DocuWare On-Premise

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DocuWare On-Premise


Sicher und skalierbar

DocuWare als On-Premises-Lösung und DocuWare Cloud basieren auf dem gleichen Code.

Beide Dokumenten-Management-Lösungen bieten Ihnen damit nahezu die Gleiche Ausgangsbasis bei Funktionsunterstützung, intuitiver Benutzeroberfläche und Integrationsmöglichkeiten. 

Entscheiden Sie sich je nach Anforderung und Unternehmensgröße für die passende Server-Lizenz und erweitern Sie die enthaltenen Standardfunktionen bei Bedarf mit zusätzlichen Modul-Lizenzen.

Eine Übersicht der integrierten Modul-Lizenzen finden Sie im nächsten Punkt.

Außerdem möglich ist eine hybride Lösung, die Services aus der Cloud und lokale Software kombiniert. Zum Beispiel, um DocuWare Cloud als Archiv-Backup eines On-Premises-Systems zu nutzen, bei On-Premises den Cloud-Service Intelligent Indexing einzusetzen oder DocuWare Cloud in jedes lokale ERP zu integrieren. Die Informationen fließen reibungslos und unterbrechungsfrei hin und her, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

DocuWare Logo im Vodergrund, Laptop mit Screenshot von DocuWare Suchmaske, Im Hintergrund Serverfarm

DocuWare Funktionen, Features und Module

Steigern Sie Ihre Produktivität und nutzen Sie die professionellen Funktionen für Ihr Dokumenten-Management und beschleunigen Sie Ihre Workflows. Gerne beraten wir Sie, welche Funktionen und Module Ihre Arbeitsweise optimal unterstützen bzw. ergänzen. 

Informationen erfassen und organisieren

  • Screenshot DocuWare Intelligent Indexing mit Beispielrechnung des Stahlwerk München

    DocuWare Intelligent Indexing

    Daten aus Scans, PDFs und anderen Dokumenten

    • Automatische Indexierung
    • Intelligente Verschlagwortung
    • Maschinelles Lernen
    • Indexkorrekturen
  • Business-Meeting im Cafe, zwei Menschen im Gespräch

    DocuWare Mobiler Upload

    Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android

    • mobiler Zugriff
    • Formulare ausfüllen, unterzeichnen und freigeben
    • Workflows anstoßen
    • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
  • Laptop Screenshot von DocuWare Volltextsuche

    DocuWare Volltext-Index

    Automatisch Volltext durchsuchbar

    • Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
    • Volltext durchsuchbare Dokumente
    • präzises Suchen
    • Volltextrecherche
  • Ricoh IM C3000 auf Smart Operation Panel TANTZKY Benutzeroberfläche mit Funktionstasten pdf, Word, Excel, DocuWare zum Direktscannen nebendran Arbeitsplatz mit DocuWare Screenshot, im Vordergrund Symbole Doc, xls und pdf

    Scannen und Klassifizieren

    Automatisch Indexieren beim Dokumenten-Import

    • Scannen Sie am Multifunktionssystem, Hochgeschwindigkeitsscanner oder mobil über die PaperScan App 
    • automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt, abgelegt  im richtigen Archiv
  • Automatischer Datenaustausch

    Daten synchronisieren und automatisch vervollständigen

    • Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
    • einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
    • einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
    • automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung
  • Laptop mit DocuWareScreenshot Formular Meldung zur Sozialversicherung

    Formulare zur Datenerfassung

    Strukturierte Daten-Erfassung für Jedermann und von überall

    • webbasierte Formulare über Editor per Drag'n'Drop gestalten ohne Programmieraufwand
    • veröffentlichte Formulare in jedem Browser aufrufbar
    • automatische Optimierung für alle mobilen Geräte
    • Verknüpfung mit Workflowautomatisierung
  • Barcode-Beispiel Laptop im Vordergrund, mit DocuWare Screenshot im Hintergrund

    Barcode Erkennung

    Automatisch Digitalisieren anhand des EAN-, QR- oder Postal-Codes

    • Automatisieren Sie Ihren Dokumenten-Import
    • Unterstützung aller gängigen Barcode-Typen 
    • Regeln definieren, Barcode automatisch auslesen und vollständig indexieren
  • DocuWare Screenshot Datei-Import

    Datei-Import

    Automatisch Importieren und vollständig indexieren

    • Automatischer Dokumenten-Import anhand von Metadadaten, Dokument-Inhalten oder auch Barcode
    • Regeln definieren, automatisch auslesen und Dokumente vollständig indexieren
    • Unterstützung aller gängigen Barcode-Formate
  • DocuWare Screenshot von Windowsordnern

    Import von Windowsordnern

    Verschieben und Archivieren ganzer Ordner

    • Automatischer Dokumenten-Import einzelner Dokumente oder kompletter Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv
    • Teilen, schützen und archivieren Sie die Informationen 
  • DocuWare Screenshot direkte Einbindung in MS Outlook Oberfläche

    E-Mails aus MS Outlook

    Nahtlos in Outlook integriert

    • E-Mail Archivierung und Direktsuche in Outlook integriert
    • intelligenter E-Mail-Import mit Indexdaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus ERP, Adressbüchern, usw.
    • Workflowintegration
    • GOBD-konform
  • Belege aus SAP

    Zertifizierte Schnittstelle zur Archivierung und Verwaltung

    • Langzeit-Archivierung von SAP-Dokumente: Drucklisten, REORG-Daten, Ausgangsbelege, Originale von Dokumentinfosätzen und mehr
    • unterstützt frühes und spätes Ablegen
    • weitere SAP-Module für Indexierung, Kontrolle und mehr
  • E-Mails aus beliebigen Accounts

    Zentrale E-Mail-Archivierung

    • E-Mail Archivierung von GMAIL, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients
    • GOBD-konform
    • Automatische Indexierung
    • Workflow-Einbindung
  • MS SharePoint

    Speichern, Indexieren und Suchen von Share-Point-Dokumenten

    • regelbasiertes Ablegen mit SharePoints Custom Actions und Custom Policies
    • automatische Vergabe von Index-Kriterien
    • Recherche in SharePoint schließt DocuWare-Suche mit ein
    • Integration in komplexe digitale Workflows 
  • Import beim Drucken

    Automatisiertes Speichern, Indexieren und Archivieren

    • direkte Archivierung alles Ausgangsbelege, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine usw.
    • unterstützt alle gängigen Produkte 
    • einschließlich automatische Indexierung

Dokumente verarbeiten und Workflows steuern

  • Digitale Bearbeitung

    Beschleunigen Sie Ihre Prozesse

    • Freigabe mittels digitalen Stempel
    • Kommentar-Funktionen
    • Bildkorrekturen
    • Originale direkt bearbeiten (Versionierung)
    • archivierte Originale bleiben erhalten
  • Aufgaben-Steuerung

    Schnelleres Arbeiten durch Workflow-Automation

    • Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben:
      z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, Genehmigungen, Wiedervorlagemappen
    • Abbildung von komplexen, mehrstufigen Prozessen
  • Mobiler Zugriff

    Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android

    • DocuWare to go
    • Mobiles Arbeiten
    • Zugriff auf Informationen 
    • aktueller Stand
    • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
  • Versionierung

    Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie

    • Originale direkt aus DocuWare aufrufen und bearbeiten
    • automatisches als neue Version speichern
    • Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie
  • Workflow-Automation

    Komplexe Geschäftsabläufe automatisieren

    • präzise Aufgabenzuweisung über Aufgaben-Listen
    • Fristen- und Terminregelung über Eskalationsstufen
    • automatisierte Vertretungsregelung
    • automatisierter Auslöser für Workflow-Start
    • aktivierte E-Mail-Benachrichtigung
  • Löschen-Workflows

    Regelbasiertes Entfernen von Dateien und Dokumenten

    • automatisierter Löschlauf nach definierten Parametern
    • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
    • Einhaltung von Datenschutz und rechtlichen Vorschriften
  • Klare Regeln und Ausnahmen

    Vorgaben der Dokumenten-Bearbeitung

    • detaillierte Definition der Regeln, Aktivitäten bzw. daraus resultierenden Aktionen
    • Festlegung der Ausnahmen-Szenarien
  • Termine und Fristen

    Koordination für Termin genaues Arbeiten

    • Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen 
    • Zuständigkeiten und Vertreterregelung
    • Koordination für termingerechtes Arbeiten
  • Vorkonfigurierte Lösungen

    Zentrale Geschäftsabläufe automatisiert

    • Implementierung vorkonfigurierter DocuWare-Prozesse
    • Rechnungseingang, Personal-Management, für Kommunen
    • Individualisierbar
    • sofort startklar
  • Kontroll-Dashboard

    Zugriff von überall

    • Aktueller Überblick über Prozessfortschritt
    • Projektentwicklung
    • Erfolgskontrolle 
  • Dynamische Limits

    Rechteverwaltung

    • Definition Rechte für Personen, Teams oder spezielle Benutzergruppen
  • Prozesse planen

    Visualisieren Sie Ihre Prozesse

    • einfach und intuitiv Prozesse darstellen 
    • in Echtzeit zusammenarbeiten
    • Prozesspläne als pdf- oder png-Dokument
  • Elektronische Signaturen

    Signaturverfahren und Sicherheitslevel

    • Unterstützung verschiedener Signatureverfahren
    • Wählen Sie anhand Ihrer Anforderungen
    • automatisierte Workflow-Intergration 
    • Archivierung Dokument und Signatur 
  • Nahtloser Datenexport

    Automatische Vernetzung der Datenbanken

    • Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
    • einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
    • einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
    • automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung

Inhalte abrufen und anzeigen

  • Flexible Suchfunktionen

    Beschleunigen Sie Ihre Prozesse

    • Direkteingabe Suchbegriffen
    • Vorauswahl von Stichworten
    • Suche nach Indexdaten
    • Volltextsuche
  • Mobiler Zugriff

    Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android

    • DocuWare to go
    • Mobiles Arbeiten
    • Zugriff auf Informationen 
    • aktueller Stand
    • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
  • Digitale Akten

    Klassische Ordnerstrukturen

    • Elektronische Archivierung aller aktenbezogenen Dokumente und E-Mails anhand von Projekt-, Mandanten- oder Mandatsnummern
    • Übernehmen Sie Ihre Strukturen für die Elektronische Aktenführung
  • Teilen

    Schnelles Senden oder Teilen von Dokumenten

    • Versenden von Links für einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen
    • Einbindung von URLs auf auf DocuWare-Dateien
    • Integration in Intra- bzw. Extranet möglich
  • Differenzierte Berechtigungen

    Datenschutz und Informationssicherheit

    • Dokumentenverschlüsselung
    • Kommunikationsverschlüsselung
    • Datentrennung in der Cloud
    • Datenspeicherung und Redundanz
    • Hybrid-Nutzung DocuWare Cloud als Archiv-Backup
  • Systemunabhängige Anzeige

    Unterstützung aller gängigen Dokumentenformate

    • Unterstützung aller Dokumentenformate
    • Browserunabhängig auf MAC, PC oder Linux
  • Verlinkte Dokumente

    Dokumente gemeinsam verknüpfen

    • unmittelbarer Aufruf verlinkter Dokumente
    • Inhalte gemeinsam abrufen und anzeigen
    • Verknüpfungsfunktion 
  • Wiedervorlage

    Koordination für Termin genaues Arbeiten

    • Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen 
    • Zuständigkeiten und Vertreterregelung
    • Koordination für termingerechtes Arbeiten
  • Integrierte Suche

    Direktsuche in beliebigem Programm

    • Direkte Anzeige der Suchergebnissse
    • Definition der Indexbegriffe
    • Integrationen in Anwendungen zum Beispiel für E-Mail, Portale, CRM, ERP, HR und in selbst entwickelte Software
  • Automatisches Anliefern

    Automatische Verteilung für definierte Dokumenten-Arten

    • Dokumenten-Verteilung  innerhalb der Workflows oder definierten Prozessen
    • Einhaltung Regeln, Fristen und Berechtigungen
  • Dokument-Pakete

    Archive und Dokumente für Dritte

    • Wissenstransfer an Dienstleister und Geschäftspartner
      schnelles Backup
    • Zugriff auf autarke Archiv-Dokumente
    • sicher und systemunabhängiger Dokumenten-Zugriff

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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