Sicher und skalierbar
DocuWare als On-Premises-Lösung und DocuWare Cloud basieren auf dem gleichen Code.
Beide Dokumenten-Management-Lösungen bieten Ihnen damit nahezu die Gleiche Ausgangsbasis bei Funktionsunterstützung, intuitiver Benutzeroberfläche und Integrationsmöglichkeiten.
Entscheiden Sie sich je nach Anforderung und Unternehmensgröße für die passende Server-Lizenz und erweitern Sie die enthaltenen Standardfunktionen bei Bedarf mit zusätzlichen Modul-Lizenzen.
Eine Übersicht der integrierten Modul-Lizenzen finden Sie im nächsten Punkt.
Außerdem möglich ist eine hybride Lösung, die Services aus der Cloud und lokale Software kombiniert. Zum Beispiel, um DocuWare Cloud als Archiv-Backup eines On-Premises-Systems zu nutzen, bei On-Premises den Cloud-Service Intelligent Indexing einzusetzen oder DocuWare Cloud in jedes lokale ERP zu integrieren. Die Informationen fließen reibungslos und unterbrechungsfrei hin und her, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Informationen erfassen und organisieren
DocuWare Intelligent Indexing
- Automatische Indexierung
- Intelligente Verschlagwortung
- Maschinelles Lernen
- Indexkorrekturen
DocuWare Mobiler Upload
- mobiler Zugriff
- Formulare ausfüllen, unterzeichnen und freigeben
- Workflows anstoßen
- Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
DocuWare Volltext-Index
- Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
- Volltext durchsuchbare Dokumente
- präzises Suchen
- Volltextrecherche
Scannen und Klassifizieren
- Scannen Sie am Multifunktionssystem, Hochgeschwindigkeitsscanner oder mobil über die PaperScan App
- automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt, abgelegt im richtigen Archiv
Automatischer Datenaustausch
- Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
- einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
- einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
- automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung
Formulare zur Datenerfassung
- webbasierte Formulare über Editor per Drag'n'Drop gestalten ohne Programmieraufwand
- veröffentlichte Formulare in jedem Browser aufrufbar
- automatische Optimierung für alle mobilen Geräte
- Verknüpfung mit Workflowautomatisierung
Barcode Erkennung
- Automatisieren Sie Ihren Dokumenten-Import
- Unterstützung aller gängigen Barcode-Typen
- Regeln definieren, Barcode automatisch auslesen und vollständig indexieren
Datei-Import
- Automatischer Dokumenten-Import anhand von Metadadaten, Dokument-Inhalten oder auch Barcode
- Regeln definieren, automatisch auslesen und Dokumente vollständig indexieren
- Unterstützung aller gängigen Barcode-Formate
Import von Windowsordnern
- Automatischer Dokumenten-Import einzelner Dokumente oder kompletter Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv
- Teilen, schützen und archivieren Sie die Informationen
E-Mails aus MS Outlook
- E-Mail Archivierung und Direktsuche in Outlook integriert
- intelligenter E-Mail-Import mit Indexdaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus ERP, Adressbüchern, usw.
- Workflowintegration
- GOBD-konform
Belege aus SAP
- Langzeit-Archivierung von SAP-Dokumente: Drucklisten, REORG-Daten, Ausgangsbelege, Originale von Dokumentinfosätzen und mehr
- unterstützt frühes und spätes Ablegen
- weitere SAP-Module für Indexierung, Kontrolle und mehr
E-Mails aus beliebigen Accounts
- E-Mail Archivierung von GMAIL, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients
- GOBD-konform
- Automatische Indexierung
- Workflow-Einbindung
MS SharePoint
- regelbasiertes Ablegen mit SharePoints Custom Actions und Custom Policies
- automatische Vergabe von Index-Kriterien
- Recherche in SharePoint schließt DocuWare-Suche mit ein
- Integration in komplexe digitale Workflows
Import beim Drucken
- direkte Archivierung alles Ausgangsbelege, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine usw.
- unterstützt alle gängigen Produkte
- einschließlich automatische Indexierung
Dokumente verarbeiten und Workflows steuern
Digitale Bearbeitung
- Freigabe mittels digitalen Stempel
- Kommentar-Funktionen
- Bildkorrekturen
- Originale direkt bearbeiten (Versionierung)
- archivierte Originale bleiben erhalten
Aufgaben-Steuerung
- Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben:
z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, Genehmigungen, Wiedervorlagemappen - Abbildung von komplexen, mehrstufigen Prozessen
Mobiler Zugriff
- DocuWare to go
- Mobiles Arbeiten
- Zugriff auf Informationen
- aktueller Stand
- Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
Versionierung
- Originale direkt aus DocuWare aufrufen und bearbeiten
- automatisches als neue Version speichern
- Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie
Workflow-Automation
- präzise Aufgabenzuweisung über Aufgaben-Listen
- Fristen- und Terminregelung über Eskalationsstufen
- automatisierte Vertretungsregelung
- automatisierter Auslöser für Workflow-Start
- aktivierte E-Mail-Benachrichtigung
Löschen-Workflows
- automatisierter Löschlauf nach definierten Parametern
- Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
- Einhaltung von Datenschutz und rechtlichen Vorschriften
Klare Regeln und Ausnahmen
- detaillierte Definition der Regeln, Aktivitäten bzw. daraus resultierenden Aktionen
- Festlegung der Ausnahmen-Szenarien
Termine und Fristen
- Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen
- Zuständigkeiten und Vertreterregelung
- Koordination für termingerechtes Arbeiten
Vorkonfigurierte Lösungen
- Implementierung vorkonfigurierter DocuWare-Prozesse
- Rechnungseingang, Personal-Management, für Kommunen
- Individualisierbar
- sofort startklar
Kontroll-Dashboard
- Aktueller Überblick über Prozessfortschritt
- Projektentwicklung
- Erfolgskontrolle
Dynamische Limits
- Definition Rechte für Personen, Teams oder spezielle Benutzergruppen
Prozesse planen
- einfach und intuitiv Prozesse darstellen
- in Echtzeit zusammenarbeiten
- Prozesspläne als pdf- oder png-Dokument
Elektronische Signaturen
- Unterstützung verschiedener Signatureverfahren
- Wählen Sie anhand Ihrer Anforderungen
- automatisierte Workflow-Intergration
- Archivierung Dokument und Signatur
Nahtloser Datenexport
- Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
- einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
- einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
- automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung
Inhalte abrufen und anzeigen
Flexible Suchfunktionen
- Direkteingabe Suchbegriffen
- Vorauswahl von Stichworten
- Suche nach Indexdaten
- Volltextsuche
Mobiler Zugriff
- DocuWare to go
- Mobiles Arbeiten
- Zugriff auf Informationen
- aktueller Stand
- Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
Digitale Akten
- Elektronische Archivierung aller aktenbezogenen Dokumente und E-Mails anhand von Projekt-, Mandanten- oder Mandatsnummern
- Übernehmen Sie Ihre Strukturen für die Elektronische Aktenführung
Teilen
- Versenden von Links für einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen
- Einbindung von URLs auf auf DocuWare-Dateien
- Integration in Intra- bzw. Extranet möglich
Differenzierte Berechtigungen
- Dokumentenverschlüsselung
- Kommunikationsverschlüsselung
- Datentrennung in der Cloud
- Datenspeicherung und Redundanz
- Hybrid-Nutzung DocuWare Cloud als Archiv-Backup
Systemunabhängige Anzeige
- Unterstützung aller Dokumentenformate
- Browserunabhängig auf MAC, PC oder Linux
Verlinkte Dokumente
- unmittelbarer Aufruf verlinkter Dokumente
- Inhalte gemeinsam abrufen und anzeigen
- Verknüpfungsfunktion
Wiedervorlage
- Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen
- Zuständigkeiten und Vertreterregelung
- Koordination für termingerechtes Arbeiten
Integrierte Suche
- Direkte Anzeige der Suchergebnissse
- Definition der Indexbegriffe
- Integrationen in Anwendungen zum Beispiel für E-Mail, Portale, CRM, ERP, HR und in selbst entwickelte Software
Automatisches Anliefern
- Dokumenten-Verteilung innerhalb der Workflows oder definierten Prozessen
- Einhaltung Regeln, Fristen und Berechtigungen
Dokument-Pakete
- Wissenstransfer an Dienstleister und Geschäftspartner
schnelles Backup - Zugriff auf autarke Archiv-Dokumente
- sicher und systemunabhängiger Dokumenten-Zugriff