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Dateien in DocuWare ablegen - intuitiv über Windows Explorer

Mit dem Windows Explorer Client bietet DocuWare eine weitere Möglichkeit des Zugriffs, ohne dass Anwender des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ihre gewohnte Explorer-Umgebung verlassen müssen. Der intuitiv zu bedienende Client bietet dabei alle Funktionen, um Dokumente im Windows-Dateiverzeichnis zu verwalten, also zu archivieren, zu suchen und zu bearbeiten.

Nach der Installation des Windows Explorer Client weist das Microsoft-Dateiverzeichnis einen DocuWare-Ordner auf, unter dem sich die einzelnen Archive befinden. Kopiert oder verschiebt der Anwender ein Dokument in diesen Ordner, so wird es automatisch indexiert und archiviert. Auch Dateien, die bereits auf dem Server liegen, können ohne Aufwand in den zentralen Dokumenten-Pool übernommen werden. Selbst komplette Explorer-Verzeichnisse lassen sich per Drap&Drop inklusive automatischer Verschlagwortung archivieren. Und ebenso einfach kann der Anwender über das Windows-Dateiverzeichnis auf in DocuWare abgelegte Dokumente zugreifen sowie einen Dokumenten-Viewer oder ein Anwendungsprogramm starten. Dateien suchen, öffnen und bearbeiten ist über den „Datei Öffnen“-Dialog problemlos möglich.

Durch die DocuWare-Integration in den Windows Explorer können über den „Speichern unter“-Dialog aus jeder beliebigen Windows-Applikation heraus Dokumente im Dokumenten-Pool abgelegt werden. Eine Verschlagwortung erfolgt wie im Explorer üblich über die Naviga-tion in der Explorer-Struktur und falls gewünscht zusätzlich über eine Ablagemaske. Dabei stehen alle DocuWare-Funktionen wie Pflichtfelder und Auswahllisten zur Verfügung. Bestehende Indexdaten können über den Windows Explorer Client geändert werden.