarbeitung personenbezogener Daten. Neben der Aufbewahrungsfunktion muss ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Lage sein, Daten nach einem bestimmten Zeitraum vollständig zu löschen. Da jedes einzelne Dokument eine andere Aufbewahrungsfrist besitzt, wäre es jedoch ein kaum zu bewältigender Aufwand, die betreffenden Dateien händisch aus dem System zu entfernen. Vor diesem Hintergrund sollte das DMS in der Lage sein, Daten nach Ablauf der Frist automatisch zu löschen.

Gleichzeitig müssen alle, die personenbezogene Daten verwenden, jederzeit darüber Auskunft geben können, zu welchem Zweck diese Daten gespeichert wurden und um welche Daten es sich dabei konkret handelt. Auch diese Informationen muss ein DMS bei Bedarf bereitstellen können.

Wenn es um rechtswirksame Beweiswerterhaltung im elektronischen Rechtsverkehr geht, sind weitere Vorschriften zu beachten:

Bundesnetzagentur (BnetzA) –  „Bekanntmachung zur elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz und der Signaturverordnung: Auflistung geeigneter Algorithmen und Parameter“

Deutsche Institut für Normung e. V. (DIN) definiert in der DIN 31644:2012-04: „Information und Dokumentation - Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“
In der DIN 31647:2015-05: „Information und Dokumentation - Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ werden technische und sicherheitsrelevante Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung von digital signierten Dokumenten unter Wahrung der Rechtskraft der digitalen Signatur definiert.

Das BSI hat in seiner technischen Richtlinie „BSI TR-03138 RESISCAN: Ersetzendes Scannen“ die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, zusammengestellt.

In der technischen Richtlinie „BSI TR-03125 TR-ESOR: Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ nebst seinen Anhängen stellt das BSI einen Leitfaden zur Verfügung, der beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume, bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen, im Sinne eines rechtswirksamen Beweiswerterhalts vertrauenswürdig gespeichert werden können.

Standardwerk des Dokumentenmanagements
"Code of Practice"

Als Orientierungshilfe für das rechtskonforme Handling von elektronischen Dokumenten gilt der „Code of Practice“ vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche. Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat diesen im Jahr 1996 allgemeingültig veröffentlicht. Dieser wird regelmäßig ergänzt und aktualisiert.

Zusammenfassend bezieht sich Revisionssicherheit auf die Prüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens der Aufbewahrung und somit nicht nur auf technische Komponenten, sondern auf die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.

Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen

Die Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben und die Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen, bzw. in kaufmännische Anwendungen oder Dokumentenmanagement integrierte Archivkomponenten, erfolgen in der Regel durch Wirtschaftsprüfer beim Anwender vor Ort. Seitens des Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. gibt es hierfür mit den IDW RS FAIT (Fachausschuss für Informationstechnologie) eigene Vorgaben.

Die Einhaltung der Revisionssicherheit kann auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation auch durch TÜViT zertifiziert werden. Basis hierfür sind die Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) des VOI e. V.

Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwareprodukte wie z. B. optische Speicher gibt es nicht. Die GoBD messen Zertifikaten Dritter keine Bedeutung zu.

Die Revisionssicherheit einer Lösung wird individuell beim einzelnen Anwenderunternehmen geprüft und beinhaltet die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Nutzung der eingesetzten Hard- und Softwaresysteme, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie den sicheren Betrieb. Der ausschließliche Betrieb eines elektronischen Dokumentenmanagements ist somit also nicht ausreichend für eine Revisionssicherheit.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Weiterlesen … Revisionssicher archivieren

  • Aufrufe: 1289

TANTZKY unter TOP 15 DocuWare Fachhändler weltweit

TANTZKY News

2024: DocuWare Triple &
Top 6 Partner (DACH-Region)


DocuWare in Z

2024 - Erfolgskurs hält weiter an

Voller Stolz halten wir die Jahresauswertung unseres Technologie-Partners DocuWare in den Händen: Platz 6 der weltweiten Dokumenten-Management-Fachhändler und wieder höchst zertifiziert. Spitzenleistung unseres Teams rund um die Managed Digital Services. 

Boom für digitales Arbeiten hält an

Professionelle Digitalisierungslösungen

Dokumenten-Management-Systeme wie DocuWare sind gefragter denn je. Sie verbinden Warenwirtschaftsprogramme, MS Office, Sharepoint usw. mit ERP-Systemen wie SAP, vernetzen diese mit CRM-Systemen wie Genesis World und übermitteln die digitalen Dokumente an DATEV und gleichzeitig werden diese revisionssicher archiviert.

Wie der Name schon sagt, können Sie mit DocuWare Dokumente professionell managen.

Wer kann, kann digital schneller.

Unser erfahrenes Team rund um die Managed Digital Services bieten Ihnen von der Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. alle Services aus einer Hand.

TANTZKY bietet darüber hinaus Analyse-, Beratungs- und Serviceleistungen rund um die Digitalisierung Ihres Unternehmens an.

Mit unseren Spezialisten-Teams rund um die Managed Services bieten wir Ihnen unsere ganze Erfahrung für die Bereiche Druck-, Dokumenten-und Digitalisierungs-Management. 

TANTZKY berät, begleitet oder führt Sie auf dem Weg der Unternehmens-Digitalisierung.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Weiterlesen … TANTZKY unter TOP 15 DocuWare Fachhändler weltweit

  • Aufrufe: 1753