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Digitale Fahrzeug-Akte

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter von Digitalisierungslösungen – speziell für Autohäuser.

Im gewählten Kundenbeispiel bestand die Herausforderung darin, eine digitale Fahrzeugakte – einen zentralen Sammelpunkt aller Dokumente zu einem Fahrzeug zu realisieren.


Eine Akte für alle – egal, von wo.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter von Digitalisierungslösungen – speziell für Autohäuser.

Mit intelligenter Software und vordefinierten Workflows integrieren wir zum einen klassische Papierdokumente direkt vom Multifunktionssystem bzw. Hochleistungsscanner.

Für elektronische Dokumente schaffen wir zum anderen direkte Schnittstellen aus Ihren unterschiedlichsten Fachanwendungen in verschiedener Abteilungen oder Niederlassungen.

Alle Dokumente werden mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems zentral an einer Stelle revisionssicher erfasst, verarbeitet, gespeichert und können so gezielt innerhalb des Dealer-Management-Systems genutzt und weiterverarbeitet werden.

Ausgangsbasis

Unser Beispielautohaus hatte unterschiedliche Dokumente und Daten zu einem Fahrzeug, den passenden Kundeninformationen und Softwareanwendungen zu organisieren. Die Bearbeitung erfolgte bereichsübergreifend in unterschiedlichen Abteilungen bzw. Niederlassungen.

Medienbrüche, fehlende Software-Schnittstellen und viele manuelle Arbeitsschritte erschwerten die tägliche Arbeit. Hinzu verzögerte der Versand der Papierdokumente an die entsprechenden Stellen eine flüssige Arbeitsweise
Beispiel der verschiedenen Fahrzeug-Dokumente:

• Kundeninformationen
• Verkaufsunterlagen
• Leasingverträge
• Mietverträge
• Kaufvertrage
• Fahrzeugbewertungen
• Werkstattberichte
• Testprotokolle
• Ersatzteilübersichten
• Reparaturberichte
• TÜV-Gutachten
• Rechnungen
• Versicherungsunterlagen
• Unfallberichte
usw.

Neues Arbeiten:  
Digitale Fahrzeugakte

Anhand der Unternehmensweiten Bedarfsanalyse konnten wir die Outputflotte optimieren. Durch eine clevere Kombinationslösung von zentralen Multifunktionssystemen mit intelligenter Software, vordefinierten Workflows und verfügbaren Schnittstellen erhielt jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, Papierdokumente direkt am Multifunktionssystem, aus jeder Abteilung bzw. Niederlassung zu digitalisieren.
Diese Dokumente werden während des Scanvorgangs automatisch ausgelesen, verschlagwortet und archiviert. Ebenso werden alle elektronischen Dokumente direkt an das Dokumenten-Management-System übergeben.


Einheitliche, unternehmensweite und automatisierte Prozesse starten per Tastendruck am Multifunktionssystem oder per App

 Individualisierbare Oberfläche

Anhand der Corporate Identity – Vorgaben wird die Benutzeroberfläche unternehmensweit für alle im STREAMLINE NX angebundenen Systeme individualisiert.

Im Display werden Logo, Unternehmen sowie die individuelle Bedienlogik angezeigt.

Perfekte Unterstützung – vom ersten Tag an

Eigenen Workflows erleichtern und vereinheitlichen die Arbeit

Alle Mitarbeiter scannen direkt in Ihr Dealer-Management System, z.B. CROSS, Easycar, DIVA usw.

Weitere Schnittstellen zu möglichen Fachanwendungen: Service-Programme, Schadensakte, Rechtsanwaltsportale, DAT Bewertungsportalen, Fahrzeug-Marktplätze, Leasing-Software, DATEV / Buchhaltungsprogramme u.v.m.

Workflow-Beispiel: Neuwagen-Leasing je nach Automarke

Hierbei legen die Mitarbeiter unternehmensweit die Dokumente in den Vorlageneinzug, wählen die jeweilige Taste und starten so den Prozess. 

Im Hintergrund starten automatisierte Workflows. 

Mit dem Scan erfolgt, z.B. eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an einen vordefinierten Empfänger. Parallel wird das Dokument an ein bestimmtes Speicherziel übergeben und im Dokumenten-Management verschlagwortet und gespeichert.

Alle Dokumente sortiert nach:
KFZ-Kennzeichen, Fahrgestell- oder Kunden-Nummer

Jeder Mitarbeiter (mit entsprechenden Rechten) kann sich direkt am PC anhand des KFZ-Kennzeichen alle Dokumente und Informationen schnell, übergreifend und strukturiert anzeigen lassen.

 Eine für alle – egal, von wo.

Durch den Einsatz von DocuWare können die Mitarbeiter unseres Kunden nun direkt aus Homeoffice oder von unterwegs auf die digitale Fahrzeugakte zu greifen und Dokumente bearbeiten. Des weiteren kann unser Kunde über mobile Scan-Lösungen selbst Papierdokumente digitalisieren und automatisiert an DocuWare übergeben.

 Direkte Schnittstellen zu allen Fachanwendungen

Eine große Herausforderung bestand darin, die unterschiedlichen Fachanwendungen an die digitale Fahrzeugakte anzubinden bzw. Informationen zu übergeben und die Dokumente jeweils zu integrieren – innerhalb Ihres Dealer Management Systems:

• Service-Programm
• Schadensakte
• Rechtsanwaltsportale
• DAT Bewertungsportalen
• Fahrzeug-Marktplätze
• Leasing-Software
• DATEV / Buchhaltungsprogramme
• Sonstige

 Sie sind interessiert?

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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