Go digital!

Digitales Auftragsmanagement

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung. Abhängig vom Digitalisierungsgrad übernehmen unsere branchenübergreifenden Businesslösungen definierte Aufgaben und bieten bestmögliche, technische Unterstützung als Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Speziell für Handwerk und produzierendes Gewerbe bieten wir verschiedene Ansätze, um Arbeitsschritte zu vereinfachen, zu automatisieren bzw. zu optimieren. Für eine Teildigitalisierung der Prozesse überführen wir papiergestützte Vorgänge, die sich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht vollständig elektronisch abbilden lassen.

15.000 Scans pro Monat | 60 Workflows | 6 Prozesse

Die LEICHT Unternehmensgruppe entschied sich für die All-In-One-Lösung STREAMLINE NX® als Teil des TANTZY MPS Outputkonzeptes und verbindet somit unternehmensweit die Druck- und Multifunktionssysteme direkt mit ihrer Unternehmens-IT. Der Fokus lag u.a. auf der direkten Anbindung der bereits eingesetzten ELO ECM Suite / Dokumenten-Management-System.

Seit Einführung arbeiten damit täglich mehr als 70 Mitarbeiter, davon ca. 30 ohne persönliche PC-Arbeitsplätze bzw. AD-Benutzerkonten. Alle Abteilungen von Beschaffung / Lager, über Montage, Produktion, Technik, Vertrieb bis hin zur Zentrale profitieren von den vielen Vorteilen der intelligenten Business-Druck- und Scan-Lösung.

Vorteile

  • Kosteneinsparung
  • Steigerung von Effektivität und Effizienz
  • Beschleunigung der Prozesse
  • Steigerung der Transparenz in der Auftragsabwicklung
  • Steigerung der Aussagefähigkeit und des Kunden-Services

 

Ausgangsbasis

Die IT affine Geschäftsleitung der LEICHT GRUPPE® legen besonderen Wert auf eine kontinuierliche sowie effiziente Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse und ermöglichen allen Mitarbeitern eine moderne Arbeitsausstattung und technikgestützte Arbeitsweise.

Die Herausforderung bestand darin, die einzelnen Arbeitsschritte der Auftragsabwicklung mit den jeweiligen Papierdokumenten, wie z.B.  handschriftliches Aufmaß der Abteilungen Technik bzw. Montage oder das vom Kunden unterschriebene Angebot zu automatisieren und dem digitalen Prozess an der richtigen Stelle zu übergeben.

  • komplexer Vorgang mit zahlreichen, verschiedenen papierbasierten Arbeitsschritten und Dokumenten, teilweise mit handschriftlichen Inhalten bzw. Notizen
  • 70 User, davon 30 Mitarbeiter ohne AD, wie z.B. Techniker / Monteure ohne eigenen PC-Zugang
  • manuelle Zuordnung der Scan-Ziele an den Multifunktionssystemen
  • Automatisierung und Beschleunigung durch vordefinierte Dokumenten-Workflows
  • strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage der elektronischen Belege in das ECM / DMS des Kunden
  • Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten

Neues Arbeiten mit digitalen Workflows

Digitales Arbeiten ist bei der LEICHT GRUPPE® Chefsache. Nachhaltigkeit und Innovation sind ein stetiger Antrieb dem Kundenbedürfnis gerecht zu werden. Thorsten Leicht entwickelte gemeinsam mit den TANTZKY MPS Spezialisten ca. 60 Workflows, die den Weg zur digitalen Auftragsabwicklung ebnen.

15.000 Scans pro Monat | 60 Workflows | 6 Prozesse

Hierfür wurden verschiedene Arbeitsschritte effizient zusammengeführt und spezielle Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert und den einzelnen Workflows hinterlegt. Vom Druck- bzw. Multifunktionssystem aus erhalten alle Mitarbeiter standardisiert die Möglichkeit, die entsprechenden bearbeiteten Papier-Dokumente, wieder dem digitalen Prozess zu übergeben.

Hard- und Software

  • RICOH Druck- und Multifunktionssysteme
  • Software STREAMLINE NX® 
  • ECM-/Dokumenten-Management-System des Kunden

 

Anmeldung am Druck- bzw. Multifunktionssystem

Für die Anmeldung am Druck- bzw. Multifunktionssystem erhielt jeder Mitarbeiter eine eigene User-Kennung. Die Integration erfolgte sowohl über die Active Directory (AD), als auch individualisiert für alle ohne eigenen AD Benutzer.

  • Anmeldung über bereits bestehendes RFID Token (Zutrittssystem)
  • Anmeldung am Display über Windows-Authentifizierung
  • Anmeldung über PIN Code möglich

Abrufen von Informationen im Hintergrund

Über die Authentifizierung des jeweiligen Mitarbeiters am Druck- bzw.
Multifunktionssystem werden „im Hintergrund“ folgende Informationen
für die Weiterbearbeitung bereitgestellt:

  • Automatische Informationen aus der Active Directory bzw. aus
    den individuell hinterlegten Benutzerdaten
  • Zuordnung der Abteilung / Bereich / Arbeitsgruppe
  • Funktionsauswahl, wie z.B. Scan to Mail, Scan to Home, Scan to
    Word, Excel, OCR Erkennung usw.
  • Zuteilung der jeweiligen Laufwerke / Dateiordner / Berechtigungen
    Dokumenten-Freigaben usw.

Abb. 1 Funktionsmenü – Auswahl der Abteilung „Techniker“

Individuelles User-Menü

Abb. 2 Dropdown-Menü aller zugeordneten Vorgänge „ Afm bereit für Auftrag“

Die komplette Outputflotte der LEICHT GRUPPE® ist in die STREAMLINE
NX-Lösung integriert. Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten alle
Anwender, unternehmensweit an allen Systemen, im Benutzermenü
die nach Kundenwünschen konfigurierten Startbildschirm sowie eine
gewünschte Startauswahl an Funktionen (Abb.1). Die Auswahl erfolgt
im gewählten Kundenbeispiel nach Abteilungen.

Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach,
wie möglich zu gestalten, können die Anwender im Untermenü die
verschiedenen Arbeitsschritte direkt auswählen (Abb.2).

Praxis-Beispiel: Workflow – Aufmaß (Afm) für Auftrag

Der Techniker der LEICHT GRUPPE® erhält das Papierdokument
„Aufmaß für Auftrag“ mit der individuellen Auftragsnummer und seiner
Zuordnung für den Kundentermin.

Beim Kunden vor Ort wird das Aufmaß skizziert bzw. handschriftlich
auf dem Dokument notiert.

Nach erfolgter Authentifizierung mit seinem Chip oder Pin wählt der
Techniker am Multifunktionssystem unter „Technik“ seine speziellen
Arbeitsschritte aus: „Aufmaß für Aufrag“.

Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach,
wie möglich zu gestalten, können die Anwender im Untermenü die
verschiedenen Arbeitsschritte direkt auswählen (Abb.2).

Abb. 3 Untermenü „Techniker – Afm bereit für Auftrag“

1. Das Papierdokument wird digitalisiert. Automatisch
werden der Bearbeiter und das Scan-Datum ausgelesen.

2. Das Dokument wird als pdf-Datei konvertiert.
Die OCR-Software liest die Inhalte aus.

3. Über Ersetzungstabellen werden weitere Informationen
ausgelesen und dem Dokument innerhalb des jeweiligen
Arbeitsschritt übergeben.

4. Automatisch erhält das Dokument den daraus resultierenden
Dateinamen.

5. Der Scan wird automatisch an den zuständigen Mitarbeiter
per E-Mail und als Aufgabe mit dem entsprechenden
Betreff – hier: „Auftrag erstellen.“ übermittelt.

6. Parallel wird das elektronische Dokument in das Dokumenten
Management System des Kunden zur weiteren
Bearbeitung abgelegt.

Referenzen

LEICHT GRUPPE®

Mit Leichtigkeit perfekt.

"Nachhaltigkeit und Innovation sind unser steter Antrieb dem Kundenbedürfnis gerecht zu werden. Zum aktuellen Zeitpunkt können wir noch nicht vollständig auf papierlose Prozesse umstellen, sind aber für die Zukunft bestens gerüstet.

Mit der STREAMLINE NX Druck- und Scan-Lösung übergeben wir den Beleg an der richtigen Stelle wieder dem digitalen Prozess. Wir arbeiten weiterhin mit Unterstützung der TANTZKY MPS Spezialisten kontinuierlich an der Workflow-Optimierung im Unternehmen.

Mit den eingesetzten TANTZKY Produkten und Services sind wir sehr zufrieden.“

Thorsten Leicht
Geschäftsführer


An der Güterhalle 2 | 76689 Karlsdorf-Neuthard
Homepage: www.leicht-gruppe.de

Produkte


  • RICOH Druck- und Multifunktionssysteme
  • Software STREAMLINE NX® 
  • kundeneigenes ELO ECM Suite / DMS

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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