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DocuWare DMS & abas ERP


Alle Verträge mit Kosten, Laufzeiten und Kündigungsfristen auf einem Blick 

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden Anbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierungslösungen. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungsstrategie.

Im gewählten Kundenbeispiel zeigen wir Ihnen, wie unsere DocuWare Consultants das nahtlose Zusammmenspiel von abas ERP und dem Dokumenten-Management-System DocuWare realisiert haben.
• Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
• Arbeiten mit Workflows, z.B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf
• Übernahme der Daten und Dokumente aus dem nicht mehr supportetem DMS-Alt-Archiv

DocuWare Integration in abas ERP:
Einblicke aus der Praxis

 Alle elektronischen Belege in abas

Die DocuWare Integration in abas ERP ermöglicht die Darstellung von Belegen, die sich im DocuWare Archiv befinden, innerhalb der Benutzeroberfläche von abas ERP.

In einem zusätzlichen Reiter werden sowohl eigene als auch externe Belege zum Vorgang aufgelistet.

Von hier aus lassen sich Belege direkt anzeigen.

Alle DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung.

Durch die Integration von DocuWare in abas ERP werden innerhalb von abas ERP alle dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege vollständig und übersichtlich angezeigt.ndividuelle, automatisierte Auswertungen unterstützen die Mitarbeiter aus Organisation, Rechnungswesen und Controlling unseres Kunden. Sie arbeiten mit turnusmäßigen Aufstellungen und nutzen diese Informationen gezielt zur elektronischen Rechnungsprüfung und -freigabe. Des Weiteren dienen diese Ergebnisse z.B. für Entscheidungen innerhalb des Fuhrpark-Managements unseres Kunden.

Rechnungsworkflow


01: Digitaler Rechnungseingang

Neue Eingangsrechnungen gelangen zur Prüfung in den DocuWare Briefkorb. Der digitale Rechnungseingang erfolgt über eine zentrale E-Mail-Adresse. Neue Rechnungen werden in einer Aufgabenliste in DocuWare dargestellt. Über einen elektronischen Stempel erhalten die neuen Dokumente eine fortlaufende Nummer, die sie eindeutig kennzeichnet.

02: Belegerfassung in abas

Bei der Belegerfassung in abas ERP werden die externen Belegnummer und die fortlaufende Nummer erfasst, um den Beleg eindeutig dem Datensatz in abas ERP zuzuordnen. Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung bzw. den Zahllauf gesperrt. 

03: Rechnungsfreigabe

Aus dem in abas ERP vorgebuchten Beleg, übernimmt DocuWare den Status "zur Prüfung". Der DocuWare Workflow zur Rechnungsprüfung wird gestartet und dem Prüfer zugewiesen.  Der Prüfer gibt die Rechnung frei oder lehnt diese ab, wodurch sich deren Status entsprechend ändert. Der dadurch neue Status der Prüfung "freigegeben" oder "abgelehnt" wird im Anschluss an abas ERP übergeben.

04: abas Statusübernahme

Der von DocuWare an abas ERP übergebene Status "freigegeben" bzw. "abgelehnt", wird von abas ERP dem Datensatz zugeordnet. Freigegebene Rechnungen lassen sich buchen bzw. in den Zahllauf übergeben.

Hard- und Software

  • RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
  • Software STREAMLINE NX
  • Dokumenten-Management-System DocuWare

 Datenübernahme aus Alt-Archiven

1,5 TB bereits archivierte Dokumente 

• kein Support für das DMS-Altsystem
• kein Vertrauen in mögliche Alternativen
• individuelle Schnittstelle für 1,5 TB Daten und Dokumente
• Integration der elektronisch archivierten Dokumente
• Auslesen der Metadaten zu jedem Einzeldokument
• Übergabe der Informationen & Daten an DocuWare
• Automatische Verschlagwortung anhand der Metadatei
• Voll-Integration der Belege in abas ERP

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 Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zur Übernahme der Altdaten aus z.B. Habel DMS, Proxess, Elo, StarkeDMS, InfoOffice, M-Files, Easy Software, windream, Therefore usw. in Ihr neues Dokumenten-Management-System.

Sprechen Sie uns an.

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