Go digital!

Dokumenten-Management-System integriert in abas ERP

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

DocuWare DMS & abas ERP – Ein perfektes Team

Im gewählten Kundenbeispiel zeigen wir Ihnen, wie unsere DocuWare Consultants das nahtlose Zusammenspiel von abas ERP und dem Dokumenten-Management-System DocuWare realisiert haben.

  • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
  • Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf
  • Übernahme der Daten und Dokumente aus dem nicht mehr supporteten DMS-Alt-Archiv

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von abas ERP.  

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in abas
  • DocuWare Funktionen in abas
  • Datenübernahme aus DMS-Altsystem
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DocuWare Integration in abas ERP:
Einblicke aus der Praxis

Alle elektronischen Belege in abas

  • Die DocuWare Integration in abas ERP ermöglicht die Darstellung von Belegen, die sich im DocuWare Archiv befinden, innerhalb der Benutzeroberfläche von abas ERP.

  • In einem zusätzlichen Reiter werden sowohl eigene als auch externe Belege zum Vorgang aufgelistet.

  • Von hier aus lassen sich Belege direkt anzeigen.

  • Alle DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung.

  • Durch die Integration von DocuWare in abas ERP werden innerhalb von abas ERP alle dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege vollständig und übersichtlich angezeigt.

Produktvideo (Länge: 1:15 min)

DocuWare in abas ERP:
Rechnungsworkflow

01: Digitaler Rechnungseingang

  • Neue Eingangsrechnungen gelangen zur Prüfung in den DocuWare Briefkorb.
  • Der digitale Rechnungseingang erfolgt über eine zentrale E-Mail-Adresse.
  • Neue Rechnungen werden in einer Aufgabenliste in DocuWare dargestellt.
  • Über einen elektronischen Stempel, erhalten die neuen Dokumente eine fortlaufende Nummer, die sie eindeutig kennzeichnet.

Produktvideo (Länge: 3:43 min)

02: Belegerfassung in abas

  • Bei der Belegerfassung in abas ERP werden die externe Belegnummer und die fortlaufende Nummer erfasst, um den Beleg eindeutig dem Datensatz in abas ERP zuzuordnen.
  • Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung, bzw. den Zahllauf gesperrt.

03: Rechnungsfreigabe

  • Aus dem in abas ERP vorgebuchten Beleg, übernimmt DocuWare den Status "zur Prüfung".
  • Der DocuWare Workflow zur Rechnungsprüfung wird gestartet und dem Prüfer zugewiesen.
  • Der Prüfer gibt die Rechnung frei oder lehnt diese ab, wodurch sich deren Status entsprechend ändert.
  • Der dadurch neue Status der Prüfung, "freigegeben" oder "abgelehnt", wird im Anschluss an abas ERP übergeben.

04: abas Statusübernahme

  • Der von DocuWare an abas ERP übergebene Status "freigegeben" bzw. abgelehnt, wird von abas ERP dem Datensatz zugeordnet.
  • Freigegebene Rechnungen lassen sich buchen, bzw. in den Zahllauf übergeben.

DocuWare in abas ERP:
Datenübernahme aus Alt-Archiven

1,5 TB bereits archivierte Dokumente

  • kein Support für das DMS-Altsystem
  • erfüllt nicht die neuen Anforderungen
  • kein Vertrauen in mögliche Alternativen
  • individuelle Schnittstelle zur Migration der Daten und Dokumente 
  • formatunabhängige Integration der elektronisch archivierten Dokumente
  • Auslesen und Verwerfen der Metadaten zu jedem Einzeldokument
  • Übergabe der Informationen & Daten an DocuWare
  • Automatische Verschlagwortung anhand der Metadatei
  • Voll-Integration der Belege in ERP-System
  • Anreichern mit Metadaten über den MS SQL Connector 

Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zur Übernahme der Altdaten in Ihr neues Dokumenten-Management-System.

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