DocuWare On-Premise


Sicher und skalierbar

DocuWare als On-Premises-Lösung und DocuWare Cloud basieren auf dem gleichen Code.

Beide Dokumenten-Management-Lösungen bieten Ihnen damit nahezu die Gleiche Ausgangsbasis bei Funktionsunterstützung, intuitiver Benutzeroberfläche und Integrationsmöglichkeiten. 

Entscheiden Sie sich je nach Anforderung und Unternehmensgröße für die passende Server-Lizenz und erweitern Sie die enthaltenen Standardfunktionen bei Bedarf mit zusätzlichen Modul-Lizenzen.

Eine Übersicht der integrierten Modul-Lizenzen finden Sie im nächsten Punkt.

Außerdem möglich ist eine hybride Lösung, die Services aus der Cloud und lokale Software kombiniert. Zum Beispiel, um DocuWare Cloud als Archiv-Backup eines On-Premises-Systems zu nutzen, bei On-Premises den Cloud-Service Intelligent Indexing einzusetzen oder DocuWare Cloud in jedes lokale ERP zu integrieren. Die Informationen fließen reibungslos und unterbrechungsfrei hin und her, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

DocuWare Logo im Vodergrund, Laptop mit Screenshot von DocuWare Suchmaske, Im Hintergrund Serverfarm

DocuWare Funktionen, Features und Module

Steigern Sie Ihre Produktivität und nutzen Sie die professionellen Funktionen für Ihr Dokumenten-Management und beschleunigen Sie Ihre Workflows. Gerne beraten wir Sie, welche Funktionen und Module Ihre Arbeitsweise optimal unterstützen bzw. ergänzen. 

Informationen erfassen und organisieren

DocuWare Intelligent Indexing

Daten aus Scans, PDFs und anderen Dokumenten
Screenshot DocuWare Intelligent Indexing mit Beispielrechnung des Stahlwerk München
  • Automatische Indexierung
  • Intelligente Verschlagwortung
  • Maschinelles Lernen
  • Indexkorrekturen

DocuWare Mobiler Upload

Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android
Business-Meeting im Cafe, zwei Menschen im Gespräch
  • mobiler Zugriff
  • Formulare ausfüllen, unterzeichnen und freigeben
  • Workflows anstoßen
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen

DocuWare Volltext-Index

Automatisch Volltext durchsuchbar
Laptop Screenshot von DocuWare Volltextsuche
  • Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
  • Volltext durchsuchbare Dokumente
  • präzises Suchen
  • Volltextrecherche

Scannen und Klassifizieren

Automatisch Indexieren beim Dokumenten-Import
Ricoh IM C3000 auf Smart Operation Panel TANTZKY Benutzeroberfläche mit Funktionstasten pdf, Word, Excel, DocuWare zum Direktscannen nebendran Arbeitsplatz mit DocuWare Screenshot, im Vordergrund Symbole Doc, xls und pdf
  • Scannen Sie am Multifunktionssystem, Hochgeschwindigkeitsscanner oder mobil über die PaperScan App 
  • automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt, abgelegt  im richtigen Archiv

Automatischer Datenaustausch

Daten synchronisieren und automatisch vervollständigen
  • Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
  • einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
  • einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
  • automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung

Formulare zur Datenerfassung

Strukturierte Daten-Erfassung für Jedermann und von überall
Laptop mit DocuWareScreenshot Formular Meldung zur Sozialversicherung
  • webbasierte Formulare über Editor per Drag'n'Drop gestalten ohne Programmieraufwand
  • veröffentlichte Formulare in jedem Browser aufrufbar
  • automatische Optimierung für alle mobilen Geräte
  • Verknüpfung mit Workflowautomatisierung

Barcode Erkennung

Automatisch Digitalisieren anhand des EAN-, QR- oder Postal-Codes
Barcode-Beispiel Laptop im Vordergrund, mit DocuWare Screenshot im Hintergrund
  • Automatisieren Sie Ihren Dokumenten-Import
  • Unterstützung aller gängigen Barcode-Typen 
  • Regeln definieren, Barcode automatisch auslesen und vollständig indexieren

Datei-Import

Automatisch Importieren und vollständig indexieren
DocuWare Screenshot Datei-Import
  • Automatischer Dokumenten-Import anhand von Metadadaten, Dokument-Inhalten oder auch Barcode
  • Regeln definieren, automatisch auslesen und Dokumente vollständig indexieren
  • Unterstützung aller gängigen Barcode-Formate

Import von Windowsordnern

Verschieben und Archivieren ganzer Ordner
DocuWare Screenshot von Windowsordnern
  • Automatischer Dokumenten-Import einzelner Dokumente oder kompletter Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv
  • Teilen, schützen und archivieren Sie die Informationen 

E-Mails aus MS Outlook

Nahtlos in Outlook integriert
DocuWare Screenshot direkte Einbindung in MS Outlook Oberfläche
  • E-Mail Archivierung und Direktsuche in Outlook integriert
  • intelligenter E-Mail-Import mit Indexdaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus ERP, Adressbüchern, usw.
  • Workflowintegration
  • GOBD-konform

Belege aus SAP

Zertifizierte Schnittstelle zur Archivierung und Verwaltung
  • Langzeit-Archivierung von SAP-Dokumente: Drucklisten, REORG-Daten, Ausgangsbelege, Originale von Dokumentinfosätzen und mehr
  • unterstützt frühes und spätes Ablegen
  • weitere SAP-Module für Indexierung, Kontrolle und mehr

E-Mails aus beliebigen Accounts

Zentrale E-Mail-Archivierung
  • E-Mail Archivierung von GMAIL, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients
  • GOBD-konform
  • Automatische Indexierung
  • Workflow-Einbindung

MS SharePoint

Speichern, Indexieren und Suchen von Share-Point-Dokumenten
  • regelbasiertes Ablegen mit SharePoints Custom Actions und Custom Policies
  • automatische Vergabe von Index-Kriterien
  • Recherche in SharePoint schließt DocuWare-Suche mit ein
  • Integration in komplexe digitale Workflows 

Import beim Drucken

Automatisiertes Speichern, Indexieren und Archivieren
  • direkte Archivierung alles Ausgangsbelege, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine usw.
  • unterstützt alle gängigen Produkte 
  • einschließlich automatische Indexierung

Dokumente verarbeiten und Workflows steuern

Digitale Bearbeitung

Beschleunigen Sie Ihre Prozesse
  • Freigabe mittels digitalen Stempel
  • Kommentar-Funktionen
  • Bildkorrekturen
  • Originale direkt bearbeiten (Versionierung)
  • archivierte Originale bleiben erhalten

Aufgaben-Steuerung

Schnelleres Arbeiten durch Workflow-Automation
  • Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben:
    z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, Genehmigungen, Wiedervorlagemappen
  • Abbildung von komplexen, mehrstufigen Prozessen

Mobiler Zugriff

Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android
  • DocuWare to go
  • Mobiles Arbeiten
  • Zugriff auf Informationen 
  • aktueller Stand
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen

Versionierung

Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie
  • Originale direkt aus DocuWare aufrufen und bearbeiten
  • automatisches als neue Version speichern
  • Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie

Workflow-Automation

Komplexe Geschäftsabläufe automatisieren
  • präzise Aufgabenzuweisung über Aufgaben-Listen
  • Fristen- und Terminregelung über Eskalationsstufen
  • automatisierte Vertretungsregelung
  • automatisierter Auslöser für Workflow-Start
  • aktivierte E-Mail-Benachrichtigung

Löschen-Workflows

Regelbasiertes Entfernen von Dateien und Dokumenten
  • automatisierter Löschlauf nach definierten Parametern
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Einhaltung von Datenschutz und rechtlichen Vorschriften

Klare Regeln und Ausnahmen

Vorgaben der Dokumenten-Bearbeitung
  • detaillierte Definition der Regeln, Aktivitäten bzw. daraus resultierenden Aktionen
  • Festlegung der Ausnahmen-Szenarien

Termine und Fristen

Koordination für Termin genaues Arbeiten
  • Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen 
  • Zuständigkeiten und Vertreterregelung
  • Koordination für termingerechtes Arbeiten

Vorkonfigurierte Lösungen

Zentrale Geschäftsabläufe automatisiert
  • Implementierung vorkonfigurierter DocuWare-Prozesse
  • Rechnungseingang, Personal-Management, für Kommunen
  • Individualisierbar
  • sofort startklar

Kontroll-Dashboard

Zugriff von überall
  • Aktueller Überblick über Prozessfortschritt
  • Projektentwicklung
  • Erfolgskontrolle 

Dynamische Limits

Rechteverwaltung
  • Definition Rechte für Personen, Teams oder spezielle Benutzergruppen

Prozesse planen

Visualisieren Sie Ihre Prozesse
  • einfach und intuitiv Prozesse darstellen 
  • in Echtzeit zusammenarbeiten
  • Prozesspläne als pdf- oder png-Dokument

Elektronische Signaturen

Signaturverfahren und Sicherheitslevel
  • Unterstützung verschiedener Signatureverfahren
  • Wählen Sie anhand Ihrer Anforderungen
  • automatisierte Workflow-Intergration 
  • Archivierung Dokument und Signatur 

Nahtloser Datenexport

Automatische Vernetzung der Datenbanken
  • Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
  • einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
  • einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
  • automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung

Inhalte abrufen und anzeigen

Flexible Suchfunktionen

Beschleunigen Sie Ihre Prozesse
  • Direkteingabe Suchbegriffen
  • Vorauswahl von Stichworten
  • Suche nach Indexdaten
  • Volltextsuche

Mobiler Zugriff

Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android
  • DocuWare to go
  • Mobiles Arbeiten
  • Zugriff auf Informationen 
  • aktueller Stand
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen

Digitale Akten

Klassische Ordnerstrukturen
  • Elektronische Archivierung aller aktenbezogenen Dokumente und E-Mails anhand von Projekt-, Mandanten- oder Mandatsnummern
  • Übernehmen Sie Ihre Strukturen für die Elektronische Aktenführung

Teilen

Schnelles Senden oder Teilen von Dokumenten
  • Versenden von Links für einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen
  • Einbindung von URLs auf auf DocuWare-Dateien
  • Integration in Intra- bzw. Extranet möglich

Differenzierte Berechtigungen

Datenschutz und Informationssicherheit
  • Dokumentenverschlüsselung
  • Kommunikationsverschlüsselung
  • Datentrennung in der Cloud
  • Datenspeicherung und Redundanz
  • Hybrid-Nutzung DocuWare Cloud als Archiv-Backup

Systemunabhängige Anzeige

Unterstützung aller gängigen Dokumentenformate
  • Unterstützung aller Dokumentenformate
  • Browserunabhängig auf MAC, PC oder Linux

Verlinkte Dokumente

Dokumente gemeinsam verknüpfen
  • unmittelbarer Aufruf verlinkter Dokumente
  • Inhalte gemeinsam abrufen und anzeigen
  • Verknüpfungsfunktion 

Wiedervorlage

Koordination für Termin genaues Arbeiten
  • Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen 
  • Zuständigkeiten und Vertreterregelung
  • Koordination für termingerechtes Arbeiten

Integrierte Suche

Direktsuche in beliebigem Programm
  • Direkte Anzeige der Suchergebnissse
  • Definition der Indexbegriffe
  • Integrationen in Anwendungen zum Beispiel für E-Mail, Portale, CRM, ERP, HR und in selbst entwickelte Software

Automatisches Anliefern

Automatische Verteilung für definierte Dokumenten-Arten
  • Dokumenten-Verteilung  innerhalb der Workflows oder definierten Prozessen
  • Einhaltung Regeln, Fristen und Berechtigungen

Dokument-Pakete

Archive und Dokumente für Dritte
  • Wissenstransfer an Dienstleister und Geschäftspartner
    schnelles Backup
  • Zugriff auf autarke Archiv-Dokumente
  • sicher und systemunabhängiger Dokumenten-Zugriff

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Werner Tantzky GmbH

Johann-Georg-Schlosser-Straße 21 - 23
76149 Karlsruhe

E-Mail: info[at]tantzky.de
Hotline: +49 721 9 85 89 – 0

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