Passiert es in Ihrem Haus öfter, dass Rechnungen zweimal in den Bearbeitungsprozess gelangen? Mit einer automatischen Dublettenprüfung lässt sich das zeitraubende Ärgernis umgehen. Wir zeigen, wie sich Doppelbelege von vornherein vermeiden lassen.
Wenn Rechnungen versehentlich doppelt archiviert werden, sorgt das meist für Mehrarbeit – schlimmstenfalls wird doppelt gezahlt. Doch dieses Problem können Sie einfach vermeiden.
Doppel schon bei Ablage herausfiltern
Damit Sie sich künftig nicht mehr mit doppelten Rechnungen, Buchungen oder gar Zahlungen herumschlagen müssen, binden Sie am Anfang Ihres Workflows in die Rechnungsprüfung eine automatische Kontrolle auf Dubletten ein, sodass diese herausgefiltert werden. Doppel können Sie dann als Rechnungen ablehnen und letztlich aus dem Archiv löschen.
Eine mögliche Dublette wird im Verlauf der Rechnungsprüfung im Aufgabenbereich der Buchhaltung angezeigt.
Automatische Dublettenprüfung im Workflow – so funktioniert‘s:
Einen Rechnungsworkflow mit einer automatischen Dublettenkontrolle optimieren, das lässt sich mit DocuWare Workflow Manager effizient umsetzen. Konfigurieren Sie den Workflow so, dass erkannt wird, ob bereits eine Rechnung mit gleichen Indexwerten in den betreffenden Feldern wie Lieferant oder Rechnungsnummer im Archiv vorhanden sind.
Was im Workflow Designer zu tun ist:
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