Digitales Vertrags-Management

  • Zentraler Speicherort aller Verträge
  • Organisation von Terminen
  • Zusatzinformationen, wie z.B. Laufzeiten bzw. Kündigungsfristen
  • Automatisierte Wiedervorlage mit Benachrichtigungsfunktion


Alle Verträge mit Kosten, Laufzeiten und Kündigungsfristen auf einem Blick 

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden Anbieter von Digitalisierungslösungen.
 
Unsere Herausforderung bestand darin, für unseren Kunden mit zentraler Unternehmensverwaltung und über 25 Niederlassungen in Baden-Württemberg ein digitales Vertrags-Management zu realisieren.
 
An einem zentralen Speicherort werden alle Verträge revisionssichert erfasst, gespeichert und können so gezielt genutzt, ausgewertet  und weiterverarbeitet werden. Per Tastenwahl am Multifunktionssystem digitalisieren wir klassische Papierverträge, wie z.B. Mietverträge, Reinigungs- und Wartungsverträge oder Lieferverträge usw.
 
Für elektronische Dokumente schaffen wir direkte Schnittstellen au den unterschiedlichsten Fachanwendungen der verschiedenen Abteilungen oder Niederlassungen.
 
Vorteile im Überblick: 
 
• enorme Arbeitszeitersparnis
• zentraler Speicherort
• Vereinheitlichung der Dokumentenablage
• geringere Suchzeiten
• skalierbare Lösung
• Zugriff von überall
• automatische Wiedervorlagen

Ausgangssituation 


Für unseren Kunden hatten wir unterschiedliche Dokumente und Daten zu den jeweiligen Verträgen in Papierform sowie digitale Dokumente zu erfassen und zu organisieren. Jede Niederlassung fungiert wirtschaftlich eigenständig. Unserem Kunden ist eine Zusammenarbeit mit regional ansässige Vertragspartnern und Zulieferern wichtig. Für die Unternehmenszentrale stand im Fokus, Transparenz über die unterschiedlichen Vertragspartner, Laufzeiten, Kündigungsfristen usw. zu erhalten, um die Wirtschaftlichkeit und Einsparpotentiale zu prüfen.

Kleiner Auszug verschiedener Vertragsarten:

  • Kauf-, Miet- bzw. Leasingverträge
  • Versicherungsverträge
  • GEMA Nutzungsverträge
  • Strom-, Gas-, Wasserverträge
  • Abonnements, wie z.B. Zeitschriften
  • Aufschaltung Feuerwehr
  • Wartungsverträge für Fahrstuhl, Paternoster, Klima- und Lüftungsanlagen
  • Reinigungsverträge
  • Verträge der Entsorgungseinrichtungen
  • Verträge für Berufsbekleidung
  • Anzeigen- und Werbeverträge
  • usw.

Darüber hinaus stand eine einheitliche Arbeitsweise für die jeweiligen Abteilungen in der Unternehmenszentrale sowie den Niederlassungen im Mittelpunkt.

Neues Arbeiten: Digitales Vertrags-Management


Mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems DocuWare werden unternehmendweit alle Verträge digitalisiert, zentral an einer Stelle archiviert und organisiert. Das spart Zeit, Geld, schafft Transparenz und beschleunigt die Prozesse. 
 
Papierverträge werden in jeder Abteilung bzw. Niederlassen einheitlich, direkt am Multifunktionssystem per Tastenwahl digitalisiert. 
 
Während des Scanvorgangs werden Informationen automatisch ausgelesen, verschlagwortet und in DocuWare entsprechend der jeweiligen Abteilung bzw. Niederlassung archiviert. 
 
Alle relevanten Informationen wie Vertragsart, Laufzeiten, Kündigungsfristen werden im Dokumenten-Management-System hinterlegt.

Durch Transparenz erhebliche Kosten senken

Jeder Mitarbeiter (mit entsprechenden Rechten) kann sich am PC anhand der gewünschten Kriterien alle Dokumente und Vertragsinformationen schnell, übergreifend und strukturiert anzeigen lassen.
 
So war es z.B. für die Unternehmenszentrale interessant, die Stromanbieter der einzelnen Niederlassungen aufzustellen, insbesondere die Laufzeiten und Preise zu vergleichen. Die Ergebnisse trugen dazu bei, dass die Einzelverträge der Filialen in einen kostengünstigeren Rahmenvertrag überführt und erhebliche Kosten eingespart wurden.

Alle Fristen im Blick – Erinnerungen automatisiert

Automatische Erinnerungs-E-Mails informieren unseren Kunden frühzeitig an z.B. Kündigungsfristen oder Vertragsenden, so dass rechtzeitig neue Angebote eingeholt werden können oder Vertragsverlängerungen bzw. Gespräche mit den Vertragspartnern erfolgen können.
 
Zusätzlich können die Mitarbeiter weitere Informationen  bzw. Dokumente ergänzen. Anhand der zentral gespeicherten Daten können schnellere Entscheidungen getroffen und die Abläufe beschleunigt werden. 

Neues Arbeiten: Digitales Vertrags-Management

Individuelle, automatisierte Auswertungen unterstützen die Mitarbeiter aus Organisation, Rechnungswesen und Controlling unseres Kunden. Sie arbeiten mit turnusmäßigen Aufstellungen und nutzen diese Informationen gezielt zur elektronischen Rechnungsprüfung und -freigabe. Des Weiteren dienen diese Ergebnisse z.B. für Entscheidungen innerhalb des Fuhrpark-Managements unseres Kunden.

Hard- und Software

  • RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
  • Software STREAMLINE NX
  • Dokumenten-Management-System DocuWare


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