RICOH IDX

Digitaler Dokumenten- und Datenaustausch

Intelligent Data Exchange (IDX)


Digitaler Daten- und Dokumentenaustausch:
In jedem Format – über jeden Kanal – weltweit.

Mit der Digitalisierungslösung RICOH IDX erhalten Sie die sichere und schnelle Möglichkeit, elektronische Daten und Dokumente zu versenden und zu empfangen.

Für einen erfolgreichen Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen begleiten Sie unsere erfahrenen Digitalisierungsexperten – Schritt für Schritt.

Sie erhalten einen individuellen Zugang zur RICOH IDX-Plattform und können sich mit Ihren Geschäftspartnern, Lieferanten oder Kunden elektronisch verknüpfen. Unabhängig von der bei Ihnen eingesetzten Technologie können Sie aus beliebigen Fachanwendungen Dokumente an RIDX übertragen und empfangen. 

Mit intelligenten Schnittstellen zu Ihren ERP, DATEV, SAP usw., können Sie bereits vorhandenen Informationen passgenau empfangen, Daten bereitstellen und zur Weiterbearbeitung übergeben.

Darüber hinaus können Sie Ihre digitalen Daten und Dokumente automatisch zur elektronischen, rechtssicheren Archivierung überführen, z.B. mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems.

Traffiqx-Netzwerk Produktvorstellung 
Dauer: 3:30 min

  • Produktbroschüre
  • Behörden & Kommunen
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Intuitiv bedienbar.

Ein hoher Automatisierungsgrad und eine intuitiv bedienbare Oberfläche unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit.

Sie drucken einfach Ihre Dokumente, wie bisher, aus Ihrer bekannten Software und automatisch werden die elektronischen Daten an RIDX übertragen. 

Unterstützt werden netzwerkweit alle gängigen Dokumenten- und Datenformate, Übertragungskanäle sowie eventuell benötigte Sonderformen.

Für das Empfangen von digitalen Dokumenten wählen Sie Ihr eigenes Wunschformat. Anhand Ihrer Vorgaben wandelt das Ricoh IDX Portal die Daten und Dokumente so um, wie Sie es brauchen. 

Nach automatisierter oder individueller Freigabe werden Ihre Dokumente an den Empfänger übermittelt. Komfortabler Versand Ihrer Dokumente, wie z.B. Ausgangsrechnungen per E-Mail, Post oder digitaler Datenübertragung XRechnung. Auf Wunsch können Sie  Ihre Dokumente über unseren Versandpartner portooptimiert per Post versenden. 

Anbindungen an Einkaufsplattformen und Roaming-Verbindungen zu weiteren E-Invoicing-Providern sind vorhanden. Staatliche Plattformen zum Empfang von elektronischen Rechnungen sind ebenso als Standard integriert, wie eine einfache elektronische Übermittlung von Dokumenten bis hin zum DATEV Steuerberater.

TRAFFIQX®-Netzwerk

RICOH ist Partner der TRAFFIQX® Netzwerkgemeinschaft. Einem Zusammenschluss namhafter Unternehmen, wie Bundesdruckerei, DATEV, RICOH, SGH, Quadient, Asterion, BeCloud und b4value.net zum Austausch von Geschäftsdokumenten. Sie nutzen alle eine einheitliche Basis.

Mehr als 400 Formate inkl. XRechnung

Bereits seit 2004 wird mit Unterstützung des Deutschen Forschungsinstituts für Künstliche Intelligenz (DFKI) mit Sitz in Kaiserslautern eine Technologie entwickelt, mit der Geschäftsdokumente zwischen Sendern und Empfängern unabhängig von der jeweiligen Systemumgebung ausgetauscht werden können. Für die notwendige Prozess-Sicherheit und Skalierbarkeit sorgt eine redundante Netzwerk-Architektur, in der jeder Knotenpunkt einen eigenständigen Provider darstellt. Jeder Provider basiert auf der gleichen technologischen Plattform. Ein Teilnehmer kann nun über seinen Provider Dokumente in individuellen Formaten zu einem anderen Teilnehmer senden – unabhängig davon, an welchen Knotenpunkt der jeweilige Sender oder Empfänger angeschlossen ist.

  • Rechtssicherheit
  • Datensicherheit
  • Ausfallsicherheit
  • gesicherte Zustellung
  • Roaming zu anderen Plattformen
1. Schritt

Empfang und Versand von Dokumenten

Sie entscheiden, mit welchen Dokumenten wir in Ihre Digitalisierung starten. Erfahrungsgemäß empfehlen wir den Beginn mit Ihren Eingangs- oder Ausgangsrechnungen. Wir schauen uns Ihre Prozesse an und beraten Sie gerne über ERP-Anbindung, Workflows-Integration, Archivierungs- und Versandmöglichkeiten. Nutzen Sie die enormen Einsparpotenziale...

Kosten-Check:
Das kostet eine Rechnung.

Digitalisierung ganz konkret: Was kostet eine Rechnung? Selbst wenn Sie Ihre Rechnungen schon per E-Mail oder digital als Datensatz versenden, gibt es sicherlich noch Geschäftspartner, die mit Ihnen Papierdokumente austauschen wollen. Das manuelle Senden und Empfangen von Papierrechnungen erfordert viele Schritte. 

RICOH IDX übernimmt vollautomatisch verschiedene Arbeitsschritte. Sie sparen pro Ausgangsrechnung bis zu 75 % der Kosten. 

Mit Hilfe weiterer Workflows können beim Rechnungseingang weitere Schritte automatisiert werden. Hier können Sie bis zu 50 % der Kosten pro Eingangsrechnung sparen.

Profitieren Sie direkt ab der ersten Rechnung, die Sie per RICOH IDX senden oder empfangen. Gerne zeigen wir Ihnen Ihr individuelles Einsparpotential.

* Kostenaufstellung Studie zu E-Invoicing / E-Billing, Billentis, Jan. 2019

2. Schritt

Dokumenten- und Daten-Formate

Anhand Ihrer technischen Anforderungen zur Datenweitergabe prüfen wir, welche Daten und Dokumenten-Formate Sie benötigen. Generell bietet RICOH IDX mit dem TRAFFIQX-Netzwerk größtmögliche Kompatibilität und Anbindungssicherheit.

  • Unterstützung aller branchenüblichen Standards
  • staatliche E-Rechnungsformate in der EU
  • mehr als 400 Datenformate, wie z.B. CSV-Formate, XML-Formate, Edifact, iDoc, ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL, ebInterface, fatturaPA usw.
  • aktuelle Zahlen (Stand 02-2021): mehr als 400.000 Teilnehmer | mehr als 40 Mio. Transaktionen
  • Roaming zu anderen eInvoicing-Plattformen

XRechnung: Komplettlösung
für die EU-Richtlinie 2014/55/EU

Mit RICOH IDX können Sie XRechnungen empfangen – ohne das Format mit Ihren vorhandenen Systemen verarbeiten zu müssen. Wir nehmen für Sie XRechnung an und liefern Ihnen das Format, welches Ihr Haushalts-Kassen-Rechnungswesen-System schon heute verarbeiten kann. Sie sparen sich alle Kosten und Aufwände, die durch eine Anpassung durch Ihren HKR-Anbieter anfallen. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen keine aufwändige Schulung oder neue Arbeitsweisen.

Der Standard XRechnung formalisiert ausschließlich die Rechnung selber (Format, Datenstruktur und Semantik), der Übermittlungsweg der Rechnung wird im Standard XRechnung nicht betrachtet. Um dennoch zu ermöglichen, dass alle öffentlichen Auftraggeber als Rechnungsempfänger über mindestens einen einheitlichen Weg Rechnungen empfangen könnten, hat der IT-Planungsrat den Anschluss an die PEPPOL-Infrastruktur als einheitlichen sicheren Webservice auf Basis eines Prüfauftrags beschlossen. Er verpflichtet Bund und Länder, mit Ablauf der Umsetzungsfrist PEPPOL anzubieten, wenn sie einen Webservice zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen zur Verfügung stellen.

Ergänzungs-Lösung:
Zentralen Rechnungseingang
ZRE Bund / Landportale

Der Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen stellt öffentliche Auftraggeber u. a. vor die Herausforderung, elektronische Empfangskanäle bereitzustellen. Der Bund und einige Länder sehen hierbei eine Anbindung an ein Verwaltungsportal gemäß OZG, wie z. B. die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ (ZRE), vor: ZRE Bund/Landesportale.

Eine Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) prüft die elektronische Rechnung auf formelle Richtigkeit und leitet diese mittels der Leitweg-ID an den Empfänger weiter. Das XRechnungsformat muss dann in Ihren Systemen verarbeitet und archiviert werden.

Komplett-Lösung:
PEPPOL – ohne Zentralen Rechnungseingang

Besteht keine Pflicht bzw. Möglichkeit zur Anbindung an einen ZRE, ist der Rechnungseingang so zu gestalten, dass Lieferanten mit unterschiedlichsten Ausgangssystemen Rechnungen einliefern können. Hierbei sollten Infrastrukturen genutzt werden, die einen sicheren und standardisierten Datenaustausch ermöglichen: PEPPOL.

Fehlt ein „zentraler Rechnungseingang“, müssen Sie auch die Prüfung und zusätzlich den Dialog mit dem Versender übernehmen.

RICOH IDX übernimmt die Anpassung der Daten vor dem eigentlichen Prozess und übergibt diese in dem Format, wie es von den vorhandenen Systemen direkt verarbeitet werden kann – ohne aufwändige Anpassungen vornehmen zu müssen. Auch bei Archivierung, Rechnungsversand oder sonstigen Dokumenten können Sie jederzeit frei in der Auswahl Ihrer Folgesysteme und Fachanwendungen wählen.

  • Die Lösung ist kurzfristig verfügbar, da die Services bereits erfolgreich im Einsatz sind.
  • Keine Änderung an der aktuellen IT-Infrastruktur notwendig.
  • In der Übergangszeit bis zur verpflichtenden Abgabe der XRechnung: Neben XRechnung können auch alle anderen Standardformate wie ZUGFeRD, PDF oder Papier entgegengenommen werden.
  • Wir sind für die „E-Akte“ vorbereitet und können flexibel auf die anstehenden Herausforderungen reagieren.
  • Auch Ihre eigenen Ausgangsrechnungen und Bescheide können wir in alle Wunschformate konvertieren.
  • RICOH IDX und TRAFFIQX® sind bereits europaweit aktiv und arbeiten auch in der PEPPOL-Infrastruktur.
3. Schritt

Sie wählen den richtigen Partner.

TANTZKY zertifizierter RICOH IDX Advanced Partner


Wir begleiten Unternehmen verschiedener Größen und Branchen – Schritt für Schritt – auf dem Weg zur Digitalisierung.

TANTZKY bündelt Erfahrungen und Kompetenzen aus den Bereichen Druck-, Dokumenten- und Informations-Management und erleichtert den Einstieg in die digitale Transformation.

Für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte bieten wir alle Services rund um Beratung, Analyse, Implementierung, Programmierung und Schulungen.

Mit TANTZKY finden Sie den richtigen Partner, um Ihr Digitalisierungsvorhaben professionell, zeitnah und sicher umzusetzen.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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Produkte

 

Qualität für Ihr Business

Produkt-Portfolio


TANTZKY bietet Ihnen eines der umfassendsten Produktsortimente der gesamten Branche. Von Arbeitsplatzdruckern und leistungsstarken Multifunktionssystemen über Spezialformatdrucker bis hin zu professionellen Produktionsdruck-Systemen erhalten Sie bei uns alles aus einer Hand. Optimal ergänzen sich hierzu die Software-Angebote für Digitalisierung, Dokumenten-Management, Scan-Konzepte, Flottensteuerung und IP-Telefonie.

  • Multifunktionssysteme

    Schwarz-Weiß | Farbe | Tintentechnologie

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  • Drucksysteme

    Laser- / Tintentechnologie | Schwarz-Weiß / Farbe

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  • Produktionsdrucksysteme

    Schwarz-Weiß / Farbe | hohe Kapazität

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  • Plottersysteme

    Großformatdrucker | Pläne | Schwarz-Weiß / Farbe

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  • Scansysteme

    Duplex-Dokumentenscanner | bis DIN A3

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  • Projektions-/Konferenzsysteme

    Interactive Whiteboards | Projektoren

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  • IP-/ISDN-Telefonanlagen

    STARFACE Comfortphoning | All-IP-Telefonie

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  • Dokumenten-Management-Systeme

    Digitalisierung | E-Akte | Revisionssicher

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  • Software

    Business-Lösungen: Scannen, Authentifizieren, Abrechnen

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  • Rebuildsysteme

    Green-IT | willkommen zurück |Aus alt mach neu

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  • IT-Infrastruktur

    360° Business-IT für Ihr Unternehmen

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