Achivierungs- bzw. Aktenstruktur der
Projektakte nach Leistungsphasen nach HOAI
Alle Dokumente, wie z. B. E-Mails mit Anhängen, Briefe, Protokolle, Genehmigungen, Pläne, Verträge u.v.m. werden von verschiedenen Mitarbeitern anhand von eindeutig definierten Index-Kriterien verschlagwortet und können so klar strukturiert der Projektakte nach den entsprechenden Leistungsphasen zugeordnet werden.
Die Geschäftsleitung des Ingenieurbüro Spieth hat sich bewusst für das DocuWare Mobil - Add On entschieden. Hier können die Projektleiter z. B. bei der Bauabnahme vor Ort mit modernen Tablet-PC direkt auf die Projektakten, Pläne und Vereinbarungen zugreifen, um die Inhalte direkt vor Ort zu prüfen.
Dies sorgt für einen schnellen Informationsfluss, erhöhte Effizienz und eine rasche Entscheidungsfindung.
Weitere Vorteile:
- Zugriff auf alle Dokumente und ständige Verfügbarkeit aller Informationen
- Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Historie
- gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten möglich
Darüber hinaus lassen sich von unterwegs Genehmigungen und Freigaben von verschiedenen Dokumenten bearbeiten und erhöhen so die Produktivität und steigern die Effizienz.
Das DMS-Projektteam des Ingenieurbüro Spieth gestaltet gemeinsam mit den Spezialisten der Werner Tantzky GmbH verschiedene Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsprozesse, z. B. Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung/-freigabe usw.
Hierbei werden präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert: klare Aufgabenzuweisung, Eskalationsstufen für eine Fristenregelung vordefinierter Aufgaben (z.B. Rechnungsfreigabe - Skontierung - Zahlungsfristen oder Angebotserstellung - Prüfung - Freigabe usw.) und bestimmen, was bei deren Überschreiten passieren soll.
Darüber hinaus wurde eine Vertretungsregelung automatisiert hinterlegt,
dass z. B. in Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters die Aufgabe direkt an den nächsten verfügbaren Kollegen im Team weitergeleitet wird.
Fritz Spieth Beratende Ingenieure GmbH
Zugriff – jederzeit und von überall
„Heute profitieren alle Mitarbeiter von dem schnellen Zugriff auf alle relevanten Projektdokumente.
Wir sind jederzeit und von überall in der Lage die entsprechenden digitalen Informationen abzurufen. Unsere operativen Geschäftsprozesse sind so noch effizienter, sicherer und kundenorientierter.
Die Werner Tantzky GmbH unterstützte uns erfolgreich von der Planung bis zur Projektumsetzung. Wir sind mit dem Engagement und dem Service des DMS-Teams sehr zufrieden.“
Georg Thier, Dipl. Ing (FH) & Prokurist
Technischer Leiter
Fritz-Müller-Straße 143 | 73730 Esslingen
Homepage: www.ib-spieth.de
Produkte
- Software DocuWare
- All-In-One-Suite Software-Lösung
- Multifunktionssysteme (Farbe/SW) mit Finisher