DocuWare Funktionen, Features und Module
Steigern Sie Ihre Produktivität und nutzen Sie die professionellen Funktionen für Ihr Dokumenten-Management und beschleunigen Sie Ihre Workflows. Gerne beraten wir Sie, welche Funktionen und Module Ihre Arbeitsweise optimal unterstützen bzw. ergänzen.
Informationen erfassen und organisieren
DocuWare Intelligent Indexing
- Automatische Indexierung
- Intelligente Verschlagwortung
- Maschinelles Lernen
- Indexkorrekturen
DocuWare Mobiler Upload
- mobiler Zugriff
- Formulare ausfüllen, unterzeichnen und freigeben
- Workflows anstoßen
- Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
DocuWare Volltext-Index
- Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
- Volltext durchsuchbare Dokumente
- präzises Suchen
- Volltextrecherche
Scannen und Klassifizieren
- Scannen Sie am Multifunktionssystem, Hochgeschwindigkeitsscanner oder mobil über die PaperScan App
- automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt, abgelegt im richtigen Archiv
Automatischer Datenaustausch
- Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
- einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
- einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
- automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung
Formulare zur Datenerfassung
- webbasierte Formulare über Editor per Drag'n'Drop gestalten ohne Programmieraufwand
- veröffentlichte Formulare in jedem Browser aufrufbar
- automatische Optimierung für alle mobilen Geräte
- Verknüpfung mit Workflowautomatisierung
Barcode Erkennung
- Automatisieren Sie Ihren Dokumenten-Import
- Unterstützung aller gängigen Barcode-Typen
- Regeln definieren, Barcode automatisch auslesen und vollständig indexieren
Datei-Import
- Automatischer Dokumenten-Import anhand von Metadadaten, Dokument-Inhalten oder auch Barcode
- Regeln definieren, automatisch auslesen und Dokumente vollständig indexieren
- Unterstützung aller gängigen Barcode-Formate
Import von Windowsordnern
- Automatischer Dokumenten-Import einzelner Dokumente oder kompletter Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv
- Teilen, schützen und archivieren Sie die Informationen
E-Mails aus MS Outlook
- E-Mail Archivierung und Direktsuche in Outlook integriert
- intelligenter E-Mail-Import mit Indexdaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus ERP, Adressbüchern, usw.
- Workflowintegration
- GOBD-konform
Belege aus SAP
- Langzeit-Archivierung von SAP-Dokumente: Drucklisten, REORG-Daten, Ausgangsbelege, Originale von Dokumentinfosätzen und mehr
- unterstützt frühes und spätes Ablegen
- weitere SAP-Module für Indexierung, Kontrolle und mehr
E-Mails aus beliebigen Accounts
- E-Mail Archivierung von GMAIL, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients
- GOBD-konform
- Automatische Indexierung
- Workflow-Einbindung
MS SharePoint
- regelbasiertes Ablegen mit SharePoints Custom Actions und Custom Policies
- automatische Vergabe von Index-Kriterien
- Recherche in SharePoint schließt DocuWare-Suche mit ein
- Integration in komplexe digitale Workflows
Import beim Drucken
- direkte Archivierung alles Ausgangsbelege, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine usw.
- unterstützt alle gängigen Produkte
- einschließlich automatische Indexierung
Dokumente verarbeiten und Workflows steuern
Digitale Bearbeitung
- Freigabe mittels digitalen Stempel
- Kommentar-Funktionen
- Bildkorrekturen
- Originale direkt bearbeiten (Versionierung)
- archivierte Originale bleiben erhalten
Aufgaben-Steuerung
- Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben:
z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, Genehmigungen, Wiedervorlagemappen - Abbildung von komplexen, mehrstufigen Prozessen
Mobiler Zugriff
- DocuWare to go
- Mobiles Arbeiten
- Zugriff auf Informationen
- aktueller Stand
- Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
Versionierung
- Originale direkt aus DocuWare aufrufen und bearbeiten
- automatisches als neue Version speichern
- Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie
Workflow-Automation
- präzise Aufgabenzuweisung über Aufgaben-Listen
- Fristen- und Terminregelung über Eskalationsstufen
- automatisierte Vertretungsregelung
- automatisierter Auslöser für Workflow-Start
- aktivierte E-Mail-Benachrichtigung
Löschen-Workflows
- automatisierter Löschlauf nach definierten Parametern
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
- Einhaltung von Datenschutz und rechtlichen Vorschriften
Klare Regeln und Ausnahmen
- detaillierte Definition der Regeln, Aktivitäten bzw. daraus resultierenden Aktionen
- Festlegung der Ausnahmen-Szenarien
Termine und Fristen
- Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen
- Zuständigkeiten und Vertreterregelung
- Koordination für termingerechtes Arbeiten
Vorkonfigurierte Lösungen
- Implementierung vorkonfigurierter DocuWare-Prozesse
- Rechnungseingang, Personal-Management, für Kommunen
- Individualisierbar
- sofort startklar
Kontroll-Dashboard
- Aktueller Überblick über Prozessfortschritt
- Projektentwicklung
- Erfolgskontrolle
Dynamische Limits
- Definition Rechte für Personen, Teams oder spezielle Benutzergruppen
Prozesse planen
- einfach und intuitiv Prozesse darstellen
- in Echtzeit zusammenarbeiten
- Prozesspläne als pdf- oder png-Dokument
Elektronische Signaturen
- Unterstützung verschiedener Signatureverfahren
- Wählen Sie anhand Ihrer Anforderungen
- automatisierte Workflow-Intergration
- Archivierung Dokument und Signatur
Nahtloser Datenexport
- Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
- einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
- einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
- automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung
Inhalte abrufen und anzeigen
Flexible Suchfunktionen
- Direkteingabe Suchbegriffen
- Vorauswahl von Stichworten
- Suche nach Indexdaten
- Volltextsuche
Mobiler Zugriff
- DocuWare to go
- Mobiles Arbeiten
- Zugriff auf Informationen
- aktueller Stand
- Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
Digitale Akten
- Elektronische Archivierung aller aktenbezogenen Dokumente und E-Mails anhand von Projekt-, Mandanten- oder Mandatsnummern
- Übernehmen Sie Ihre Strukturen für die Elektronische Aktenführung
Teilen
- Versenden von Links für einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen
- Einbindung von URLs auf auf DocuWare-Dateien
- Integration in Intra- bzw. Extranet möglich
Differenzierte Berechtigungen
- Dokumentenverschlüsselung
- Kommunikationsverschlüsselung
- Datentrennung in der Cloud
- Datenspeicherung und Redundanz
- Hybrid-Nutzung DocuWare Cloud als Archiv-Backup
Systemunabhängige Anzeige
- Unterstützung aller Dokumentenformate
- Browserunabhängig auf MAC, PC oder Linux
Verlinkte Dokumente
- unmittelbarer Aufruf verlinkter Dokumente
- Inhalte gemeinsam abrufen und anzeigen
- Verknüpfungsfunktion
Wiedervorlage
- Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen
- Zuständigkeiten und Vertreterregelung
- Koordination für termingerechtes Arbeiten
Integrierte Suche
- Direkte Anzeige der Suchergebnissse
- Definition der Indexbegriffe
- Integrationen in Anwendungen zum Beispiel für E-Mail, Portale, CRM, ERP, HR und in selbst entwickelte Software
Automatisches Anliefern
- Dokumenten-Verteilung innerhalb der Workflows oder definierten Prozessen
- Einhaltung Regeln, Fristen und Berechtigungen
Dokument-Pakete
- Wissenstransfer an Dienstleister und Geschäftspartner
schnelles Backup - Zugriff auf autarke Archiv-Dokumente
- sicher und systemunabhängiger Dokumenten-Zugriff
Live-Präsentation im TANTZKY Showroom
Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom.
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