Bei der Nutzung von Scan2Mail kann z.B. die Mailadresse des Nutzers aus einer Auswahlliste gewählt oder manuell eingegeben werden. Möchte der Nutzer darüber hinaus eine E-Mail senden, besteht über die LDAP-Suche die Möglichkeit nach Mailadressen im zentralen Verzeichnis zu suchen und diese als Ziel hinzuzufügen. 

Über den Button „Scaneinstellungen“ besteht die Möglichkeit, Einfluss auf den Dateityp, die Qualität, die Vorlagenausrichtung und die Helligkeit zu nehmen. Durch Betätigen der Taste OK erscheint wieder das vorherige Menü. Scaneinstellungen können individuell für jede Scan2Mail Funktion angepasst werden. 

Der Scan selbst wird über die Starttaste oder den grünen Start Button im Display ausgelöst.

Der Mitarbeiter wählt die mit „Scan to Folder“ belegte Funktionstaste im kundenspezifischen Display und kann dann die nachfolgend beschriebene Funktion verwenden.

Ein vordefinierter Ordner wir automatisch oder selektiv durch den Benutzer ausgewählt. Dokumente werden in diesen Ordner direkt abgelegt.

Über den Button „Scaneinstellungen“ besteht die Möglichkeit, Einfluss auf den Dateityp, die Qualität, die Vorlagenausrichtung und die Helligkeit zu nehmen. Durch Betätigen der Taste OK erscheint wieder das vorherige Menü.

Darüber hinaus kann der Benutzer im kundenspezifischen Display auf die eigene Ordner-Struktur im Windowsverzeichnis Ihres Unternehmens zugreifen, das gewünschte Zielverzeichnis sowie den entsprechenden Ziel-Ordner auswählen.

Über die Funktion Scan to OCR können Dokumente gescannt und in verarbeitbare Formate konvertiert werden. 

Es werden die Formate PDF(durchsuchbar), PDF/A(revisionssicher), RTF, DOCX (Word) XLSX und XLS (Excel) zur Verfügung gestellt. Die gescannten Dokumente werden im definierten Ordner oder alternativ per Mail versandt.

Definition/Erklärung OCR:

OCR steht für Optical Character Recognition - einer Technologie die sich mit der Erkennung von Buchstaben auf Bilddateien beschäftigt.

Mit Hilfe der OCR Engine kann ein Bild nun in ein durchsuchbares Format gewandelt werden. Jetzt kann eine Volltextsuche -  eine Suche nach bestimmten Begriffen - über viele Dokumente erfolgen, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Auch die Suche in bestimmten Bereichen nach Informationen ist möglich.

Durchsuchbare PDFs:  

Mit Hilfe der Texterkennung können die Pixelinformationen in Text umgewandelt werden. Die Textinformationen werden dann in den PDF-Dateien, quasi in einer "zweiten Ebene" hinter die sichtbaren Bildinformationen gelegt, so dass diese im Acrobat Reader markiert und in die Zwischenablage kopiert werden, um sie in den eigenen Dokumenten einfügen zu können. Mit Hilfe der Textsuche im Acrobat Reader sind die Texte auffindbar.

Der, für den Benutzer sichtbare Teil dieser PDF-Dateien, ist und bleibt nach wie vor die bildgenaue Reproduktion, so dass solche Dokumente auch ohne aufwändige Nachbearbeitung präsentiert werden können.

WORD

Mit Hilfe der Texterkennung können die Pixelinformationen in Text umgewandelt werden. Die Textinformationen werden dann in RTF oder DOCX Format konvertiert und als Word Dokument verpackt. Formatierungen und Grafiken können je nach Vorlage verloren gehen.

EXCEL

Mit Hilfe der Texterkennung können die Pixelinformationen in Text umgewandelt werden. Die Textinformationen werden dann in XLS oder XLSX Format konvertiert. Formatierungen, Grafiken und Tabellenrahmen können je nach Vorlage verloren gehen.

Für die Funktion „Scan to DMS“ werden das gescannte Dokument und die zugehörige Beschreibungsdatei in einem vom Auftraggeber bestimmten Verzeichnis/Ordner abgelegt. Der Import in das DMS erfolgt durch den Kunden.

Optional können zur Verschlagwortung und Zuordnung im DMS die vom Auftraggeber benötigten Eingabefelder in angepassten System Display angelegt werden. Die Ausgabe der Metadaten erfolgt in eine XML-Datei. Es können Pflichtfelder definiert werden. Feldeingaben können beschränkt und über „Regular Expression“ validiert werden. 

Die Metadaten können auch zur Erstellung von Ordnern und Dateinamen im ordnerbasierenden Ablagesystem verwendet werden. 

Folgende Feldtypen sind u.a. möglich: 

• Textfeld
• Drehfeld
• Datumsfeld
• Dropdownliste mit festen Werten
• Dropdownliste mit hinterlegter CSV Datei
• Kontrollkästchen