Bei der Implementierung wurde das DMS in das bei HO-MA eingesetzte ERP-System Canias integriert: Buttons wie etwa „Eingangsrechnung“ und „Auftragsakte“ wurden in der ERP-Oberfläche eingerichtet, sodass entsprechende Prozesse in DocuWare direkt in der gewohnten Benutzeroberfläche angestoßen werden können. Hier steht in Kürze eine Änderung an, die wieder zusammen mit DocuWare durchgeführt wird:
Das ERP-System wird ausgetauscht und in der Buchhaltung wird ein Wechsel zu DATEV vollzogen.

Kai Hoffmann hat eine Reihe weiterer Prozesse, die für das tägliche Geschäft von HO-MA wichtig sind, mit dem DocuWare Workflow Manager umgesetzt, zum Beispiel die Kreditlimit-Prüfung. Für jeden Auftrag wird bei HO-MA ein Kreditlimit gesetzt, das über das Online-Portal der Factoring-Gesellschaft, mit der das Unternehmen zusammenarbeitet, geprüft wird. Nach ein oder zwei Tagen liegt das Prüfergebnis vor, mit dem die Auftragsbearbeitung dann Workflow-gesteuert fortgesetzt werden kann. Ein anderer Prozess wurde für Rechnungs-Rückläufer bei Reklamationen eingerichtet: Die entsprechenden Schritte wie Erstellung einer Gutschrift, die Rückmeldung der Reklamation an die betreffende Abteilung, die Fehlerbehebung und das Erstellen einer neuen Rechnung sind Arbeitsschritte, die über Workflows sicher und fristgerecht abgewickelt werden.

Auch für die Kraftstoff-Rechnungen – HO-MA übernimmt für viele Kunden die Versorgung der Kraftstofftanks – ist ein Überprüfungsprozess eingerichtet, damit zum einen korrekt mit den
Lieferanten abgerechnet wird und zum anderen die Kraftstoffkosten an die Kunden weiterberechnet werden. Mit dem Workflow Manager werden auch die Projekt-Ausschreibungen überwacht, damit dem Unternehmen kein Auftrag aufgrund einer versäumten Frist durch die Lappen geht. Hilfreich ist das DMS auch bei einem sogenannten Warenstreit. Ein entsprechender Workflow sorgt dafür, dass rechtzeitig reagiert wird, wenn etwa ein Kunde beispielsweise wegen einer angeblich nicht erhaltenen Rechnung nicht gezahlt hat. Die Bearbeitung wird bis zur Lösung des Warenstreits verfolgt. All diese Prozesse hat Kai Hoffmann in weitgehender Eigenregie durch Workflows abgebildet. DocuWare ist zum Rückgrat der administrativen Prozesse geworden.