Digitale Rücksendeverwaltung

 RMA Tickets | schnellere Prozesse | Einsparung Arbeitszeit

  • Einsparung 85 % der Arbeitszeit (ca. 6-8 Minuten pro Ticket)
  • Einsparung der Anwenderlizenz für Ticketsystem
  • Beschleunigung durch intelligente Dokumenten-Lenkung
  • Reduzierung möglicher Fehlerquellen
Mit den TANTZKY Businesslösungen starten Sie Ihre digitalen Prozesse direkt am Multifunktionssystem.

Individuell auf Ihre Arbeitsabläufe angepasst, übernehmen festprogrammierte Abläufe im Hintergrund viele verschiedene Arbeitsschritte, wie z.B. das Scannen, Speichern, Versenden, Teilen, Datenübernahme, Archivieren usw.

Im gewählten Kundenbeispiel bestand die Herausforderung viele einzelne, manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren und den Prozess zu digitalisieren.
 
 
Vergleichsgrafik: Alter und neuer Workflow

Ausgangsbasis

Die Rücksendeverwaltung bei einem unserer Kunden wurde früher mit vielen manuellen Schritten durchgeführt. Angefangen beim Anlegen des RMA Tickets im Ticket-System bis hin zur Eingabe der erfolgreichen Rücksendung und dem Updaten vom Ticket-Status wurde alles händisch erledigt.

Überblick der einzelnen Schritte (Arbeitszeit: ca. 7 - 10 Minuten pro Ticket)
1. Rücksendeschein manuell einscannen und per E-Mail an den Anwender senden
2. E-Mail-Programm öffnen und Datei-Anhang speichern
3. Dokumentenname manuell  anpassen
4. Im Ticketsystem die offenen Tickets prüfen
5. Dokument in das Ticketsystem importieren
6. Schlagworte eingeben
7. Status im Ticketsystem anpassen
8. Start weiterer Vorgänge

Neues Arbeiten mit digitalen Workflows

Nach erfolgreicher Anmeldung an Ihrem Multifunktionssystem erhalten Sie als Anwender im Benutzermenü eine zusätzliche Taste. Über den Button "Rücksendeabwicklung" gelangen Sie in ein entsprechendes Untermenü.

Um die Zuordnung des RMA Tickets so einfach wie möglich zu gestalten, erfolgt diese im gewählten Kundenbeispiel über zwei Auswahlfelder mit direktem Zugriff auf die Kunden- bzw. Ticketdaten.

Der Anwender weist dem Rücksendeschein den "Kundennamen" zu und bekommt nur die "Offenen Tickets" des Kunden zur Auswahl angezeigt. Bei großer Anzahl kann über Filter das Ergebnis eingegrenzt bzw. gezielt eingegeben werden. Eine Falscheingabe der Daten ist nicht möglich!

Im Anschluss erfolgt lediglich das Scannen des RMA-Tickets.

Anmelden, Button Rücksende-Abwicklung wählen

RMA Ticket über Auswahlfelder: Kundenname und offenes Ticket zuordnen

RMA Ticket scannen, Workflow startet automatisch

Im Hintergrund erfolgen voll automatisch folgende Arbeitsschritte:

• Digitalisierung des Dokuments
• Vergabe Auflösung und Dokumentenart
• Einheitliche Dateinamen
• Speicherort + Archivierung
• Übernahme Metadaten aus Ticketsystem
• Weitergabe der Metadaten mit gescannten Rücksendeschein
• Zuordnung des Dokuments im Ticketsystem
• Schlagwortvergabe
• Statusänderung im Ticketsystem

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Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
 


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