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Suchen und Finden: Schneller Zugriff auf alle Dokumente

Nur wenn die gesuchten Informationen im Dokumentenmanagement-System schnell gefunden werden, ist dessen Akzeptanz bei den Mitarbeitern gesichert.

DocuWare macht es dem Anwender einfach und bequem: Suchbegriffe lassen sich als Ganzes, als Teil und in Kombination eingeben oder in Auswahllisten selektieren. Kategorie- und Volltextsuche können kombiniert werden.

In jedem Fall steht das Ergebnis in wenigen Sekunden als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Dank des universellen DocuWare Viewer ist es nicht unbedingt erforderlich, die ursprüngliche Anwendung auf dem Computer zu installieren, um die Dokumente der Ergebnisliste zu lesen.

Volltextsuche

Der leistungsfähige Volltextindex kann mit allen unterstützten Datenbanksystemen kombiniert werden. Die Funktion liest auch Begriffe aus gescannten Dokumenten und den meisten gängigen Dateiformaten aus. Abkürzungen (Trunkierung) und mehrere Suchbegriffe sind erlaubt. Fundstellen werden im DocuWare Viewer farblich markiert.

Aufgabenspezifische Such- und Ablageprofile

Der Administrator kann zentral für ein Archiv unterschiedliche Such- und Ablagemasken sowie Ergebnislisten definieren. Die für die Eingabe verfügbaren und mit Standardwerten eingestellten Felder werden über Masken definiert. Die verschiedenen Masken können dann einzelnen Anwendern oder Rollen zugewiesen werden.

Der Anwender arbeitet entweder mit einer Maske, die er für seine spezifische Arbeit mit DocuWare benötigt, oder er wählt direkt im Hauptfenster eine Maske für das jeweilige Archiv aus. Dadurch wird der regelmäßige Zugriff auf Dokumente wie Verträge oder Berichte einfacher und effizienter. Zusammengehörige Dokumente lassen sich verknüpfen, sodass beim Aufrufen eines bestimmten Dokuments auch die zugehörigen Informationen auf einen Blick verfügbar sind.