Über die Funktion Scan to OCR können Dokumente gescannt und in verarbeitbare Formate konvertiert werden.
Es werden die Formate PDF(durchsuchbar), PDF/A(revisionssicher), RTF, DOCX (Word) XLSX und XLS (Excel) zur Verfügung gestellt. Die gescannten Dokumente werden im definierten Ordner oder alternativ per Mail versandt.
Definition/Erklärung OCR:
OCR steht für Optical Character Recognition - einer Technologie die sich mit der Erkennung von Buchstaben auf Bilddateien beschäftigt.
Mit Hilfe der OCR Engine kann ein Bild nun in ein durchsuchbares Format gewandelt werden. Jetzt kann eine Volltextsuche - eine Suche nach bestimmten Begriffen - über viele Dokumente erfolgen, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Auch die Suche in bestimmten Bereichen nach Informationen ist möglich.
Durchsuchbare PDFs:
Mit Hilfe der Texterkennung können die Pixelinformationen in Text umgewandelt werden. Die Textinformationen werden dann in den PDF-Dateien, quasi in einer "zweiten Ebene" hinter die sichtbaren Bildinformationen gelegt, so dass diese im Acrobat Reader markiert und in die Zwischenablage kopiert werden, um sie in den eigenen Dokumenten einfügen zu können. Mit Hilfe der Textsuche im Acrobat Reader sind die Texte auffindbar.
Der, für den Benutzer sichtbare Teil dieser PDF-Dateien, ist und bleibt nach wie vor die bildgenaue Reproduktion, so dass solche Dokumente auch ohne aufwändige Nachbearbeitung präsentiert werden können.
WORD
Mit Hilfe der Texterkennung können die Pixelinformationen in Text umgewandelt werden. Die Textinformationen werden dann in RTF oder DOCX Format konvertiert und als Word Dokument verpackt. Formatierungen und Grafiken können je nach Vorlage verloren gehen.
EXCEL
Mit Hilfe der Texterkennung können die Pixelinformationen in Text umgewandelt werden. Die Textinformationen werden dann in XLS oder XLSX Format konvertiert. Formatierungen, Grafiken und Tabellenrahmen können je nach Vorlage verloren gehen.