Go digital!

Digitales Fuhrpark-Management

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter von Digitalisierungslösungen.  

Unsere Herausforderung bestand darin, eine digitale Fahrzeugakte für unseren kompletten Fuhrpark zu realisieren.

KFZ-Kennzeichen – alle Dokumente auf einem Blick

An einem zentralen Speicherort werden alle Dokumente zu jedem Fahrzeug revisionssicher erfasst, gespeichert und können so gezielt genutzt und weiterverarbeitet werden.

Per Tastenwahl am Multifunktionssystem digitalisieren wir klassische Papierdokumente, wie z.B. Tankbelege, Parktickets, Werkstattberichte usw.

Für elektronische Dokumente schaffen wir direkte Schnittstellen aus Ihren unterschiedlichsten Fachanwendungen, verschiedener Abteilungen.

Vorteile

  • enorme Arbeitszeitersparnis
  • zentraler Speicherort
  • Vereinheitlichung der Dokumentenablage
  • geringere Suchzeiten
  • skalierbare Lösung
  • Zugriff von überall
  • automatische Wiedervorlagen

Ausgangssituation

Für unseren TANTZKY Fuhrpark mit 34 PKWs hatten wir  unterschiedliche Dokumente und Daten zu den jeweiligen Fahrzeugen in Papierform, digitale Dokumente, Schriftverkehr, E-Mails usw.

Beispiel der verschiedenen Fahrzeug-Dokumente:

  • Kauf- bzw. Leasingverträge
  • Versicherungsdokumente, wie z.B. Policen, Schadenskarten, grüne Versicherungskarten
  • Tankkarten / Waschkarten
  • Tankbelege
  • Parktickets
  • Zufahrtsberechtigungen
  • Strafzettel
  • Werkstattberichte
  • Ersatzteilübersichten
  • Reparaturberichte
  • TÜV-Gutachten
  • Rechnungen
  • Unfallberichte
  • HU / AU-Untersuchungen
  • Reifendaten
  • usw.

Um unsere Prozesse zu beschleunigen, haben wir unser Fuhrpark-Management digitalisiert.

Neues Arbeiten: Digitales Fuhrpark-Management

Mit Hilfe unseres Dokumenten-Management-Systems DocuWare werden jetzt auch alle Dokumente rund um den TANTZKY Fuhrpark digitalisiert, zentral an einer Stelle archiviert und organisiert. Das spart Zeit, Geld und beschleunigt unsere Prozesse.

Papierdokumente, wie z.B. Tankbelege, Parktickets, Werkstattberichte usw. werden direkt am Multifunktionssystem per Tastenwahl digitalisiert.

Im Hintergrund werden diese während des Scanvorgangs automatisch ausgelesen, verschlagwortet und in DocuWare entsprechend dem KFZ-Kennzeichen archiviert. Ebenso übergeben wir alle relevanten, elektronischen Dokumente direkt an unsere Archivierungssoftware.

KFZ-Kennzeichen – Alle Dokumente auf einem Klick!

Jeder Mitarbeiter (mit entsprechenden Rechten) kann sich direkt am PC anhand des KFZ-Kennzeichen alle Dokumente und Informationen schnell, übergreifend und strukturiert anzeigen lassen. 

HU, AU und Reifendaten – Termine und Erinnerung automatisiert

Automatische Erinnerungs-E-Mails informieren frühzeitig an die Einhaltung der Termine für z.B. Abgas- bzw. Hauptuntersuchungen, so dass wir rechtzeitig Termine mit den entsprechenden Werkstätten vereinbaren können. 

Zusätzlich erfassen wir z.B. weitere Reifeninformationen, wie z.B. Anschaffungstag, Profil-Tiefe, Wechsel-Termine usw. Anhand der zentral gespeicherten Daten können wir schnellere Entscheidungen treffen und beschleunigen unsere Abläufe. 

Belegauswahl per Mausklick an E-Mail-Programm

Für eine beschleunigte Kommunikation z.B. mit Versicherungen können z.B. alle relevanten Belege per Mausklick ausgewählt und auf elektronischen Weg übermittelt werden. DocuWare übergibt die digitalen Dokumente an das entsprechende E-Mail Programm – wir sparen uns die manuelle Dateiauswahl. Im Anschluss archivieren wir den Schriftverkehr ebenfalls in DocuWare.

Hard- und Software

  • RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
  • Software STREAMLINE NX
  • Dokumenten-Management-System DocuWare

Lassen Sie sich alle Dokumente zu einem Fahrzeug anzeigen. Ein  Beispiel aus dem TANTZKY Fuhrpark-Management: KA-WT 1000 – auf der linken Seite sehen Sie die Vorschauanzeige aller elektronisch archivierten Dokumente. Zum links ausgewählte PDF-Dokument (blau hinterlegt) sehen Sie auf der rechten Seite, den dazu gespeicherten Beleg zum Bearbeiten. Das spart Zeit, Geld und beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse! 

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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