abas ERP Dokumenten-Management On-Premise oder in der Cloud

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Dokumenten-Management-System integriert in abas ERP –  On-Premise oder Cloud

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

DocuWare DMS & abas ERP – Ein perfektes Team

Als erfahrener Partner und vielen erfolgreich abgeschlossenen DMS/abas ERP-Projekten sind wir heute soweit, dass wir gemeinsam mit unseren Kunden ein Maximum an Arbeitseffizienz erreichen können.

Das elektronische DocuWare Archivsystem mit seiner modernen, webbasierten Systemarchitektur, einer BPM Workflowengine, der abas MS SQL Connector Schnittstelle und eine REST API Webschnittstelle ergibt sich eine nahtlose Integration in die Unternehmenssoftware abas ERP.

  • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
  • Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf u.v.m.
  • Übernahme der Daten und Dokumente aus dem nicht mehr supporteten DMS-Alt-Archiv

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in abas
  • DocuWare Funktionen in abas
  • Datenübernahme aus DMS-Altsystem

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Arbeiten mit DocuWare innerhalb von abas ERP

Komfortabel und effizient: Alle Dokumente in abas ERP zu einem z.B. Bestellvorgang in separatem "DocuWare-Reiter" anzeigen lassen.

DocuWare On-Premise oder Cloud:
gleiche Funktion & Design

Wählen Sie die Bereitstellung von DocuWare DMS, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. DocuWare Cloud und DocuWare als On-Premises-Lösung basieren auf dem gleichen Code. Beide Lösungen bieten Ihnen damit nahezu das Gleiche bei Funktionsumfang, intuitiver Benutzeroberfläche und Integrationsmöglichkeiten.

Perfektes Team: Nahtlose Integration von DocuWare Archivsystem in die Unternehmenssoftware abas ERP.

Belege archivieren & finden

DocuWare DMS bietet eine schnelle, zuverlässige und revisionssichere Archivierung, Verwaltung  und Organisation von Papierbelegen, Office-Dokumenten, E-Mails, Zeichnungen, Projektpläne und sonstigen Informationen Ihres Unternehmens.

Elektronische Dokumente können z.B. einfach per Drag & Drop in abas ERP archiviert werden. Papierbelege lassen sich mithilfe angebundener Multifunktionsgeräte einscannen und einem Vorgang zuordnen. Die optische Texterkennung (OCR) wandelt dabei die Bildinformationen in ein per Volltextsuche durchsuchbares Textformat um. Zusätzlich zur Volltextsuche lassen sich Dokumente mithilfe zahlreicher Suchmöglichkeiten und -kriterien in Sekundenschnelle finden.

Einblicke aus der Praxis

Beispielvideo (Länge: 1:15 min)

Geschäftsprozesse nahtlos integriert in abas ERP

Ob im Kundenservice, Vertriebsinnen- bzw. -außendienst, im Einkauf, in der Buchhaltung oder im Management - profitieren Sie von der tiefen Integration des Dokumentenmanagements in Ihre Geschäftsprozesse im ERP. Belege und Dokumente aus dem ERP-System werden beim Drucken automatisch indexiert und archiviert. Damit steht Ihnen die gesamte Belegkette an digitalen Dokumenten zu einem Geschäftsvorgang zentral zur Verfügung - von Anfrage, Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung über Lieferschein und Rechnung bis hin zur sämtlichen Korrespondenz.

Der Dokumentenaufruf erfolgt über die in abas ERP integrierte Vorgangs- und Dokumentenansicht. Sie betrachten eine Rechnung im ERP und erhalten somit automatisch, ohne aufwändige Suche, alle zugehörigen Belege direkt im ERP-Dashboard angezeigt.

abas ERP Screenshot im Vorgang und alle Belege werden angezeigt.

Abas ERP Eingangs- und Ausgangsdokumente archivieren

Ein zentrales Archiv ist die Basis jedes modernen und zukunftsfähigen ERP-Systems wie abas ERP. Zentrale Datenbanken verknüpfen alle Bereiche und Module einer ERP-Lösung, wie Warenwirtschaft, Produktion, Finanz- oder Personalwesen, indem sie jeder Anwendung die jeweils relevanten Daten und Dokumente zur Verfügung stellen.

Generell werden alle Kunden bzw. Lieferanten und Artikel als Stammdaten aus abas ERP mit DocuWare abgeglichen und vervollständigt, damit überall die gleiche Datenbasis zur Verfügung steht.

1. DMS-Integration im Einkauf

Im Einkauf fällt eine Vielzahl von Belegen an, diese Belege werden automatisch in DocuWare archiviert.

Ein Auszug sind:

  • EK Anfrage
  • EK Bestellung
  • EK Rahmenauftrag
  • EK Rücklieferschein
  • EK Lieferstornierung.

Folgende Belegarten können beispielhaft als externe Dokumente dem abas-ERP Vorgang über DocuWare zugeordnet werden.

Das sind:

  • EK Angebot
  • EK Auftragsbestätigung
  • EK Lieferschein
  • EK Rechnung
  • EK Gutschrift
  • EK Mahnung
  • EK Korrespondenz
  • Produktinformation.

Nicht zu vergessen sind natürlich sämtliche Verträge, die der Einkauf abschließt.

Mit der abas-DocuWare Schnittstelle finden Sie alle wichtigen Dokumente innerhalb eines Vorgangs und erleichtern das tägliche Doing.

2. DMS-Integration im Verkauf

Im Bereich Verkauf können aus abas-ERP oder auch aus einem CRM wie z.B. Genesis World oder SMARTCRM folgende Belegarten archiviert werden.

Ein Auszug sind:

  • VK Angebot
  • VK Auftragsbestätigung
  • VK Rahmenauftrag
  • VK Lieferschein
  • VK Rechnung
  • VK Gutschrift
  • VK Proforma Rechnung

Folgende Belegarten können beispielhaft als externe Dokumente dem abas-ERP Vorgang über DocuWare zugeordnet werden.

Das sind VK Anfrage, VK Bestellung, VK Korrespondenz, Produktinformation oder auch Rückläufer Dokumente (VK Lieferschein, VK Rücknahmeschein, VK Lieferstornierung), bei welchem bereits beim Druck aus abas-ERP ein Barcode angedruckt wurde, können gescannt und archiviert werden.

Auch hier werden Verträge, wie zum Beispiel NDA in DocuWare archiviert.

Direkte DocuWareverknüpfung innerhalb der abas ERP Projektvorgänge: Alle zugeordneten Belege innerhalb eines Vorgangs.

3. DMS-Integration in der Finanzbuchhaltung

Die FiBu spielt gerade bei der Rechnungsarchivierung eine große Rolle. Hier werden Genehmigungs- und Kontrollmechanismen aus DocuWare direkt mit abas ERP verknüpft. Der FiBu-Bereich kann bis zur Buchung voll automatisiert werden. Sämtliche produktionsrelevanten Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen können automatisiert über Prozesse gesteuert werden.

Intelligente Schnittstelle: Automatische Statusübergabe bei der z.B. Rechnungsfreigabe in DocuWare wird der Rechnungsstatus in abas ERP aktualisiert.

4. DMS-Integration in der Fertigung

Bearbeitet Betriebsaufträge und Fertigungskarten können selbstverständlich auch in der Produktion den Vorgängen nach der Fertigung zugeordnet werden.

5. DMS-Integration im Qualitätsmanagement

DocuWare unterstützt Sie dabei das Handbuch zu verwalten und aktuell zu halten, es stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Wie alle QM-Dokumente ist auch das Handbuch der Dokumentenlenkung unterworfen, d.h. jeder Teilschritt von der Erstellung über die Bearbeitung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung muss nachvollziehbar sein. Dank Workflowanbindung sorgt DocuWare für einen korrekten Lenkungslauf, dokumentiert alles ISO-konform und legt Ihre Dokumente ab. Alle Bearbeitungsschritte werden dann mit der jeweiligen Version zusammen gespeichert und Änderungen können transparent nachvollzogen werden.

6. E-Mail-Archivierung

Heute wird die Kunden- und Lieferantenkorrespondenz größtenteils per E-Mail umgesetzt und genau dann wird es schwierig, da die Postfächer persönlich verwaltet werden.

Mit Microsoft Outlook im Einsatz, erledigt das DocuWare Ad-In die E-Mail-Archivierung direkt vorgangsbezogen in Verbindung mit abas ERP. Sämtlich archivierten E-Mails stehen somit sofort allen berechtigten abas Anwendern zur Verfügung.

Einblicke aus der Praxis: 
z.B. Rechnungsworkflow

01: Digitaler Rechnungseingang

  • Neue Eingangsrechnungen gelangen zur Prüfung in den DocuWare Briefkorb.
  • Der digitale Rechnungseingang erfolgt über eine zentrale E-Mail-Adresse.
  • Neue Rechnungen werden in einer Aufgabenliste in DocuWare dargestellt.
  • Über einen elektronischen Stempel, erhalten die neuen Dokumente eine fortlaufende Nummer, die sie eindeutig kennzeichnet.

Produktvideo (Länge: 3:43 min)

02: Belegerfassung in abas

  • Bei der Belegerfassung in abas ERP werden die externe Belegnummer und die fortlaufende Nummer erfasst, um den Beleg eindeutig dem Datensatz in abas ERP zuzuordnen.
  • Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung, bzw. den Zahllauf gesperrt.

03: Rechnungsfreigabe

  • Aus dem in abas ERP vorgebuchten Beleg, übernimmt DocuWare den Status "zur Prüfung".
  • Der DocuWare Workflow zur Rechnungsprüfung wird gestartet und dem Prüfer zugewiesen.
  • Der Prüfer gibt die Rechnung frei oder lehnt diese ab, wodurch sich deren Status entsprechend ändert.
  • Der dadurch neue Status der Prüfung, "freigegeben" oder "abgelehnt", wird im Anschluss an abas ERP übergeben.

04: abas Statusübernahme

  • Der von DocuWare an abas ERP übergebene Status "freigegeben" bzw. abgelehnt, wird von abas ERP dem Datensatz zugeordnet.
  • Freigegebene Rechnungen lassen sich buchen, bzw. in den Zahllauf übergeben.

DocuWare in abas ERP:
Datenübernahme aus abas Alt-Archiven

Viele unserer DocuWare-abas ERP-Kunden hatten bereits ein Dokumentenmanagement im Einsatz. Um Dokumente aus dem z.B. HABEL oder Proxess DMS-Archiv in das DocuWare-Archiv zu überführen, müssen diese aus dem vorhandenen DMS exportiert werden. Eine automatisierte DMS-Migration umfasst die Vorbereitung, Extrahierung und Transferierung von Dokumenten & Metadaten.

Den Import nach DocuWare erledigt dann ein automatisierter Dateiimport. Dieser liest die Dokumente ein, erkennt die Indexdaten und archiviert die Dokumente im ausgewählten DocuWare-Archiv mit den zugewiesenen Indexdaten

Für die abas ERP Integration ist eine bewährte Standardlösung in DocuWare verfügbar. Auf Wunsch können natürlich individuelle Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden.

Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zur Übernahme der Altdaten aus z.B. Habel DMS, Proxess, Elo, StarkeDMS, InfoOffice, M-Files, Easy Software, windream, Therefore usw. in Ihr neues Dokumenten-Management-System.

Sprechen Sie uns an.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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Microsoft Dynamics Business Central Dokumenten-Management-System

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Go digital!

Dokumenten-Management-System integriert in Microsoft Dynamics Business Central

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

DocuWare DMS & Microsoft Dynamics Business Central – Ein perfektes Team

Im Praxisvideo zeigen wir Ihnen, wie unsere DocuWare Consultants das nahtlose Zusammenspiel von Microsoft Dynamics Business Central (BC) und dem Dokumenten-Management-System DocuWare realisiert haben.

  • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
  • Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang, -Freigabe  oder Wareneinkauf
  • Übernahme der Daten und Stati

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central (BC)

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in Microsoft Dynamics Business Central
  • DocuWare Funktionen in Microsoft Dynamics Business Central
  • Digitaler Rechnungseingang

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DocuWare Integration in Microsoft Dynamics Business Central:
Einblicke aus der Praxis

Alle elektronischen Belege von Microsoft Dynamics Business Central in DocuWare archiviert

  • Die DocuWare Integration in Microsoft Dynamics Business Central ermöglicht die Darstellung von Belegen, die sich im DocuWare Archiv befinden, innerhalb der Benutzeroberfläche per Beleglink.

  • Von hier aus lassen sich Belege direkt anzeigen.

  • Alle DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung.

  • Durch die Integration von DocuWare in Microsoft Dynamics Business Central werden innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central alle dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege vollständig und übersichtlich angezeigt.

Praxisvideo (Länge: 3:27 min)

DocuWare in Microsoft Dynamics Business Central:
Rechnungsworkflow

Digitaler Rechnungseingang

  • Ablage einer Eingangsrechnung aus dem DocuWare Briefkorb
  • automatische Belegauslesung der relevantern Verschlagwortungskriterien und Übernahme in DocuWare
  • automatischer Start des Workflows mit der Aufgabe einen Rechnungsprüfer zuzuweisen
  • Aufgabe Rechnungsprüfung und Freigabe der Rechnung
  • Aufgabe Abschluss mit Kontierung der Rechnung
  • der Splitbetrag wird mit dem Nettobetrag gefüllt. Die Werte für Konto, Steuerschlüssel und Kostenstelle werden aus BC bereitgestellt
  • Anzeige in Microsoft Dynamics Business Central „Eingehende Belege“. Hier werden alle aus DocuWare übergebenen Eingangsrechnungen angezeigt, die noch nicht gebucht wurden.
  • mittels des Beleglink kann das dazugehörige Dokument aus DocuWare mit allen Anmerkungen/Stempeln angezeigt werden.
  • Anzeige der übergebenen Daten und Erstellung der Rechnung nach Standardvorgabe
  • Buchen der Rechnung und Erstellung einer gebuchten Einkaufsrechnung. (Diese kann wie im Video 1 gezeigt auch an DocuWare übergeben werden.)

Produktvideo (Länge: 3:26 min)

Sie sind interessiert?

Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

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DATEV DMS classic wird eingestellt

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Schnittstellen & Integrationen

DATEV DMS classic endet zum 31.12.2023

Die Zusage für Wartung und Service - und damit der Einsatz von DATEV DMS classic (ehemals: Saparion) - endet verbindlich zum 31.12.2023. 

Gerne stellen wir Ihnen hier das Dokumenten-Management-System DocuWare vor, dass sich nahtlos in Ihre DATEV-Umgebung integriert. Alle Rechnungen werden langfristig, revisionssicher und GoBD-konform im elektronischen Archiv gesichert. Verknüpfen Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Belegen und greifen Sie aus DATEV jederzeit darauf zu.

DocuWare DMS & DATEV – Ein perfektes Team

Mit DocuWare sind der Austausch und die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente und Rechnungen innerhalb Ihres Unternehmens ein Kinderspiel.

Unabhängig davon, ob Sie als selbstbuchender Mandant mit DATEV Rechnungswesen arbeiten oder ob Sie per DATEV Unternehmen Online die Belege zur Buchung an Ihren Steuerberater geben, die Integration mit DocuWare macht die Rechnungsverarbeitung einfach und transparent.

Sie starten mit dem Scannen der Rechnungen und deren Import in DocuWare. Im Zuge der Archivierung werden rechnungsrelevante Daten wie Kreditorenname, Betrag oder auch Fälligkeit automatisch ausgelesen. Diese Daten werden in DocuWare als Indexkriterien den Dokumenten hinzugefügt und als Buchungsdaten an DATEV übergeben. Manuelles Eintippen bleibt Ihnen dadurch ebenso erspart wie zeitraubende Fehlerkorrektur nach Zahlendrehern.

Erfolgreich zum ZIel

Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung. 

Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.

Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management

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Abkündigung des DATEV o. Saparion DMS Archiv:
Befassen Sie sich unbedingt schon jetzt mit dem Produktwechsel

Gerne zeigen wir Ihnen, wie sicher Sie die bereits digitalisierten und archivierten Dokumente und Daten aus Ihrem bisherigen Alt-Archiv zu DocuWare übertragen können. Ein Wechsel ist jederzeit möglich.

  • Übernahme der exportierten Dokumentdateien gemäß Export aus DATEV ohne Formatumwandlung
  • Anpassung des Feldmappings von DATEV zu DocuWare möglich
  • Übernahme der in DATEV vorhandenen Indexdaten
  • Übergabe fester oder in DATEV berechneter Werte an DocuWare
  • Formatkonvertierung von TIF/JPG nach PDF möglich
  • Komprimierung der TIF-Dateien nach TIFF-G4 möglich

Rechtzeitige Planung gegen lange Wartezeiten

Um einen rechtzeitigen Wechsel zu einer Nachfolgelösung für DATEV DMS classic bis spätestens 31.12.2023 zu realisieren, empfehlen wir Ihnen, sich schon jetzt zu einer Nachfolgelösung beraten zu lassen. Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten wie Sie mit DocuWare und DATEV schnell und effizient arbeiten können. 

Sprechen Sie uns an. 

  • Umsetzung innerhalb von 4 Wochen

    DocuWare Cloud Integration in DATEV beim Bayrischer Tennisverband

    Zum Praxisbespiel

  • Prozessoptimierung mit DocuWare

    DocuWare Cloud Integration in DATEV bei Ingenieurbüro LAFUMA 

    Zum Praxisbespiel

  • Effiziente Workflow-gesteuerte Abläufe

    DocuWare On-Premise Integration in Canias ERP-System und DATEV bei Mo-MA Elektro Aggregate Service GmbH

    Zum Praxisbespiel

DocuWare Intergration in DATEV

Unabhängig von der verwendeten DATEV Lösung können Sie sich in DocuWare jederzeit Ihre Rechnungen anzeigen lassen.

Anhand der Volltextsuche liefert Ihnen DocuWare sekundenschnell die passenden Ergebnisse. Je nach Ablagestruktur können Sie sich, z.B. die passenden Rechnungen innerhalb Ihrer Projekte, nach einem Lieferanten oder Kostenstelle anzeigen lassen.

DATEV Rechnungswesen (ReWe)

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Produktvideo:
Datev Rechnungswesen mit DocuWare (Länge 8:50 min)

  • Für eingehenden und ausgehende Rechnungen sowie Gutschriften
  • Indexwerte von DocuWare als Buchungsdaten in DATEV verwenden
  • Inhalte aus DocuWare Tabellenfeldern für Splitbuchungen nutzen
  • Möglichkeiten der Datenübertragung:
    • per DATEVconnect direkt in die Stapelverarbeitung von DATEV Kanzlei Rechnungswesen
    • als Buchungsvorschläge beim Belege-Buchen in DATEV
    • als EXTF-Datei
  • Belege für den Export auf Basis von DocuWare Statusfeldern automatisch auswählen
  • Neuen Statuswerts an DocuWare nach Import des Buchungsstapels  bzw. nach Erstellung der EXTF-Datei zurückgeben
  • Digitalen Beleglink generieren, um direkt aus DATEV den passenden Beleg in DocuWare aufzurufen
  • Bereitstellung der Stammdaten aus DATEV: Sachkonten, Kostenstellen, Kreditoren, Debitoren sowie OPOS, also bezahlte und offene Posten, können zeitgesteuert automatisch an DocuWare übertragen werden. Die Datenübergabe ist mandantenübergreifend möglich, der Datenzugriff erfolgt per DATEVconnect.
  • Mandantenfähig: Mandanten per DocuWare Archiv oder aus einem gemeinsamen Archiv über ein DocuWare Feld „Mandant" auswählen
  • Installation erfolgt lokal auf Ihrer Server-Infrastruktur mit Windows Betriebssystem

DATEV Unternehmen Online (DUO)

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Produktvideo:
DATEV Unternehmen Online mit DocuWare (Länge 4:36 min)

  • Für eingehenden und ausgehende Rechnungen sowie Gutschriften
  • Indexwerte von DocuWare als Buchungsdaten in DATEV verwenden
  • Inhalte aus DocuWare Tabellenfeldern für Splitbuchungen nutzen
  • Datenübertragung per DATEV Belegtransfer - Möglichkeiten:
    • nur Belegbild, mit oder ohne Anmerkungen aus DocuWare
    • Belegbild und Buchungsdaten
    • zusätzlich Zahlungsbedingungen und Bankdaten (Zahlungsempfänger)
  • Steuerberater greift direkt auf die Belege mit den Buchungsdaten in DUO zu und bearbeitet diese in seinem Kanzlei Rechnungswesen
  • Belege für den Export auf Basis von DocuWare Statusfeldern automatisch auswählen
  • Neuen Statuswerts an DocuWare nach Erstellung der Übertragungsdatei zurückgeben
  • Optional: Belege vor der Übertragung in der Schnittstelle manuell selektierten
  • Mandantenfähig: Mandanten per DocuWare Archiv oder aus einem gemeinsamen Archiv über ein DocuWare Feld „Mandant“ auswählen
  • Installation erfolgt lokal auf Ihrer Server-Infrastruktur mit Windows Betriebssystem

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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Weiterlesen: DATEV DMS classic wird eingestellt

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ADDISON Finanzbuchhaltung

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Go digital!

DocuWare DMS integriert in ADDISON Finanzbuchhaltung

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

DocuWare DMS & ADDISON – rechtssicher & GoBD-konform

Integrieren Sie das DocuWare Dokumenten-Management-System in Ihr ADDISON-System und archivieren Sie Ihre Rechnungen langfristig, revisionssicher und GoBD-konform im elektronischen Archiv. 

  • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
  • DocuWare als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar
  • Rechnungsinhalte automatisch auslesen und als Buchungsdaten übergeben
  • Arbeiten mit Workflows, z.B. Rechnungsprüfung - und -freigabe
  • Übernahme der Daten und Dokumente aus dem DMS-Alt-Archiven möglich

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie die vielfältigen und komfortablen DocuWare-Funktionen nutzen können.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in abas
  • DocuWare Funktionen in abas
  • Datenübernahme aus DMS-Altsystem
  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
  • Referenzbericht

DocuWare Integration in ADDISON:
Einblicke aus der Praxis

Alle elektronischen Belege in ADDISON

  • Die DocuWare Integration in ADDISON ermöglicht das Aufrufen von Belegen, die sich im DocuWare Archiv befinden, über einen direkten Beleglink bzw. Verknüpfung aus ADDISON.

  • automatische Übergabe der Rechnungsinformationen bzw. Metadaten von DocuWare an ADDISON als Buchungsstapel oder EXTF-Datei

  • Status- und Stammdatenübergabe von ADDISON an DocuWare

  • vollintegrierte Dokumenten-Suche und Beleganzeige innerhalb von ADDISON  - ohne Verlassen der Benutzeroberfläche

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Produktvideo (Länge: 1:00 h)

DocuWare Integration in ADDISON:

01: Digitalisieren des Rechnungseingangs

Bevor wir mit der Rechnungsverarbeitung starten können, zeigen wir Ihnen gerne, welche aktuell technologischen Möglichkeiten zur effizienten Digitalisierung von Rechnungsdokumenten zur Verfügung stehen.

Intelligente Software verbindet Scanner, Drucker, Kopierer oder Multifunktionssysteme mit Ihrer Unternehmens-IT. Mit den verschiedenen Scan-Lösungen können sie höchst effizient Aufgaben, Funktionen und Arbeitsschritte zusammenfassen und automatisieren.

... Multifunktionssystem

Papierhafte Rechnungsbelege können beispielsweise standardisiert am Druck- bzw. Multifunktionssystem per Tastenwahl "DocuWare" gescannt, mit Metadaten versehen und automatisiert an DocuWare übermittelt werden. 

Höchste Performance für Ihre Arbeit: Die Duplex-Scann-Einheiten der neuen RICOH IM C XX10A-Klasse scannen 150 Einzel- bzw. 300 Doppelseiten pro Minute in einem Durchlauf. Das spart ernorme Arbeitszeit.

... mobile Scan-Lösung

Mobile Scan-Lösungen über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

Die Bedienung erfolgt intuitiv und einheitlich per Auswahl und übermittelt das Dokument und die Metadaten direkt an DocuWare.

... Dokumentenscanner

Mit dem DocuMen Netzwerkscanner können Sie papierhafte Rechnungsbelege per Tastenwahl "DocuWare" direkt in den Ablagedialog des Dokumennten-Management-Systems scannen.

Komfortabel können Sie die Dokumente mit Metadaten versehen und an DocuWare übermittelt. Der Duplex-Scanner verarbeitet 30 Seiten pro Minute, Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf.

... Schnittstellenanbindung

Dokumente, die Sie bereits digital erreichen, können rechtskonform, per Schnittstellenanbindung z.B. direkt aus dem E-Mail-Programm oder dem elektronischer Rechnungseingang, an DocuWare übermittelt werden.

Des Weiteren können elektronische Dokumente direkt aus einer Anwendung bzw. App an DocuWare übermittelt werden.


02: Belegerfassung in DocuWare

Die beim Scannen ausgelesenen Informationen bzw. Daten werden an DocuWare übergeben. Darüber hinaus lernt DocuWare mit jeder Rechnung das intelligente IndexierenAlle rechnungstypischen Daten werden automatisch ausgelesen, wie zum Beispiel der Kreditorenname, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, das Leistungsdatum sowie die Netto- und Bruttobeträge.

Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung, bzw. den Zahllauf gesperrt.


03: Prüfung der Rechnung

  • sachliche / rechnerische Prüfung
  • Erfassung buchungsrelevanter Daten
  • automatisierte Workflows mittels Berechtigungskonzept
  • automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Prüfer/-In über Aufgaben: "Bitte Rechnung freigeben."

04: Freigabe der Rechnung

  • automatisierte Workflows mittels Berechtigungskonzept
  • automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Prüfer/-In über Aufgaben
  • Freigabe mittels digitalem Stempel
  • Änderung des Dokumentenstatus

05: Ausgabe und Import in Addison Scannen-Buchen-Archivieren-Modul oder per Buchungsstapel

  • Ausgabe des geprüften Beleges mit den erfassten Informationen
  • Export des Belegbildes inkl. Metadaten
  • automatisierter Import in ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren-Modul (SBA-Modul) z.B. definierte Zeitsteuerung
  • Ausgabe des geprüften Belege mit den erfassten Informationen
  • Erzeugung einer Buchungsdatei aus DocuWare (.csv)
  • automatisierter Import ADDISON (inkl. Aufteilungsbuchung)

06: Belege in Addison

  • Vervollständigung und ggf. Aufteilung der Buchung
  • Plausibilitätsprüfung bei der Verbuchung in ADDISON / SBA
  • Einbettung der Dokumenten-Verknüpfung innerhalb von Addison
  • komfortabler Aufruf der Rechnung aus "Buchen im Dialog",  Kontenblatt bzw. Controllingtool 
  • Anzeige des zugehörigen Beleges im Webclient
  • STATUS-Übergabe an DocuWare

07: Status- und Stammdaten-Übergabe

  • Statusübergabe von ADDISON an DocuWare
  • Rechnung kann nach der Verbuchung automatisch in DW als „gebucht“ gekennzeichnet werden
  • Rechnung kann nach der Zahlung mit ADDISON Finanzbuchhaltung automatisch als „bezahlt“ gekennzeichnet werden
  • Nach Zahlung mit der ADDISON Finanzbuchhaltung kann automatisch ein „Bezahlt-Stempel“ auf das Dokument aufgebracht werden
  • Stammdaten-Übergabe von ADDISON an DocuWare, z.B. Kreditoren, Sachkonten, Steuerschlüssel, Kostenstellen, Kostenträger oder Zahlungsinformationen

08: Vollintegrierte Dokumentensuche

  • Vollintegrierte Dokumenten-Recherche nach allen Indexierungskriterien ohne die ADDISON Oberfläche verlassen zu müssen. 

  • Alle archivierten Rechnungen werden vollständig und übersichtlich angezeigt. 

  • Ein weiterer Vorteil ist die Volltext-Durchsuchbarkeit der Dokumente. Egal, ob Sie beispielsweise nach Lieferanten, Bestell- oder Vorgangsnummer suchen, Sie erhalten die Ergebnisse sofort per Mausklick.

  • Reduzierung von Recherche-Zeiten

DocuWare in Kombination mit STREAMLINE NX® sind dafür gemacht, mit Ihren IT-Systemen zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. 

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

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Weiterlesen: ADDISON Finanzbuchhaltung

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Digitales Bestellmanagement

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Go digital!

Digitales Bestellmanagement
für Wareneinkauf

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung. Abhängig vom Digitalisierungsgrad übernehmen unsere branchenübergreifenden Businesslösungen definierte Aufgaben und bieten bestmögliche, technische Unterstützung als Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Hier zeigen wir Ihnen, wie TANTZKY selbst mit digitalen Workflows schneller und effizienter arbeitet.

Digitales Bestellmanagement – schnell und effizient vom ersten Tag an.

Als Teil unseres hauseigenen TANTZKY MPS Outputkonzeptes verfügen all unsere Multifunktionssysteme über die All-In-One-Lösung STREAMLINE NX®. So verbinden wir unternehmensweit alle Druck- und Multifunktionssysteme direkt mit unserer Unternehmens-IT. Des Weiteren arbeiten wir hausintern mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare zur rechtskonformen Archivierung unserer Dokumente.

Seit Umstellung bzw. Optimierung unseres Bestellprozesses arbeiten wir täglich über alle Abteilungen hinweg, von Einkauf / Beschaffung, Lager, über Technik, Vertrieb, bishin zur Verwaltung bzw. Buchhaltung und profitieren von den vielen Vorteilen der intelligenten Business-Lösung.

Vorteile

  • Kosteneinsparung
  • Steigerung von Effektivität und Effizienz
  • Beschleunigung der Prozesse
  • Steigerung der Transparenz innerhalb des Bestellprozess
  • Steigerung der Aussagefähigkeit und des Kunden-Services

 

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Ausgangsbasis

Bei TANTZKY legen wir besonderen Wert auf eine kontinuierliche sowie effiziente Weiterentwicklung unserer Geschäftsprozesse. Somit lag es nah, dass wir unseren bis dato teildigitalisierten Bestellprozess optimieren und beschleunigen wollten.

Die Herausforderung bestand darin, die einzelnen Arbeitsschritte des Bestellmanagement mit den jeweiligen Papierdokumenten, wie z.B.  unsere internen Bestelldokumente, handschriftliche Wareneingangsprüfung bzw. Lieferantenlieferscheine zu automatisieren und dem digitalen Prozess an der richtigen Stelle zu übergeben.

  • komplexer, unternehmensweiter Vorgang mit zahlreichen, verschiedenen papierbasierten Arbeitsschritten und Dokumenten, teilweise mit handschriftlichen Inhalten bzw. Notizen 
  • manuelle Zuordnung der Scan-Ziele an den Multifunktionssystemen
  • Original-Papierdokumente versenden mit Hauspost 
  • Automatisierung und Beschleunigung durch vordefinierte Dokumenten-Workflows
  • strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage der elektronischen Belege in DocuWare DMS 
  • Übernahme der Informationen in unser Warenwirtschaftssystem
  • Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten

Digitales Bestellmanagement:
Vorüberlegungen & Vorbereitung

Digitales Arbeiten beschleunigt Prozesse und lässt uns nachhaltiger und innovativer arbeiten. Hierbei haben wir gemeinsam, abteilungsübergreifend mit den MPS sowie MDS Spezialisten unseren Weg zum digitalen Bestellmanagement / Wareneinkauf entwickelt.

Hierfür wurden verschiedene Arbeitsschritte effizient zusammengeführt und spezielle Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert und den einzelnen Workflows hinterlegt. Vom Druck- bzw. Multifunktionssystem aus erhalten alle autorisierten Mitarbeiter standardisiert die Möglichkeit, die entsprechenden bearbeiteten Papier-Dokumente, wieder dem digitalen Prozess zu übergeben.

DocuWare DMS Schnittstelle in CAS genesisWorld

Über die erfolgreiche Integration von unserem digitalen Archiv in das CRM-System CAS genesisWorld (kurz: CAS GW) können wir alle archivierten Dokumente innerhalb der Benutzeroberfläche abrufen. 

  • In einem zusätzlichen Reiter werden sowohl eigene als auch externe Belege zum Vorgang aufgelistet.

  • Von hier aus lassen sich Belege direkt anzeigen.

  • Alle DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung.

  • Durch die Integration von DocuWare in CAS genesisWorld werden innerhalb von CAS GW alle dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege vollständig und übersichtlich angezeigt.

Hard- und Software

  • RICOH Druck- und Multifunktionssysteme unterschiedlicher Systemklassen
  • Software STREAMLINE NX® 
  • DocuWare ECM-/Dokumenten-Management-System
  • DocuWare DMS Schnittstelle in CAS genesisWorld
     

 

Aus der Praxis:
Detaillierter Beispiel-Workflow

1. Digitale Bestellungen – aus der Warenwirtschaft ins Dokumenten-Management-System

Nach erfolgreich abgeschlossenen Kundenauftrag und der dementsprechenden Warendispositionen werden die benötigten Artikel bestellt.

Das Einkaufsteam übermittelt unsere Bestellungen aus dem Warenwirtschaftssystem an DocuWare Dokumenten-Management-System. 

Mit der automatisch in DocuWare DMS verschlagworteten Bestellung startet unser digitaler Bestell-Prozess. 

Alle Informationen sind volltextdurchsuchbar, übersichtlich dargestellt und können direkt innerhalb der Projekte und Vorgänge im CRM-System CAS genesisWorld aufgerufen werden.

2. Anzeige aller dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege

Durch die direkte DocuWare DMS Schnittstelle werden in CAS genesisWorld, über einen zusätzlichen Reiter sowohl eigene als auch externe Belege zum Vorgang aufgelistet:

  • Bestellungen mit Statusüberwachung
  • Lieferantenlieferscheine zur Wareneingangsprüfung
  • zugehörige Rechnungen mit E-Mailschriftverkehr

Darüber hinaus können Sie auch alle zum Projekt archivierten Dokumente anzeigen lassen. z.B. Angebote, Aufträge, Verträge, Lizenzbriefe, Rechnungen, Schriftverkehr usw. 

Übersicht aller Belege zu einem Vorgang

3. Wareneingangsprüfung und Digitalisierung der Lieferantenlieferscheine

Wareneingangsprüfung auf Vollständigkeit 

Nach erfolgtem Wareneingang prüft unser Lager- und Logistikteam, ob die gelieferte Ware mit der Bestellung übereinstimmt. Danach werden die Bestellungen direkt im CAS genesisWorld aufgerufen und mittels digitalem Stempel freigegeben. 

Die Lieferantenlieferscheine sind i.d.R. in Papierform und werden am Multifunktionssystem gescannt, direkt an DocuWare mit Zusatzinformationen übertragen und dem digitalen Prozess an der richtigen Stelle zugeführt.

Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach wie möglich zu gestalten, erhalten die autorisierten Kollegen mittels eines Dropdownfelds die direkten Auswahlmöglichkeiten der Workflows am Multifunktionssystem direkt hinterlegt.

4. Automatische E-Mail Benachrichtigung über Wareneingangsprüfung

Mit der Stempelfunktion im DocuWare startet im Hintergrund ein weiterer Workflow. Hierbei erhalten die zuständigen Mitarbeiter in der Verwaltung eine E-Mailbenachrichtigung mit einem entsprechenden Link zum Datensatz, dass ein Wareneingang erfolgte und nun im Warenwirtschaftsprogramm weiterbearbeitet werden kann.

5. Paralleler Start des Rechnungsworkflows

Parallel startet ebenfalls der Rechnungseingangsprozess in der Buchhaltung mit Prüfung, Freigabe, Übermittlung an DATEV und Bezahlung der Rechnung – natürlich mit automatisierten Workflows.

Hier erfahren Sie mehr: Digitaler Rechnungseingang und Prüfungsworkflow

6. Archivierung der Dokumente

Alle archivierten und dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege werden vollständig und übersichtlich angezeigt. Ein weiterer Vorteil ist die Volltextdurchsuchbarkeit der Dokumente. Egal, ob Sie beispielsweise nach Lieferanten, Bestell- oder Vorgangsnummer suchen, Sie erhalten die Ergebnisse sofort per Mausklick.

STREAMLINE NX® und DocuWare sind dafür gemacht, mit Ihren IT-Systemen zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. 

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

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Weiterlesen: Digitales Bestellmanagement

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