Digitales Auftragsmanagement
6 Prozesse | 60 Workflows | 15.000 Scans pro Monat
- TANTZKY Outputkonzept mit Scan-Lösung direkt in ECM / DMS
- Übergabe Papierdokumente in digitalen Prozess
- Beschleunigung durch intelligente Dokumenten-Lenkung
- unternehmensweite, einheitliche Arbeitsweise
Speziell für Handwerk und produzierendes Gewerbe bieten wir verschiedene Ansätze, um Arbeitsschritte zu vereinfachen, zu automatisieren bzw. zu optimieren. Für eine Teildigitalisierung der Prozesse überführen wir papiergestützte Vorgänge, die sich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht vollständig elektronisch abbilden lassen.
6 Prozesse | 60 Workflows | 15.000 Scans pro Monat
Seit Einführung arbeiten damit täglich mehr als 70 Mitarbeiter, davon ca. 30 ohne persönliche PC-Arbeitsplätze bzw. AD-Benutzerkonten. Alle Abteilungen von Beschaffung / Lager, über Montage, Produktion, Technik, Vertrieb bis hin zur Zentrale profitieren von den vielen Vorteilen der intelligenten Business-Druck- und Scan-Lösung.
Am Multifunktionssystem startet der digitale Prozesse
Einblicke aus der Praxis
Ausgangsbasis
• komplexer Vorgang mit zahlreichen, verschiedenen papierbasierten Arbeitsschritten und Dokumenten, teilweise mit handschriftlichen Inhalten bzw. Notizen
• 70 User, davon 30 Mitarbeiter ohne AD, wie z.B. Techniker / Monteure ohne eigenen PC-Zugang
• manuelle Zuordnung der Scan-Ziele an den Multifunktionssystemen
• Automatisierung und Beschleunigung durch vordefinierte Dokumenten-Workflows
• strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage der elektronischen Belege in das ECM / DMS des Kunden
• Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten
Neues Arbeiten mit digitalen Workflows
6 Prozesse | 60 Workflow | 15.000 Scans pro Monat
Anmeldung am Druck- bzw. Multifunktionssystem
• Anmeldung über bereits bestehendes RFID Token (Zutrittssystem)
• Anmeldung am Display über Windows-Authentifizierung
• Anmeldung über PIN Code möglich
Abrufen von Informationen im Hintergrund
Multifunktionssystem werden „im Hintergrund" folgende Informationen
für die Weiterbearbeitung bereitgestellt:
• Automatische Informationen aus der Active Directory bzw. aus den individuell hinterlegten Benutzerdaten
• Zuordnung der Abteilung / Bereich / Arbeitsgruppe
• Funktionsauswahl, wie z.B. Scan to Mail, Scan to Home, Scan to Word, Excel, OCR Erkennung usw.
• Zuteilung der jeweiligen Laufwerke / Dateiordner / Berechtigungen Dokumenten-Freigaben usw.
Individuelles User-Menü
Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach, wie möglich zu gestalten, können die Anwender im Untermenü die
verschiedenen Arbeitsschritte direkt auswählen (Abb.2).
Praxis-Beispiel: Workflow – Aufmaß (Afm) für Auftrag
Beim Kunden vor Ort wird das Aufmaß skizziert bzw. handschriftlich auf dem Dokument notiert.
Nach erfolgter Authentifizierung mit seinem Chip oder Pin wählt der Techniker am Multifunktionssystem unter „Technik" seine speziellen Arbeitsschritte aus: „Aufmaß für Aufrag".
Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach, wie möglich zu gestalten, können die Anwender im Untermenü die
verschiedenen Arbeitsschritte direkt auswählen (Abb.2).
2. Das Dokument wird als pdf-Datei konvertiert.
Die OCR-Software liest die Inhalte aus.
3. Über Ersetzungstabellen werden weitere Informationen ausgelesen und dem Dokument innerhalb des jeweiligen Arbeitsschritt übergeben.
5. Der Scan wird automatisch an den zuständigen Mitarbeiter per E-Mail und als Aufgabe mit dem entsprechenden Betreff – hier: „Auftrag erstellen." übermittelt.
6. Parallel wird das elektronische Dokument in das Dokumenten Management System des Kunden zur weiteren Bearbeitung abgelegt.
Referenz
LEICHT GRUPPE®
"Nachhaltigkeit und Innovation sind unser steter Antrieb dem Kundenbedürfnis gerecht zu werden. Zum aktuellen Zeitpunkt können wir noch nicht vollständig auf papierlose Prozesse umstellen, sind aber für die Zukunft bestens gerüstet.
Thorsten Leicht
Mit der STREAMLINE NX Druck- und Scan-Lösung übergeben wir den Beleg an der richtigen Stelle wieder dem digitalen Prozess. Wir arbeiten weiterhin mit Unterstützung der TANTZKY MPS Spezialisten kontinuierlich an der Workflow-Optimierung im Unternehmen.
Mit den eingesetzten TANTZKY Produkten und Services sind wir sehr zufrieden."
Geschäftsführer
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