Digitale Lösungen

Digitale Personalakte

Ein weiterer, wichtiger Meilenstein innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen betrifft den Personalbereich bzw. die HR-Abteilung.

Am Anfang steht die Unternehmens-spezifische Entscheidung, in welchen Bereichen die Transformation hin zu digitalen HR-Prozessen am sinnvollsten ist und daher zuerst implementiert werden sollte. Dabei bieten sich in der Regel zusammengefasst primär diese Segmente an:

  • Digitale Personalakte
  • Personalentwicklung / Recruiting
  • Bewerbermanagement
  • Personalverwaltung
  • Mitarbeitergespräche
  • Weiterbildung
  • Performance- und Kompetenz-Management

Aus unseren Erfahrungen bildet die Ausgangsbasis – ganz klar, die "Digitale Personalakte". Hierbei werden alle Personaldokumente der Mitarbeiter in das Dokumenten-Management-System DocuWare integriert. Dabei werden alle papierbasierten Alt-Dokumente gescannt sowie aus anderen Softwareanwendungen übernommen und anschließend "intelligent" in die digitale Personalakte eingebunden.

Als essentieller Bestandteil der digitalen Transformation ermöglichen digitale Arbeitsabläufe, die mittels Workflows effizient automatisiert werden, erhebliche Arbeitserleichterungen in allen Bereichen. Beispiele  aus der Praxis haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Digitale Personalakte in Verbindung mit DocuWare

Alle Informationen auf einen Klick abrufbar. Digitalisieren Sie Ihre Personaldaten und Dokumente und nutzen Sie die vielen Vorteile. 

Alle Vorteile im Überblick:

  • zentraler Speicherort aller digitalisierten Dokumente einer "klassischen" Personalakte
  • Schnittstelle in bestehende HR- / Personalverwaltungs- oder Lohnbuchhaltungs-Software 
  • Automatisierung durch digitale Workflows, z.B.
    - Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen mittels automatisiertem Versand oder über eigenen Downloadbereich für Mitarbeiter
    - weitere Möglichkeiten für Urlaubsanträge, Krankmeldungen, 
    Bewerbungen, On-/Offboardingprozess etc.
  • schnellere Arbeitsabläufe, weniger Kosten, gesteigerte Transparenz und zufriedene Mitarbeiter
  • Einhaltung rechtlichen Vorgaben, DSGVO, Bundesdatenschutzgesetz usw.
  • Volltextsuche über alle Dokumente mit z.B. Schlagworten, Indexsuche und durch die Texterkennung
  • Zugriff haben nur die Mitarbeiter mit entsprechender Legitimation
  • Einrichtung einer personalisierten Mitarbeiterbereichs zur Bereitsstellung von Dokumenten

Mehr Produktivität im Arbeitsalltag. Verwalten Sie alle Mitarbeiterunterlagen in einem zentralen, sicheren Archiv. 

Digitale Personalakte:
Vorüberlegung & Vorbereitung

Mit TANTZKY erfolgreich digitalisieren

Vor der Einführung der digitalen Personalakte stehen Grundsatzentscheidungen an bzgl. Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, Wahl der richtigen Technologie bzw. des umzusetzenden Partners.

Für eine zügige Einführung der digitale Personalakte ist es wichtig, alle an der digitalen Transformation beteiligten Mitarbeiter, im Vorfeld, von den vielen Vorzügen zu überzeugen. Gemeinsam definierte Ziele vereinfachen und beschleunigen Arbeitsabläufe und verbessern mittels zuverlässiger Workflows die Vernetzung aller Teams. 

Gerne begleiten wie Sie bei allen Vorüberlegungen und bereiten Sie Schritt für Schritte auf die im Vorfeld zu definierenden Inhalte, für eine bestmögliche und zügige Umsetzung bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten vor. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen gerne anhand "Best Practice"-Beispielen, wie wir HR-Abteilungen bei der Einführung der Digitalen Personalakte begleiten durften. 

Detaillierte Informationen

1. Rechtliche Vorgaben einhalten

Die Digitalisierung von Personalakten umfasst weit mehr als das einfache Scannen von Papierdokumenten. Da gerade in diesem Bereich mit personenbezogenen und damit sehr sensiblen Daten umgegangen wird, müssen Unternehmen diese Verarbeitung streng gemäß der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz umsetzen und innerhalb einer Verfahrensdokumentation beschreiben. Ebenso ist die Einverständniserklärung der Mitarbeiter für die Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten einzuholen. Diese Einwilligung muss durch einen eindeutigen und hervorgehobenen Passus im Arbeitsvertrag erfolgen oder über eine Betriebsvereinbarung definiert werden. 

Bedingt durch das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats und seiner Überwachungspflicht von Schutzvorschriften gegenüber den Mitarbeitern muss auch der Betriebsrat bei der Digitalisierung der Personalakten rechtzeitig mit einbezogen werden.

Die personenbezogenen Daten der Personalakte sind verfassungsrechtlich geschützt. Zum Tragen kommt hierbei das Bundesdatenschutzgesetz, zum Beispiel der entsprechende Paragraph 9 des BDSG. Darin wird geregelt, dass diejenige Stelle, die personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt, die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen hat, damit die Ausführung der genannten Anforderungen dieses Gesetzes gewährleistet wird.

2. Zuständigkeiten definieren innerhalb der Personalabteilung / HR-Bereichs: Klassifizieren & Indexieren

Damit die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung und andere berechtigte Anwender auch effektiv auf die Daten zugreifen können, wird direkt bei der Digitalisierung der Personalakte die Dokumente klassifiziert und mit vorher definierten Indexkriterien abgespeichert. 

Welche Personen dürfen auf bestimmte Dokumentengruppen zugreifen? Die Klassifizierung ermöglicht außerdem, granulare Rechte zu vergeben. So lässt sich genau festlegen, wer auf die verschiedenen Daten zugreifen, Dokumente bearbeiten  oder Inhalte versenden darf.

3. Schutz und Zugriffskontrolle einrichten

Wie bereits erwähnt, verlangt die DSGVO die sichere Aufbewahrung der personenbezogenen Daten, damit der Zugriff Unbefugter darauf ausgeschlossen ist. Besondere personenbezogene Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten des Arbeitnehmers, müssen nicht nur explizit gesichert, sondern auch klassifiziert werden. Die Berechtigungen für den Zugriff über das Netzwerk sind zudem eindeutig und effektiv einzurichten. Für eine Schutz der digitalen Personalakte muss der Arbeitgeber für eine Separierung der unterschiedlichen Bereiche sorgen. So lassen sich die verschiedenen Zugriffs-, Sicherheits- und Löschkonzepte den unterschiedlichen Schutzniveaus anpassen.

4. Technologische Voraussetzungen prüfen

1. Scannen

Für den reinen Digitalisierungsprozess gibt es verschiedene Lösungsansätze, wie sich die Dokumente intelligent und schnell scannen lassen. Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder  Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit! Für große Digitalisierungsvorhaben besteht auch die Möglichkeit spezielle Scandienstleister zu beauftragen. 

2. Scansoftware

Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden. Des Weiteren lassen sich auch weitere Funktionen / Einstellungen zu Dokumenten-Größe, revisionssichere Datei-Typen,  OCR-Auslesen, Leerseitenlöschung, Auflösung u.v.m. ebenfalls vorbelegen. Das vereinfacht weiterhin das Arbeiten. 

3. Mobiler Arbeitsplatz / Homeoffice

Mobile Scan-Lösungen über App / Software integrieren Handy bzw. Tablet oder Laptop und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs. 

Der Zugriff auf digitale Personalakten kann auch mit mobilen Geräten erfolgen – was den Nutzen der digitalen Personalakte weiter erhöht. Informationen sind genau dann verfügbar, wenn ein Mitarbeiter diese benötigt, unabhängig vom verwendeten Endgerät. Mitarbeiter können so deutlich flexibler arbeiten, auch auf Dienstreisen.

4. Schnittstelle in bestehende HR- / Personalverwaltungs- oder Lohnbuchhaltungs-Software

Die Verknüpfung der HR-Software mit anderen Programmen, etwa mit der Lohnabrechnungs-Software, bietet zahlreiche Vorteile. Bei miteinander synchronisierten Systemen können die betreffenden Daten lückenlos und sicher untereinander ausgetauscht werden. Dank der Automatisierung zyklischer Prozesse werden zudem zeitliche Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle frei werden und gewinnbringend eingesetzt werden können.

5. Systemvoraussetzungen

Für eine schnelle Datenübertragung der gescannten Dokumente an das Dokumenten-Management-System benötigen Sie entsprechende Kapazitäten, Übertragungsraten und Serverseitige Voraussetzungen – abhängig von Cloud- oder serverbasierten Anwendungen. 

Beim Betrieb einer Lösung im eigenen Rechenzentrum ist das Unternehmen selbst für die Sicherheit der Daten und Softwareaktualität verantwortlich. Hier haben Cloud-Systeme den Vorteil, dass der Anbieter der Lösung in der Pflicht steht.

Vorbereitung mittels Checkliste

Um eine Personalakte zu digitalisieren, sind folgende Punkte zu beachten:
  • Liegt eine Einwilligung der Mitarbeiter zur digitalen Verarbeitung ihrer Personalakten vor?
  • Wurde der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen informiert?
  • Wurde der Betriebsrat im Unternehmen informiert / mit einbeziogen?
  • Wird die Speicherung DSGVO-konform durchgeführt?
  • Hat diejenige Person, welche die Personalakten einscannt, eine juristische Berechtigung, um auf diese Akten zuzugreifen?
  • Auf welche Weise werden die alten papierbasierten Personalakten vernichtet?
  • Wie wird sichergestellt, dass sensible Daten nicht verloren gehen oder in falsche Hände geraten?
  • Wie oder mit welcher technischen Ausstattung wir digitalisiert, z.B. Hochleistungsscanner, Duplexscanner o.ä.? 

DocuWare-Beispiel aus der Praxis: Übersicht aller zu Peter Sanders gespeicherten Bespieldokumente.

Digitale Personalakte:
2. Inhalt & Aufbau

Alle Dokumente innerhalb der digitalen Personal-Akte

Digitale Personalakten enthalten alle Dokumente, die auch in herkömmlichen Papier-Personalakten enthalten sind. Grundsätzlich sollten alle Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind:

  • allgemeine Informationen zur Person
  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
  • Arbeitszeugnisse
  • Fort- und Weiterbildungsbescheinigungen
  • Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen
  • Sozialversicherungsausweis und Lohnsteuerunterlagen
  • Krankheitsbescheinigungen und Arbeitsunfallberichte
  • Abmahnungen
  • Kündigungsschreiben
  • Korrespondenz Anwälte / Gerichtsurteile
  • Austrittszeugnis
  • Kopien amtlicher Urkunden, etwa Führerschein oder Schwerbehindertenausweis.

Die Sensibilität dieser Daten macht klar, warum der Datenschutz für Personalakten besonders wichtig ist. Der Schutz von sensiblen Daten ist digital weitaus besser zu gewährleisten als mit herkömmlichen Akten. Software-basierte Systeme arbeiten mit Verschlüsselung und können Daten automatisiert und mit Berechtigungen versehen ablegen. Das ist mit Papierdokumenten kaum zu gewährleisten.

Urkunden und Nicht-Urkunden – folgende Papierdokumente dürfen vernichtet werden:

  • Auch nach der Speicherung von Dokumenten in digitaler Form dürfen nicht alle originalen Papiervorlagen gelöscht werden. So müssen beispielsweise Arbeitsverträge oder Kündigungen in physischer Schriftform vorhanden sein.
  • Eingescannte Dokumente haben nicht immer als Urkundenbeweise rechtlichen Bestand. Vor allem in juristischen Auseinandersetzungen vor Gericht kann die Restriktion auf digitale Dokumente zu Beweisproblemen führen.
  • Bei der Digitalisierung der Personalakten sollten die zu verarbeitenden Dokumente in Urkunden und Nicht-Urkunden unterschieden werden.
  • Rechtliche Analysen vor der Digitalisierungsmaßnahme stellen sicher, welche Dokumente in die digitale Personalakte überführt werden dürfen und wer Zugriff darauf erhalten soll. Ebenso ist dadurch definiert, welche Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen.

Quellen und Herkunft aller Dokumente 


Papierdokumente aus Akten

Scannen, automatisch Daten auslesen und archivieren

Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder  Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit! 

Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden.

E-Mail und Anhänge

Archivierung direkt aus Microsoft Outlook

Auch das Ablegen neuer Dokumente ist denkbar einfach. Viele Unterlagen bekommen Sie ja inzwischen per E-Mail.

In Ihrem E-Mailprogramm rufen Sie direkt einen Ablagedialog auf, der schon wichtige Informationen automatisch ausfüllt:

  • Absender
  • Datum
  • Betreff

Sie müssen nur noch minimale Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen und schon ist das Dokument in DocuWare archiviert.

Verträge, Schriftverkehr usw.

Archivierung direkt aus Ihrer Anwendung z.B. Microsoft Office

Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.

Verbinden Sie Ihre gewünschte Anwendung mit DocuWare und archivieren Sie alle Dokumente direkt per Mausklick.

Dokumente, die Sie beispielsweise in Ihren MS Office-Anwendungen erstellen, legen Sie einfach über „Speichern Unter“ und der Explorer-Integration von DocuWare in der Personalakte ab. 

3. Arbeiten mit Digitalen Workflows

Wir haben uns an einem typischen Lebenszyklus einer Personalakte orientiert und bieten Ihnen: 

  • Formulare und Prozesse zur Anforderung neuer Mitarbeiter
  • vorgefertigte Prozesse im Recruiting zur Weiterleitung von
  • Bewerbungen, automatischen Mail-Kommunikation mit Bewerbern und der Verwaltung von Fristen rund um Bewerbungen und dem Talentpool
  • Ausgefeilte Onboarding-Prozesse für einen strukturierten Start neuer Mitarbeiter incl. Einarbeitungsplänen und Probezeitgesprächen
  • Automatische Ablage von Gehaltsabrechnungen sowie die elektronische Verteilung an Mitarbeiter
  • Abwesenheitsanträge wie z.B. Urlaub oder Dienstreisen
  • Krankmeldungen und die Überwachung von Fristen für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Abwesenheitslisten, sei es wg. Krankheit oder Urlaub
  • Die Verwaltung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen und deren Protokollen
  • Zertifikatsverwaltung incl. Fristenüberwachung
  • Verschiedene Anträge
    • Änderungen im Personalstamm
    • Qualifizierte Arbeitszeugnisse
  • Und am Ende einen strukturierten Off-Boarding Prozess

Aus der Praxis:
Detaillierter Beispiel-Workflows


Krankmeldungen / Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen – einfach und unkompliziert automatisiert

Für Personalabteilungen / HR stellen Krankmeldungen immer wieder einen enormen Aufwand dar. Mitarbeiter melden sich an verschiedenen Stellen krank, so dass nicht immer gewährleistet ist, dass die Personalabteilung über Abwesenheiten informiert ist. Die notwendigen Arbeitsunfähigkeitsnachweise werden meist auch nur sehr unzuverlässig eingereicht und die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einer Krankheit wird nur sehr sporadisch gemeldet.

Zentralisierter Standardprozess mit Fristenkontrolle

Hier setzt DocuWare mit einer zentralisierten Krankmeldung und mit einem standardisierten Prozess zur Fristenüberwachung an.

Die Mitarbeiter melden sich über ein zentrales Formular krank. Sollten sie bereits beim Arzt gewesen sein und über eine AU verfügen, können sie diese AU bereits mit der Krankmeldung hochladen. Dabei wird gleich mit angegeben, wann der Mitarbeiter voraussichtlich wieder zur Arbeit kommt.

Automatisierte Benachrichtigungen an alle Beteiligten

Auch hier startet mit der Ablage der Krankmeldung ein weiterer, standardisierter Prozess. 

Zunächst werden die Führungskraft und die Personalabteilung per E-Mail darüber informiert, dass sich der Mitarbeiter krankgemeldet hat. Die Abwesenheit wird gleichzeitig auch in die Liste der abwesenden Mitarbeiter eingetragen, so dass Vorgesetzte und Abteilungsleiter über dieses Dashboard einen Überblick haben, auf wen sie heute nicht zurückgreifen können.

Zusätzlich bekommt die Personalabteilung eine Aufgabe, in der sie entscheidet, ob die AU korrekt vorliegt oder ggf. keine AU benötigt wird. In diesem Fall wird der Mitarbeiter darüber informiert, dass er alle Formalitäten vorbildlich erledigt hat.

Fehlende und auslaufende AU

Sollte die AU fehlen, wird der Mitarbeiter darauf hingewiesen, dass er bis zu einem Stichtag die AU ablegen muss. Am Stichtag erhält die Personalabteilung eine Erinnerung, um zu prüfen, ob jetzt alles ordnungsgemäß zur Verfügung gestellt wurde. Liegt die AU auch weiterhin nicht vor, informiert der Prozess den Mitarbeiter mit einer verschärften Mail über die fehlenden Unterlagen.

Läuft die erste AU aus, kann der Mitarbeiter eine Folgebescheinigung einreichen und die Krankmeldung damit bis zu einem neuen Termin verlängern. Auch darüber werden Vorgesetzter und Personalabteilung informiert.

Rückkehr zum Arbeitsplatz

Und zu guter Letzt melden sich die Mitarbeiter über dieses zentrale Formular auch wieder ordnungsgemäß zurück. Sind zu diesem Zeitpunkt alle vorgeschriebenen Unterlagen vorhanden, schließt die Personalabteilung den Vorgang.

Kind-Krankenmeldung

Im Falle, dass es sich um eine Kind-Krankmeldung handelt, wird zusätzlich auch das Lohnbüro informiert, damit die notwendigen Abschläge bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden können.

Mit diesem Prozess stellen Sie in der Personalabteilung sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Krankmeldungen abdecken. Zusätzlich wird für alle Beteiligten und Betroffenen die Abwesenheit von Mitarbeitern transparent und es können ggf. umgehend Maßnahmen zur Vertretung des kranken Kollegen getroffen werden.


Aus der Praxis:
Arbeiten mit digitalen Workflows

Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen

Egal, ob Sie die Gehaltsabrechnungen selbst im Lohnsystem erstellen und drucken oder ob Sie über einen externen Dienstleister eine PDF-Datei mit allen Gehaltsabrechnungen bekommen: DocuWare importiert die Abrechnungen, separiert sie und legt sie automatisch in der Mitarbeiterakte ab.

Sobald die Gehaltsabrechnung archiviert wird, erhält jeder Mitarbeiter eine E-Mail über die neue Abrechnung und kann sie über den integrierten Link aufrufen. Ohne Aufwand und super schnell – einen besseren Service können Sie den Mitarbeitern nicht bieten. Und dazu sparen Sie noch jede Menge Zeit und Versandkosten.


Urlaubsanträge / Antrag auf Abwesenheit

Innerhalb von DocuWare DMS kann sich der jeweilige Mitarbeiter anmelden und hat Zugriff auf das entsprechende Formular. Nach Eingabe bzw. Auswahl der möglichen Daten wird der Antrag versendet.

Im Hintergrund startet der automatische Genehmigungsworkflow. Dabei erhält der Vorgesetzte ein E-Mail mit entsprechendem Link zum Antrag in DocuWare. Diesen kann er genehmigen oder ablehnen. Danach erhalten im positiven Fall der Antragsteller bzw. die Personalabteilung / HR eine automatisierte Informations-E-Mail mit den benötigten Informationen zur finalen Freigabe in DocuWare. Im Ablehnungsfall wird nur der Antragsteller informiert. 

Das spart Arbeitszeit, beschleunigt die nachgelagerten Arbeitsschritte und erhöht die Transparenz.


DocuWare ist dafür gemacht, mit Ihrem IT-System zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. Ebenso leicht lässt sich DocuWare in wichtige Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionsgeräte integrieren, um Papier mühelos in digitale Informationen zu verwandeln.

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

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