DocuWare Funktionen und Module


Informationen erfassen und organisieren

DocuWare Intelligent Indexing

Daten aus Scans, PDFs und anderen Dokumenten
DocuWare Sreenshot, linke Seite, Eingabe Formular, rechte Seite Beispielrechnung  Stahlwerke München
  • Automatische Indexierung
  • Intelligente Verschlagwortung
  • Maschinelles Lernen
  • Indexkorrekturen

DocuWare Mobiler Upload

Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android
Businessmeeting Frau und Mann im Freien, Laptop auf Tisch, In Gespräch vertieft
  • mobiler Zugriff
  • Formulare ausfüllen, unterzeichnen und freigeben
  • Workflows anstoßen
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen

DocuWare Volltext-Index

Automatisch Volltext durchsuchbar
Laptop mit laufender DocuWare Software
  • Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
  • Volltext durchsuchbare Dokumente
  • präzises Suchen
  • Volltextrecherche

Scannen und Klassifizieren

Automatisch Indexieren beim Dokumenten-Import
Ricoh Multifunktionssystem mit großem Touchpanel links, im Hintergrund Macbook mit DocuWare und Starface, Vordergrund drei Buttons: Word, Excel und pdf
  • Scannen Sie am Multifunktionssystem, Hochgeschwindigkeitsscanner oder mobil über die PaperScan App 
  • automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt, abgelegt  im richtigen Archiv

Automatischer Datenaustausch

Daten synchronisieren und automatisch vervollständigen
Laptop mit laufender DocuWare Software, Logos Sharepoint, infor, oracle, SAP, Outlook, Datev, Microsoft Dynamics, sage, quickbooks
  • Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
  • einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
  • einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
  • automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung

Formulare zur Datenerfassung

Strukturierte Daten-Erfassung für Jedermann und von überall
Laptop mit laufender DocuWare Software: Eingabeformular Meldung zur Sozialversicherung
  • webbasierte Formulare über Editor per Drag'n'Drop gestalten ohne Programmieraufwand
  • veröffentlichte Formulare in jedem Browser aufrufbar
  • automatische Optimierung für alle mobilen Geräte
  • Verknüpfung mit Workflowautomatisierung

Barcode Erkennung

Automatisch Digitalisieren anhand des EAN-, QR- oder Postal-Codes
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, großer Barcode im Vordergrund
  • Automatisieren Sie Ihren Dokumenten-Import
  • Unterstützung aller gängigen Barcode-Typen 
  • Regeln definieren, Barcode automatisch auslesen und vollständig indexieren

Datei-Import

Automatisch Importieren und vollständig indexieren
Laptop mit laufender DocuWare Software, Importieren von Dokumenten
  • Automatischer Dokumenten-Import anhand von Metadadaten, Dokument-Inhalten oder auch Barcode
  • Regeln definieren, automatisch auslesen und Dokumente vollständig indexieren
  • Unterstützung aller gängigen Barcode-Formate

Import von Windowsordnern

Verschieben und Archivieren ganzer Ordner
Laptop mit laufender DocuWare Software, kompletter Windowsordner
  • Automatischer Dokumenten-Import einzelner Dokumente oder kompletter Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv
  • Teilen, schützen und archivieren Sie die Informationen 

E-Mails aus MS Outlook

Nahtlos in Outlook integriert
Laptop mit laufendem MS Outlook mit direkter DocuWare Integration, Screenshot der separaten Karteikarte
  • E-Mail Archivierung und Direktsuche in Outlook integriert
  • intelligenter E-Mail-Import mit Indexdaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus ERP, Adressbüchern, usw.
  • Workflowintegration
  • GOBD-konform

Belege aus SAP HANA

Zertifizierte Schnittstelle zur Archivierung und Verwaltung
Laptop mit laufender DocuWare Software, Im Vordergrund großes SAP Logo
  • Langzeit-Archivierung von SAP-Dokumente: Drucklisten, REORG-Daten, Ausgangsbelege, Originale von Dokumentinfosätzen und mehr
  • unterstützt frühes und spätes Ablegen
  • weitere SAP-Module für Indexierung, Kontrolle und mehr

E-Mails aus beliebigen Accounts

Zentrale E-Mail-Archivierung
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, Vordergrund Logos von gmail, yahoo und web.de
  • E-Mail Archivierung von GMAIL, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients
  • GOBD-konform
  • Automatische Indexierung
  • Workflow-Einbindung

MS SharePoint

Speichern, Indexieren und Suchen von Share-Point-Dokumenten
Laptop mit Screenshot Sharepoint und direkter DocuWare Schnittstelle
  • regelbasiertes Ablegen mit SharePoints Custom Actions und Custom Policies
  • automatische Vergabe von Index-Kriterien
  • Recherche in SharePoint schließt DocuWare-Suche mit ein
  • Integration in komplexe digitale Workflows 

Import beim Drucken

Automatisiertes Speichern, Indexieren und Archivieren
Ricoh Multifunktionssystem mit Touchpanel, daneben Laptop mit DocuWare und einer Beispielrechnung im Vordergrund
  • direkte Archivierung alles Ausgangsbelege, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine usw.
  • unterstützt alle gängigen Produkte 
  • einschließlich automatische Indexierung

Dokumente verarbeiten und Workflows steuern

Digitale Bearbeitung

Beschleunigen Sie Ihre Prozesse
  • Freigabe mittels digitalen Stempel
  • Kommentar-Funktionen
  • Bildkorrekturen
  • Originale direkt bearbeiten (Versionierung)
  • archivierte Originale bleiben erhalten

Aufgaben-Steuerung

Schnelleres Arbeiten durch Workflow-Automation
Laptop mit laufender DocuWare Software, im Vordergrund DocuWare Workflow, Prozessdiagramm
  • Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben:
    z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, Genehmigungen, Wiedervorlagemappen
  • Abbildung von komplexen, mehrstufigen Prozessen

Mobiler Zugriff

Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android
Businessmeeting, Mann und Frau sitzen im Cafe, Laptop, Handy und Tablet auf dem Tisch, Mann erklärt
  • DocuWare to go
  • Mobiles Arbeiten
  • Zugriff auf Informationen 
  • aktueller Stand
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen

Versionierung

Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, im Vordergrund jeweils drei Logos versetzt hintereinander von doc, pdf, xls und ppt
  • Originale direkt aus DocuWare aufrufen und bearbeiten
  • automatisches als neue Version speichern
  • Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie

Workflow-Automation

Komplexe Geschäftsabläufe automatisieren
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, Prozessdiagramm eines Workflows im Vordergrund
  • präzise Aufgabenzuweisung über Aufgaben-Listen
  • Fristen- und Terminregelung über Eskalationsstufen
  • automatisierte Vertretungsregelung
  • automatisierter Auslöser für Workflow-Start
  • aktivierte E-Mail-Benachrichtigung

Löschen-Workflows

Regelbasiertes Entfernen von Dateien und Dokumenten
Laptop mit laufender DocuWare Software im Vordergund großes rotes viereck mit einem x
  • automatisierter Löschlauf nach definierten Parametern
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Einhaltung von Datenschutz und rechtlichen Vorschriften

Klare Regeln und Ausnahmen

Vorgaben der Dokumenten-Bearbeitung
Laptop mit laufender DocuWare Software
  • detaillierte Definition der Regeln, Aktivitäten bzw. daraus resultierenden Aktionen
  • Festlegung der Ausnahmen-Szenarien

Termine und Fristen

Koordination für Termin genaues Arbeiten
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, große Uhr im Vordergrund mit zwei im Kreis angeordneten, äußeren Pfeilen
  • Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen 
  • Zuständigkeiten und Vertreterregelung
  • Koordination für termingerechtes Arbeiten

Vorkonfigurierte Lösungen

Zentrale Geschäftsabläufe automatisiert
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, sechs farbige Rechtecke im Vordergrund
  • Implementierung vorkonfigurierter DocuWare-Prozesse
  • Rechnungseingang, Personal-Management, für Kommunen
  • Individualisierbar
  • sofort startklar

Kontroll-Dashboard

Zugriff von überall
Laptop, Tablet und Handy mit laufender DocuWare Software
  • Aktueller Überblick über Prozessfortschritt
  • Projektentwicklung
  • Erfolgskontrolle 

Dynamische Limits

Rechteverwaltung
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, vier Silhouetten zwei Businessmänner und zwei Geschäftsfrauen
  • Definition Rechte für Personen, Teams oder spezielle Benutzergruppen

Prozesse planen

Visualisieren Sie Ihre Prozesse
Laptop mit Screenshot des Prozessplanersoftware mit einfachem Prozess
  • einfach und intuitiv Prozesse darstellen 
  • in Echtzeit zusammenarbeiten
  • Prozesspläne als pdf- oder png-Dokument

Elektronische Signaturen

Signaturverfahren und Sicherheitslevel
Laptop mit laufender DocuWare Software, Screenshot des Unterschriftenfeldes einer Rechnung, digitale Signatur
  • Unterstützung verschiedener Signatureverfahren
  • Wählen Sie anhand Ihrer Anforderungen
  • automatisierte Workflow-Intergration 
  • Archivierung Dokument und Signatur 

Nahtloser Datenexport

Automatische Vernetzung der Datenbanken
Ricoh IM C Serie mit großem Touchpanel und Streamline-Bedienung auf der linken Seite, auf der rechten Seite Laptop mit DocuWare-Screenshot, im Vordergrund Beispieldokument
  • Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
  • einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
  • einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
  • automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung

Inhalte abrufen und anzeigen

Flexible Suchfunktionen

Beschleunigen Sie Ihre Prozesse
DocuWare: Flexible Suchfunktionen
  • Direkteingabe Suchbegriffen
  • Vorauswahl von Stichworten
  • Suche nach Indexdaten
  • Volltextsuche

Mobiler Zugriff

Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android
DocuWare: Mobiler Zugriff - Inhalte direkt abrufen
  • DocuWare to go
  • Mobiles Arbeiten
  • Zugriff auf Informationen 
  • aktueller Stand
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen

Digitale Akten

Klassische Ordnerstrukturen
Laptop mit laufender DocuWare Software: Digitale Akten, Im Vordergrund Formular einer Mandanten- und E-Akte
  • Elektronische Archivierung aller aktenbezogenen Dokumente und E-Mails anhand von Projekt-, Mandanten- oder Mandatsnummern
  • Übernehmen Sie Ihre Strukturen für die Elektronische Aktenführung

Teilen

Schnelles Senden oder Teilen von Dokumenten
Laptop mit laufender DocuWare Software: Screenshot direktes Teilen von Dokumenten aus dem Dokumentenpool
  • Versenden von Links für einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen
  • Einbindung von URLs auf auf DocuWare-Dateien
  • Integration in Intra- bzw. Extranet möglich

Differenzierte Berechtigungen

Datenschutz und Informationssicherheit
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, Vordergrund großer digitaler Stempel, vertraulich mit Name, Personalnummer und Datum, differenzierte Berechtigungen
  • Dokumentenverschlüsselung
  • Kommunikationsverschlüsselung
  • Datentrennung in der Cloud
  • Datenspeicherung und Redundanz
  • Hybrid-Nutzung DocuWare Cloud als Archiv-Backup

Systemunabhängige Anzeige

Unterstützung aller gängigen Dokumentenformate
Laptop mit laufender DocuWare Software im Hintergrund, große Browser-Logos im Vordergrund, schwarzes Apple-Logo, Windowslogo und Linux Pinguin
  • Unterstützung aller Dokumentenformate
  • Browserunabhängig auf MAC, PC oder Linux

Verlinkte Dokumente

Dokumente gemeinsam verknüpfen
Laptop mit laufender DocuWare Software: Sceenshot Verlinkte Dokumente
  • unmittelbarer Aufruf verlinkter Dokumente
  • Inhalte gemeinsam abrufen und anzeigen
  • Verknüpfungsfunktion 

Wiedervorlage

Koordination für Termin genaues Arbeiten
Laptop mit laufender DocuWare Software im HIntergrund, große Uhr im Vordergrund, mit zwei kreisrunden Pfeilen
  • Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen 
  • Zuständigkeiten und Vertreterregelung
  • Koordination für termingerechtes Arbeiten

Integrierte Suche

Direktsuche in beliebigem Programm
Laptop mit laufender DocuWare Software: Integrierte Suche in beliebigen Programm, Logos über Laptop, Sharepoint, infor, oracle, sap, ms outlook, datev, microsoft dynamics, sage, quickbooks
  • Direkte Anzeige der Suchergebnissse
  • Definition der Indexbegriffe
  • Integrationen in Anwendungen zum Beispiel für E-Mail, Portale, CRM, ERP, HR und in selbst entwickelte Software

Automatisches Anliefern

Automatische Verteilung für definierte Dokumenten-Arten
Laptop, Tablet und Mobile mit laufender DocuWare Software: Automatisches Anliefern,
  • Dokumenten-Verteilung  innerhalb der Workflows oder definierten Prozessen
  • Einhaltung Regeln, Fristen und Berechtigungen

Dokument-Pakete

Archive und Dokumente für Dritte
Laptop mit laufender DocuWare Software: Screenshot Dokumentenarchiv
  • Wissenstransfer an Dienstleister und Geschäftspartner
    schnelles Backup
  • Zugriff auf autarke Archiv-Dokumente
  • sicher und systemunabhängiger Dokumenten-Zugriff

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Werner Tantzky GmbH

Johann-Georg-Schlosser-Straße 21
76149 Karlsruhe

E-Mail: info[at]tantzky.de
Hotline: +49 721 9 85 89 – 0

Anfahrt

Follow us

© 2020 Werner Tantzky GmbH