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Rechnungen digital verwalten - schnell, geordnet, einheitlich

Für die revisionssichere Archivierung stellt DocuWare Sicherungsmechanismen bereit. Diese Mechanismen schützen Dokumente im gesamten Workflow – vom Import bis zur Langzeitarchivierung auf unveränderlichen Datenträgern und Speichersystemen. DocuWare erfüllt die einschlägigen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen wie AO, GDPdU, Basel II und Sarbanes-Oxley. Es überwacht automatisch Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Gesetzeskonformer Dokumenten- und Datenzugriff

Die gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten auf auswertbare Daten sind während des gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraumes über Exportfunktionen sichergestellt. Spool-Daten im Druckersystem, die automatisch über den DocuWare Printer importiert wurden, können durch das Hinterlegen von Formatvorlagen jederzeit im Originalformat wiederhergestellt werden.

Maßgeschneiderte Zugriffsrechte

Der Zugriff auf die Dokumente wird durch ein detailliertes Berechtigungskonzept mit Gruppen, Rollen und Profilen zuverlässig gesteuert. Mitarbeiter und Prüfer, aber auch Kunden und Lieferanten bekommen dadurch nur die Dokumente zu sehen, für die ihnen die Berechtigung erteilt wurde. Direkter Zugriff auf Dokumentdateien über den Dateibrowser des Betriebssystems ist nicht möglich. Protokollfunktionen ermöglichen auch nach Jahren den Nachweis, welcher Anwender wann auf ein Dokument zugegriffen oder es verändert hat.

Elektronische Signatur

Signaturen sind nahtlos in das DocuWare-System integriert und für berechtigte Anwender nutzbar. So werden Integrität und Authentizität der Dokumente zusätzlich gesichert.