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Rechnungsfreigabe mit digitalen Stempeln beschleunigen

Stempel sind eine bewährte Methode zur Kennzeichnung von Arbeitsschritten und Steuerung von Prozessen, beispielsweise bei Genehmigungsvorgängen. Vorgänge lassen sich über einfache Genehmigungs- und Ablehnungsstempel oder über Formulare steuern, die mit Stempeln verbunden sind. Das Setzen eines bestimmten Stempels und die in einem Dokument oder Formular eingetragenen Werte bestimmen den nächsten Schritt im Vorgang. Beispielsweise wird definiert, wer das Dokument als Nächstes erhalten soll. Die Verwendung von Stempeln ist der Papierbearbeitung nachempfunden und erleichtert dem Anwender die Arbeit mit der Software. Es ist auch möglich, dass externe Programme einzelne Workflow-Schritte beeinflussen.

DocuWare steuert die Prüfung und Freigabe aller Rechnungen schnell und einfach über vordefinierte Workflow-Funktionen. Dies kann wie folgt ablaufen:

  1. Der erste Bearbeiter, in der Regel im Rechnungswesen, weist die archivierte Rechnung per elektronischem Stempel der entsprechenden Kostenstelle zu.

  2. Über eine sich automatisch aktualisierende Aufgabenliste oder mittels E-Mail-Benachrichtigung erhält der Kostenstellenleiter umgehend Bescheid, dass eine neue Rechnung für ihn zur Prüfung vorliegt.

  3. Er öffnet die Rechnung im DocuWare-Viewer und setzt den Freigabe-Stempel. Dies ist übrigens via DocuWare Web Client oder DocuWare Mobile-App auch von unterwegs möglich.

  4. Ist die Rechnung freigegeben, erscheint diese Meldung in der Aufgabenliste des Buchhalters, der die Rechnung umgehend bezahlt.