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Managed Document Services - MDS

Das Konzept

 

Ihr Weg zu MDS
Schritt für Schritt zum Erfolg

Ziel-Definition, Planung und Konzeption

Ziel-Definition, Planung und Konzeption

Wir besprechen mit Ihnen, in welcher Abteilung, bei welchen Dokumentenarten und welchen Vorgängen das größte Verbesserungspotenzial besteht.

Anbieterpräsentation

Anbieterpräsentation

Wir führen Ihnen DocuWare mit den Funktionen vor, die wir vorher als relevant ermittelt haben. Mit Ihren künftigen Anwendern und Entscheidungsträgern ermitteln wir den genauen Nutzen für Ihr Unternehmen und erstellen eine Kostenabschätzung. 

Beratung, Workshop und Betreuung der Anwender

Beratung, Workshop und Betreuung der Anwender

Bei etwas umfangreicheren Anforderungen erarbeitet unser Berater gemeinsam mit Ihnen die Details Ihrer künftigen Lösung und dokumentiert sie. Für diese ein- bis dreitägige Dienstleistung senden wir Ihnen vorab ein Angebot.

Umsetzung, ggf. Pilotierung

Umsetzung, ggf. Pilotierung

Entweder nach der Präsentation oder nach dem Workshop erhalten Sie unser detailliertes Angebot, in dem die Lösung und der zu erzielende Nutzen nochmals aufgezeigt werden. Jetzt entscheiden Sie, ob und wann Sie Ihr Dokumenten-Management einführen.

Go-Live!

Go-Live!

Nach der guten Vorarbeit kann Ihre DocuWare-Lösung in der Regel nach zwei bis fünf Tagen Installation, Konfiguration und Schulung live gehen.

Service und Support

Service und Support

Unser Expertenteam steht Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Funktionen & Technologie

1. Erfassen und Ablegen

Auch im digitalen Zeitalter zeigt unsere Erfahrung, dass viele Unternehmen ihr Informations- und Dokumentenmanagement papierbasiert abwickeln. Dabei „organisieren“ sie ihre Dokumente auf die klassische Weise: Archivräume, Schränke oder gar Kartons.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie Ihre Dokumentenablage effektiv und zukunftssicher organisieren können.

Schluss mit der Papierablage - Dokumente direkt beim Scannen ablegen.

Papierablage kostet Zeit und Nerven. Schluß damit! Ab sofort können Sie Ihre Ablage doch ganz einfach perfekt automatisieren! 

 

Kein doppelter Aufwand mehr - Dokumente beim Drucken ablegen.

Unternehmen erzeugen täglich unzählige Dokumente, die an Kunden und Lieferanten gehen. Dokumente werden doppelt gedruckt, ein Exemplar verlässt Unternehmen, das andere wird kopiert oder gescannt und aufwändig abgelegt. Mit Dokumenten-Management funktioniert Ihre Ablage automatisch - direkt während Sie drucken.

Nie mehr Datei-Chaos - Dokumente aus dem Dateisystem ablegen.

Haben sie auch genug vom ständigen Suchen nach Dateien? Dokumente liegen irgendwo auf der Festplatte, andere auf Netzwerklaufwerken, im schlimmsten Fall in temporären Verzeichnissen oder einfach auf dem Desktop. Organisieren Sie sich neu!

Perfektes E-Mail-Management - E-Mails direkt im DMS archivieren.

E-Mails sind aus der täglichen Arbeit nicht mehr weg zu denken. Sie erhalten ständig Nachrichten von Kunden oder Kollegen mit wichtigen Informationen und Anhängen. Wie oft suchen Sie diese direkt in Ihrem E-Mail-Postfach? Mit DocuWare werden E-Mails gemeinsam mit allen anderen Dokumenten (z.B. in der Kundenakte) zentral gespeichert. 

 

 

2. Finden und Ansehen

Vom ersten Tag an profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von den zentrale Automatisierungs- und Archivierungsprozessen eines Dokumenten-Managements. Es lässt sich unternehmensweit und zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wo und in welchem Status (z.B. wartet auf Freigabe, bei der Zahlung usw.) sich ein Schriftstück befindet. Schaffen Sie sich und Ihren Mitarbeitern immer den sofortigen Zugriff auf die Informationen, die sie gerade benötigen. 

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie Ihre Dokumentenablage effektiv und zukunftssicher organisieren können.

 

Dokumente finden - jederzeit und weltweit.

Ihre Suche hat ein Ende! Ab sofort finden Sie alle Informationen und Dokumente - einheitlich archiviert und strukturiert.

Dokumente finden - mit einem Klick aus jedem Programm.

Arbeiten sie auch jeden Tag mit einem speziellen Anwendungsprogramm (z.B. einer Buchhaltungssoftware)? Ihr Dokumenten-Management-System ist integrierbar und zeigt Ihnen jedes Dokument mit einem Klick an, das Sie benötigen.

 

 

3. Zusammenarbeit

Viele Dokumente werden in Zusammenarbeit verschiedener Unternehmensbereiche erstellt. Andere Dokumente wiederum erfordern die sequenzielle Einbindung unterschiedlicher Abteilungen. In allen Fällen ist wichtig, dass die Dokumente sofort zur Verfügung stehen. Mitarbeiter müssen sie lesen, weiterreichen oder verändern können, unabhängig davon, ob sie im Büro oder mobil arbeiten.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie Ihre Zusammenarbeit noch effektiver organisieren können.

 

Immer auf dem neuesten Stand - Dokumente prompt erhalten und weiterbearbeiten.

Fragen Sie sich inmitten des ganzen Papierkram auch manchmal: Was steht eigentlich als nächstes zur Bearbeitung an? Mit Dokumenten-Mangement sieht das ganz anders aus: Dokumente, die zur Bearbeitung anstehen, werden übersichtlich angezeigt - automatisch.

Schluss mit dem Bearbeitungsstau - Geschäftsprozesse elektronisch steuern.

Dokumente sind in jedem Unternehmen die Basis für alle Geschäftsabläufe. Wichtige Unterlagen legen deswegen oft ziemlich lange Wege zurück. Prozesse geraten leicht ins Stocken. Dokumenten-Management bringt Ihre Dokumente ohne Umweg ans Ziel - elektronisch!

Mit Externen zusammenarbeiten - Dokumenten-Zugriff für Kunden, Partner, Dienstleister

Effektive Geschäftsbeziehungen gehören zum A und O der täglichen Arbeit. Wenn Sie Kunden, Partnern oder Dienstleistern Unterlagen zur Verfügung stellen wollen, übernimmt dies ab sofort Ihr Dokumenten-Management-System.

Viele Kollegen, ein Dokument - Dokumente gemeinsam bearbeiten.

Um Dokumente gemeinsam effektiv zu bearbeiten, bietet Ihnen das Dokumenten-Management-System einen automatischen Zugriff auf die aktuelleste Version mit Bearbeiterinformationen und hält Ihnen sogar die verschiedenen früheren Dokumentenversionen parat. 

 

 

4. Integrieren und Anpassen

In das Dokumenten-Management-System können Sie alle Applikationen einbinden. Vernetzen Sie Ihre ERP-Lösung, Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihr Buchhaltungsprogramm, Ihr Microsoft SharePoint Server, Ihre SAP-Anwendung und sogar Ihr E-Mail-Programm.

Steigern Sie Ihre Produktivität - vom ersten Tag an.

Perfekt integriert: Dokumenten-Management-System in Ihrer Unternehmens-IT

Ihr zentraler Dokumenten-Pool für alle Geschäftsunterlagen arbeitet mit allen Programmen zusammen, die Sie täglich benutzen.